Sivil toplum kuruluşları (STK'lar) dünya genelinde sağlık, tarım, eğitim, kalkınma ve ekonominin çeşitli sektörlerinde yer almaktadır. Sonuç olarak, günlük işleyişlerinde yardımcı olmak için teklifler, raporlar, vaka çalışmaları veya işlem belgeleri şeklinde dokümantasyona ihtiyaç duyarlar. STK'lar için belge yazmanın bazı temel kuralları vardır.
Durum çalışmaları
Araştırmayı düşündüğünüz sorunu belirleyin. Belgenin görünüşünü ve okunuşunu iyileştirmenin yanı sıra, yazma sürecinde size rehberlik edecek bir şablon oluşturun.
Okuyucu için çekici olan benzersiz bir başlık belirleyin.
Nedenler, etkiler ve teori de dahil olmak üzere sorunu keşfedin. Mümkün olduğunca arka plan bilgisi verin.
Olası çözümü tartış. Çözümde ve çalışmada kullanılan yöntemlerin nasıl elde edildiğini açıklayın.
Örnek olayınızın vurgulamayı amaçladığı yararları açıklayın.
Proje teklifi
Başlığı yaz. Proje teklifinde planlanan faaliyetlere karşılık geldiğinden emin olun.
STK'nızın profilini tanımlayın. Önceki ilgili tecrübenin yanı sıra organizasyonel yapının detaylarını da dahil edin. STK'nın neden finanse edilmesi gerektiğini ve bağışçının parasının nasıl kullanılacağını açıklayın.
Görüşme, anket veya vaka çalışmaları aracılığıyla sorunun nasıl tanımlandığını açıklayın.
Proje hedefi ve önerilen faaliyet üzerine çalışma - burada, önerilen faaliyetin doğasını, projenin acil hedefini ve beklenen faydalarını belirtin.
Proje stratejisini yazın. STK'nızın veya STK’nızın diğer STK'larla ilişkisinin rolünü ekleyin.
Teknik fizibilite hakkında yaz. STK'nızın teknik uzmanlığını veya bağışçının programından istenen teknik yardımı tanımlayın.
Beklenen sonuçları yazın. Projenin STK'nız, donör ve toplum üzerindeki etkisini belirtiniz. Projenin nasıl izleneceğini ve değerlendirileceğini söyleyin.
Bütçeyi yaz. Bütçeyle ilgili olarak, öngörülen toplam proje maliyetinin yanı sıra bağışçıdan talep edilen tutarı gösteren bir açıklama yapınız.
Raporlar
Başlığı yaz. Başlığın yaptığınız şeyi yansıttığından emin olun.
Yaklaşık iki paragraf veya 250 kelimelik bir özet yazın. Raporun amacını içermelidir.
Giriş yaz. Girişin, çözmeye çalıştığınız sorunu, sorunun çözülüp çözülmediğini ve karşılaşılan zorlukları içerdiğinden emin olun.
Sorunu nasıl tanımladığınızı belirterek sorun bildirimini yazın. Geçmişinizle ve ilgili çalışmalarınızın bir ifadesini verin.
Teknik bölümde çalışın. Her bölümün başında her bölümün ana hatlarını verin.
Sonuçlar üzerinde çalışın. Sonuçlar tablo ve grafikler kullanılarak sunulmalıdır. Gelecekteki çalışmanızla ilgili bir açıklama yapın.
Topluluğun çalışmalarınızdan nasıl fayda sağladığı gibi sonuçta ana noktalarınızı belirtin.
Belgeleri İşle
Bir süreç belgesinin temel amacı, STK'nın nasıl işlediğine dair net ve kısa bir açıklama sağlamak olduğundan, süreç belgesine dahil etmeniz gereken görev ve delegasyonları tanımlayın.
Süreç modelini geliştirin. Burada, bireysel görev ve delegasyonları tek bir hiyerarşik yapıya yerleştirin.
Ayrıntılar seviyesine karar verin. Her bir aktivitenin detayları, verilen görevlerin tamamlanıp tamamlanmadığını içermelidir.
Belirlediğiniz görevleri oluşturan bireysel süreçleri tanımlayın. İşlemleri yönetilebilir parçalara ayırın. Her "yığın" bir ayrıntı seviyesine sahip olmalıdır.
