Bir toplantıda tutanak alma görevi atanması, bazı kişiler tarafından nankus bir görev olarak görülür.Bununla birlikte, etkin toplantı tutanakları alma sanatına hakim olmak, katılımcıların sorunları, tartışmaları ve eylem maddelerini kabul etmelerini sağlamak için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda karar alma sürecinde masada bulunmayan diğer kişilere de yardımcı olabilir. Bu yazma becerisinde ustalaşmanın öğrenmenin gücünü ve etkinliğini küçümsemeyin.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Toplantı gündemi
-
Katılımcıların listesi
-
Kalem veya kurşun kalem
-
Not defteri veya dizüstü
-
Ses kayıt cihazı (isteğe bağlı)
Toplantının adını, toplantının yerini, yerini, tarihini ve saatini yazarak başlayarak başlayın.
Davet ettikleri ancak katılmamış olanlarla birlikte temsil ettikleri isimleri, unvanları ve departmanlarına göre davet edilen katılımcıları listeleyin. Ayrıca davet edilen misafir konuşmacıların veya sunum yapan kişilerin adlarını da listeleyin.
Her gündem maddesi için bir alt bölüm oluşturun ve tartışma bu konuyla ilgili olduğu için not alın. Anahtar tartışmayı not edin ve mümkün olduğunda, yapılan herhangi bir anahtar noktayla ilişkili kişinin adını belirtmeye çalışın.
Konuyla ilgili tartışmadan sonra, gündem maddesini çevreleyen kararlaştırılan herhangi bir sonraki adımı veya kararları, kimin tarafından, tarihine, sorumlu kişilere veya uygulama departmanına, vb. Önerilen önerilen eylemleri içerecek şekilde yazın. Bu, dakikanın en kritik kısmıdır. Toplantıdan gelen herhangi bir eylem planı bu bölümden türetileceği için süreç.
Yükseltilen ancak çözülmeyen sorunlar ya da tartışma noktaları için, onları dakika sayfalarınızın "Çözümlenemeyen Sorunlar" etiketli ayrı bir bölümüne ekleyin. Toplantı katılımcıları bunları daha sonra görüntüleyebilir ve toplantı sahibi bu öğelerin çözümünde en iyi nasıl çalışılacağına karar verebilir.
Tutanakların sonunda, katılımcıların bir sonraki oturuma hazırlanmalarını bilmeleri için gereken diğer bilgilerin yanı sıra, bir sonraki toplantı tarihi, saati ve yerini kararlaştırın.
Son olarak, davet edilen tüm katılımcıların tutanaklarının mevcut olup olmadığına emin olun. Toplantıdan sonraki 24 ila 48 saat içinde tutanakları denemek ve dağıtmak için iyi bir kuraldır. Bu şekilde eğer bir şeyler yanlışsa veya birisi yanlış yönlendirilmişse, her katılımcının aklında taze iken düzeltilebilir.
İpuçları
-
Katılanların doğru bir listesine sahip olmak önemlidir, çünkü daha sonra kimin katılacağını ve toplantıda önemli kararlar almakta rol oynadığını bilmek önemli olabilir. Her zaman adınızı ve yazdığınız dakikaları dosya ile birlikte yazmayı unutmayın. Bir bilgisayarda elektronik olarak depolanırsa, dakikaların bulunabileceği bir ad yolu.
Uyarı
Kısa yoldan çıkmak uygun, ancak birisinin söylediklerini, hissettiklerini veya düşüncelerini düşündüğünüz hakkındaki kendi sözlerinizi, yorumlarınızı veya düşüncelerinizi parantezlememeye veya sorgulamamaya çalışın.
