Her boyuttaki kuruluş ve işletmeler, hayati telefon görüşmelerini ve iletişim bilgilerini takip etmek için telefon kayıt sisteminden yararlanabilir. Örneğin, avukatlar ve muhasebeciler gibi profesyoneller, müşterilerin kayıtlarını tutmak ve her birine hizmet etmek için harcanan faturalandırılabilir süreyi kaydetmek için telefon kayıtlarına güvenir.
Temel Telefon Kayıt Yöntemleri
Gelen ve giden telefon aramalarını takip etmek için telefon kayıtlarını kullanın. İş ve cep telefonu numaraları, e-posta ve web sitesi bilgileri gibi müşterilerle ilgili verileri kaydedin. Geleneksel telefon kayıtları için, kullanılmadığı zamanlarda halka açık olmayan güvenli bir yere koyarak verileri güvende tutun. Elektronik bir sistemde, verilere maruz kalmayı sınırlandırarak ve bir şifre yükleyerek mesajları güvende tutun. Ofiste bir resepsiyon görevlisi varsa, telefon kayıtlarını onunla entegre ederek aramaların zamanında ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlayın. Mesajlarını kolayca kontrol edebilmeleri için kullanıcıların gelen kutularına erişmesine izin verin.
Gelişmiş Yetenekler
Cep telefonunuzda veya bilgisayarınızdan telefon kaydının uzaktan ve iletme erişimini düzenleyin. Daha fazla esneklik için metin mesajlaşmasını ve e-postayı telefon günlük sistemine entegre edin. Kolay erişim için telefon mesajlarını kişisel klasörler halinde düzenleyin. Verileri ofisin geri kalanıyla paylaşmak istiyorsanız ortak klasörleri ayarlayın. Bildirimleri ayarlayın; böylece iletiler ulaşır ulaşmaz alınsın. Acil olmayan çağrıları en iyi zaman yönetimi için bir klasöre yerleştirin. Tüm telefon görüşmelerini makul bir süre içinde geri göndermek için bir sistem kurun ve önemli bir çağrının unutulmaması için hatırlatıcılar ayarlayın. Etkili bir yedekleme sistemi için, dağıtım gruplarının bildirimleri almasını sağlayın.
Geleneksel Telefon Kayıtları
Arayanları ve bilgilerini takip etmek için tasarlanmış bir pede bilgi yazarak geleneksel bir telefon kayıt sistemi kullanın. Bazı telefon kayıt defterleri, depolama için otomatik olarak çift kayıt yapmak için bir karbonla birlikte gelir. Elektronik çağdan önce, yöneticiler, ofis çalışanları ve bireyler, bu amaç için tasarlanan bireysel kağıt veya ped parçaları üzerine isimler, numaralar ve diğer bilgileri yazarak telefon görüşmelerini takip ettiler.
MyWorkTools
Gelen ve giden aramalar için Word şablonu belgesini telefon günlüğü olarak sunan MyWorkTools'u kullanmayı düşünün. Araç, her telefon görüşmesinin tarihini ve saatini, aranan numarayı ve aramanın uzunluğunu ve aramanın amacını izleyen bir zaman yönetimi ve verimlilik ölçüm sistemi olarak kullanılabilir. Araç, benzer bir telefon kaydını manuel olarak yapmak için ortalama iki saat veya daha fazla zaman harcamayı gerektirmediğinden zaman kazandırabilir.
PhonePad Elektronik Sistemi
Tüm telefon görüşmesi bilgilerini bir gelen kutusunda saklamak için bir Windows uygulaması kullanan PhonePad sisteminin ücretsiz sürümünü indirin. Renkli simgeler ve kodlama anında mesaj durum tanıma sağlar ve yeni olduklarını, okunduklarını veya takibi gerekip gerekmediklerini belirtmek için mesajlar düzenlenir. PhonePad, sezgisel bir kullanıcı arayüzü için kağıt mesaj fişlerine benziyor. Mesajlar farklı yazı tipleri, renkler, stiller ve boyutlarda metin biçimlendirme ile desteklenir. Aynı anda birden fazla mesaj açılabilir ve kısa mesajlar da desteklenir. Dahili adres defteri, önceki arayan verilerini saklar.
PDA veya Cep Telefonu Günlükleri
PalmPilot cep telefonu cihazı için PDA'nız veya PhoneLog 2.0 gibi cep telefonunuz için tasarlanmış bir telefon kaydını kullanın. PhoneLog, alınan ve alınan diğer tüm telefon mesajlarını izler. Ek olarak, geri aramalar için hızlıca erişilebilen bir liste kolayca oluşturulabilir. PhoneLog, eksiksiz bir konuşma kaydı sağlar. Sistem ayrıca özelleştirilebilir ve kolayca entegre edilebilir.
