Bir resepsiyon masasının arkasında oturuyorsanız, ziyaretçinin şirketinizde ilk karşılaştığı kişisiniz. İlk izlenimler sayılır ve davranışınız ve tutumunuz önemlidir. Diğer görevlerle meşgul olsanız bile, her zaman profesyonel ve misafirperver bir izlenim bırakmaya çalışmalısınız. Unutma, ziyaretçi işine ara vermez, o da senin işin.
Tebrik Ziyaretçileri
Birisi masanıza yaklaşınca gülümse. Bir iş görüşmesindeyseniz, onu gördüğünüzü ve kısa süre onunla birlikte olacağınızı belirtmek için ziyaretçiyle göz atın. Telefon görüşmeniz biter bitmez ziyaretçiye bir gülümsemeyle odaklanın. Gecikme için özür dile ve nasıl yardımcı olabileceğini sor. Soruya sıcaklık koyun ki bu hazırlıksız görünmüyor.
Karşılama görgü kuralları
Ziyaretçiye, görüşmekte olduğu kişiyle iletişim kurarken oturmasını isteyip istemediğini sorun. Şirketinizin politikasına bağlı olarak kahve veya çay verin ya da ziyaretçiyi kahve odasına yönlendirin. Paltosunu asmayı veya nereye asılabileceğini göstermeyi teklif et. Ziyaretçiyle buluşacak kişiyi arayın. Ziyaretçiyi ilan ederken Bayan veya Bay kullanın.
Kişisel Görüşme
Gülümsemenin yanı sıra, sesini değiştir. Düşüncelerinizi ses tonunuzla aktarabileceğinizi unutmayın. Sakız çiğnemek, birileri beklerken kişisel telefon görüşmeleri veya metin almak. İş arkadaşlarınızla sohbet ediyorsanız, ziyaretçiye durun ve odaklanın. Masanızda yemek yemeyin. Bundan kaçınamıyorsanız, kalıcı bir aroması olmayan yiyecekleri seçin. Başka bir deyişle, pizza ya da spagetti yok.
Masa görünümü
Ziyaretçilerle ilgilenmenin yanı sıra yapacak başka görevleriniz olsa bile temiz ve düzenli bir masa tutun. Çalışmak için kağıt yığınlarınız olabilir, ancak bunlar tüm alım alanınıza yayılmamalıdır. Resepsiyon alanınızın şirketinizi desteklediğini ve profesyonel görünmesi gerektiğini unutmayın - masanızı biblolar, eğlenceli araçlar, fotoğraflar veya masa oyuncakları ile doldurmayın.
