Şirketler sözleşme yapmak için çalıştıklarında, işi yapabilen kalifiye kişi, şirket ve yüklenicilere genellikle Teklif Talebi (RFP) düzenlerler. İşin size verilip verilmediği, büyük ölçüde RFP'yi yayınlayan şirketteki kişilere bağlı olacaktır, ancak aynı zamanda talebe nasıl cevap vereceğinize de bağlı olacaktır. Bir RFP'ye cevap olarak bir teklif göndermek, ilginizi ifade etmek için bir e-posta yanıtı göndermekten çok daha resmidir ve profesyonel bir şekilde yapılmalıdır. İlgilendiğiniz bir projede bir RFP aldıysanız, doğru şekilde yanıtlamak için aşağıdaki adımları izleyin.
RFP'yi okuyun ve şirketin ne istediğini açıkça anladığınızdan emin olun. Herhangi bir noktadan emin değilseniz ve açıklama yapmanız gerekiyorsa, telefonla şirket iletişim hattını arayın. Görüşme, bireyin kısaca, isteği yanlış yorumlayan bir cevap vermekten çok daha profesyonel olduğunu görüşmek. Ayrıca, şirketin teklifinizi gözden geçirme zamanı geldiğinde size yardımcı olacak kişisel bir tanıtım sağlama avantajına sahiptir.
Cevabınız için bir taslak taslağı hazırlayın. Aldığınız RFP muhtemelen şirketin ne istediğini ilişkilendirmek için belirli bir format izlemiştir. Bir taslak oluşturmak için bunu rehber olarak kullanın. Tüm bölüm başlıklarının madde imli bir listesini yaparak başlayın. Bunların her biri için cevaplanacak soruların ve ele alınması gereken sorunların bir listesini yapın. Teklifinizi tasarlama sürecinde size yol göstermesi için bu nitelikte bir tasarıma sahip olmak, RFP'ye açık ve özlü bir şekilde cevap vermenizi kolaylaştıracaktır.
Teklifi hazırlamak için bir ekip toplayın. Kuruluşunuzdaki bazı kişiler, teklifin ele aldığı alanda uzmanlığa sahip olabilir, bazıları ise yazılı belgelerin hazırlanmasında özel bir yeteneğe sahip olabilir. Talep edilen teklifin detaylarını karşılamak ve çözmek için küçük bir ekip toplayın.
Teklifi yaz. İçerik bir RFP'den diğerine değişecektir, ancak akılda tutulması gereken bazı kurallar vardır. RFP'nin ortaya koyduğu tüm soruları belirleyin ve cevaplayın ve şirketin endişelerini giderin. Teklif edebileceğiniz önemli unsurları belirleyerek katma değerli bir yaklaşım benimsemekten korkmayın, ancak diğerleri olamaz. Projenin bir parçası olarak sağlayacağınız belirli çıktıları ve her biri için öngörülen bir zaman çizelgesini ve önerilen projenin tüm yönleri için fiyat dağılımını belirleyerek, RFP'nin gerekliliklerini açıkça anlamanız gerekir.
Teklifinizle birlikte sunulacak olan ilave maddeleri taslak haline getirin. Teklifin söylediği her şeye kısa bir genel bakış sağlayan kısa bir yönetici özeti yazarak başlayın. Şirketinizin odağını ve uzmanlığını açıklayan tek sayfalık bir belge de yazmalısınız. Bir şirket yerine bir bireyseniz, bunu kişisel biyografi ile değiştirin. RFP'yi nasıl aldığınızı ve projeyle ilgilendiğinizi açıklamak ve ekteki teklifin değerlendirilmek üzere sunulmakta olduğunu açıklamak için kısa bir kapak mektubu yazarak tamamlayın. Hem mektuba hem de teklife eksiksiz iletişim bilgilerini ekleyin.
Malzemeleri, RFP'yi veren şirkete gönderin. RFP muhtemelen malzemelerin iade edileceği bir tarih belirledi. Bu tarihten önce tüm materyalleri gönderdiğinizden emin olun. Ayrıca, konuyla ilgili daha fazla bilgi verip veremeyeceğinizi sormak için bu tarihten bir hafta sonra şirket ile iletişime geçmek iyi bir fikirdir.
İpuçları
-
Şirketler nadiren yalnızca teklifi temel alarak seçim yaparlar; bununla birlikte, genellikle bir RFP'yi her zaman yanıtlamak ve mümkün olan en profesyonel bilgileri sunmak için mümkün olan en ayrıntılı bilgileri sağlamak için iyi niyetli bir girişimde bulunmak iyi bir politikadır.
