Kayıt defteri, birçok farklı görev türü için kullanılabilecek geniş bir terimdir. Bir kayıt defteri için en yaygın kullanılanlardan biri, araç kullanırken bilgileri izlemektir. Yolculuğun nedenleri, tarihler, kilometre, sürüş süresi, bakım, galon başına mil sayısı ve aracınıza verilen hizmetler gibi detaylar, kayıt defterinizde kolayca izlenebilir. Aracınızı ticari amaçla kullandığınızda, kayıt defterinizdeki bilgiler vergi amacıyla kullanılabilir.
Kayıt defterinizde izlemeniz gereken bilgilerin türünü bulun. Araba sürmek için bir günlük defteri örneği kullanarak, ne kadar sürdüğünüzü, her seyahatin kaç mil sürdüğünü, seyahatin amacını ve tarihini takip edebilirsiniz. Servisler için kayıtlar, servis tarihini, yağ değişimi gibi hangi hizmeti aldığınızı ve her bir servisin size ne kadara mal olduğunu takip etmenize yardımcı olabilir. Galon başına millerinizi hesaplayın.
Günlük defterinizin çeşitli bölümlerini etiketleyin. Eklemeniz gereken her bilgi kendi ayrı sütununa sahip olmalıdır. Bu, bilgilerin izlenmesini çok daha kolaylaştırır. Her bilgi türü için farklı bir sütun seti kullanın. Örneğin, bir sütun kümesi, “Tarih, Saat, Kilometre ve Amaç”, diğerinde ise “Tarih, Servis, Maliyet, Alacaklı” yazısını okuyabilir.
Günlüğünüzü güncel tutun. Örneğin, aracınızı her iş için her kullanışınızda, aracınıza girerken tüm ilgili bilgileri günlüğünüze yazın. Bitiş zamanını ve kilometresini eklemeyi unutma.
Toplama toplamları. Günlük defterinizde, her çeyreğin veya yılın sonu gibi bazı bilgilerin toplanması gerekebilir. Örneğin, aracınızdaki her yolculuk için kilometreler ve aracınız için tüm servislerin toplam maliyeti hesaplanması gereken iki sütundur.
Okunaklı yaz. Günlük defterinizi doğru kullanmak için kendi el yazınızı okumalısınız. Ayrıca, günlük defterinizi muhasebecinizle veya işvereninizle paylaşmanız gerekebilir.
