Tüm iş seviyelerinde önemli bir beceride rapor yazma. Net ve özlü raporlar yazmak, etkili iş iletişimi için kilit bir beceridir. Etkili, iyi yazılmış bir rapor satışları artırabilir, daha uyumlu ve daha iyi çalışan ekipler oluşturabilir, süreçleri düzenleyebilir ve finansal işlemleri iyileştirebilir. Raporlar yönetimi büyümeye yönelik fırsatlar konusunda uyarabilir, daha fazla verimliliğin gerçekleştirilebileceği alanları belirleyebilir ve uyumlu iş prosedürleri oluşturabilir. Çoğu işletmenin işleyişi için çok önemli olduğu için, rapor yazma iş iletişiminin en önemli biçimlerinden biri olarak kabul edilir.
hususlar
Rapor yazımı, iş iletişiminin bu kadar önemli bir parçası olduğu için iyi planlanması gerekir. Önemli hususlar, raporun yazıldığı kitleyi, raporun yazılma nedenlerini, raporun amaçlanma amacını ve raporun tamamlanması için gerekli olan bilgilere katkıda bulunmak için gereken belirli çalışanların bilinmesini içerir. Raporun yazımına girecek iş kaynaklarının sayısını belirlemek ve bu kaynakların değerini raporun oluşturulmasından beklenen net getiriyle karşılaştırmak çok önemlidir. Bir rapor yazmak için birçok değerli kaynağa ihtiyaç duyulursa, ancak rapor sadece küçük bir fayda sağlayacak, o zaman etkili bir proje değildir. Bir mutabakat gibi daha az zaman alan bir iş iletişimi şekli ihtiyaç duyulan şey olabilir.
Planlama
Tüm düşünceler incelendikten ve belgelendikten sonra, raporun yazarı - ya da birkaç yazar rapor oluşturuyorsa proje başkanı - bir plan oluşturur. Planlama, etkili iş iletişimi için çok önemlidir, hiçbir yerde rapor yazmaktan daha fazla değildir. Bir rapor yazma için kapsamlı bir plan, raporun oluşturulması için zaman çizelgesini, gerekli materyalleri, tüm katılımcıların bir listesini ve sanat eseri gibi tüm gerekli teminat malzemeleri ve materyalleri içerir.
Üretim
Tüm iş iletişimi projelerinde üretim en önemli adımdır. Rapor yazımında, üretim projenin kapsamına bağlı olarak bir gün veya birkaç ay kadar sürebilir. Projenin zamanında tamamlanmasını sağlamak için uzun rapor yazma projeleri sırasında plana periyodik olarak danışılması önemlidir.
gözden geçirmek
Bir rapor normalde en azından yazar tarafından nihai alıcılarına teslim edilmeden önce gözden geçirilir. Tüm iş iletişimi için iyi dilbilgisi ve stil gereklidir, bu nedenle inceleme - en azından yazım ve noktalama işaretlerini içermelidir. Zaman kalırsa, içeriğin daha kapsamlı bir incelemesi yapılmalıdır. Mümkünse, prova okuyucusu materyali yeniden gören kişi olmalıdır; "taze gözler", rapor oluştururken yakından ilgilenen birinin yakalayamayacağı yazım hatalarını veya gramer sorunlarını tespit etmeye uygundur.
teslim
Bir raporun sunulması çeşitli biçimlerde olabilir: Bir rapor slayt gösterisi ve tartışma şeklinde sunulabilir, alıcılara tamamen yazdırılabilir ve e-postayla gönderilebilir veya birkaç bölüme ayrılabilir ve birkaç hafta içinde farklı alıcılara gönderilebilir. Tam sürüm basılı olarak sağlanırken, uzun bir raporun daha kısa bir sürümü sunulabilir. Teslim yöntemleri, raporun uzunluğu, yazarın bulguları sunması için uygunluğu ve alıcıların coğrafi konumlarına göre belirlenir.
