Bir taahhüt mektubu bir işletmeye, kar amacı gütmeyen kuruluş veya araştırma kuruluşuna maddi destek sağlamak için yapılan resmi bir anlaşmadır. İş dünyasında taahhüt mektupları, genellikle finansman ya da kredi sağlama vaadi verirken, kar amacı gütmeyen kuruluşlara genellikle işbirliği, ortaklık ya da diğer maddi destek biçimlerinin taahhütlerini belirtir. Bir işletmeyi finanse etmek veya kar amacı gütmeyen bir topluluk grubunu desteklemek için bir taahhütte bulunuyorsanız, herhangi bir ciddi ticari yazışma parçası gibi - taahhüt mektubunuzun kısa, net ve diplomatik olmasını sağlamalısınız.
Bilgini gözden geçir. Taahhüt belgeniz, desteklediğiniz daha önce üzerinde anlaşmaya vardığınız tüm detayları (ödünç verilecek para miktarı, zaman çizelgeleri ve acil durum planları gibi) ana hatlarıyla belirtecektir, bu nedenle tüm ilgili bilgilerinizin güncel olduğundan emin olun. Mektubunuz, yalnızca her iki taraf tarafından daha önce kabul edilmiş olan terimleri içermelidir. Mektubu şartlar veya koşullar eklemek veya gözden geçirmek için kullanmayın.
Sözleşmenizin temel şartlarını tanımlayın. Mektubunuzun açılması, sizi ve sözleşmeye dahil olan tüm diğer tarafları ve ayrıca taahhüdünüzün temel şartlarını ve hedeflerini tanımlamalıdır. Bir projeye veya işletmeye fon veriyorsanız, miktarları belirtin. Başka tür bir destek veya işbirliğini taahhüt ediyorsanız, sağlayacağınız desteği kısaca açıklayın.
Sözleşmedeki rol ve sorumluluklarınızı ana hatlarıyla belirtin. Açık ol. Rolünüzün tam olarak ne olduğunu söyleyin ve sorumluluk alanınızı tanımlayın. Para sağlıyorsanız, taahhüdünüzü yerine getirememeniz durumunda ödeme planlarını ve acil durum planlarını açıklayın. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş veya araştırma işbirliğine ilişkin bir taahhütte bulunuyorsanız, tam sorumluluklarınızı (sağlamayı planladığınız hizmetler veya tesisler gibi) ve işbirliğinizde oynayacağınız rolü tanımlayın.
Mektubunuzu açık ve özlü tutun. Bazı kaynaklar ticari niyet mektuplarının tek bir sayfa ile sınırlı kaldığını öne sürmektedir. Bazı durumlarda, etkili harfler tek bir paragraf kadar kısa olabilir.
Samimi olun. Kâr amacı gütmeyen kuruluşa bir taahhüt mektubu yazıyorsanız, mektubunuzun bu organizasyonu destekleyen veya izleyen diğer kuruluşlar tarafından görülebileceğini aklınızda bulundurun, bu nedenle bu grupla çalışmak isteme nedenlerinizi açıkça belirttiğinizden emin olun.Ayrıca grupla yaptığınız önceki işbirliğinden de bahsedin. Bu, hibe veren kuruluşlar gibi kar amacı gütmeyen kuruluşların gözünde imajınızı ve ortak çalışanlarınızın imajını güçlendirecektir.
