Şirketler iki ana iş döngüsüne sahiptir: gelir döngüsü ve harcama döngüsü. Ödenecek tam döngü hesaplar daha büyük satın alma ve harcama döngüsünün bir parçasıdır. Bu oluşmaktadır Sipariş verildikten ve ürün veya hizmet alındıktan sonra bir satın alma işlemini tamamlamak için gerekli olan gerekli muhasebe faaliyetlerinin tamamı. Ödenecek tüm hesap döngüsü, evrakların eşleştirilmesi, faturaların onaylanması, çek verilmesi ve ödemelerin kaydedilmesini gerektirir.
İpuçları
-
Ödenecek tam çevrim hesapları, bir faturanın alınması, doğrulanması ve ödenmesi sürecinin tamamını veya tüm sürecin sorumluluğunu gerektiren bir iş pozisyonunu ifade edebilir.
Borçlar Hesap Döngüsü
Borç hesapları hesabında üç ana belge bulunmaktadır: bir satınalma siparişi, bir alıcı rapor ve bir satıcı faturası.
- Şirket satın almaya hazır olduğunda, satın alma departmanı bir satın alma emri bir satıcıya. Bu belge istenen malları, fiyatı ve miktarı detaylandırır. Satınalma siparişi satıcıyı malları göndermesi için tetikler.
- Şirket malları aldıktan sonra, alıcı departman bir Raporu gözden geçirmek. Bu rapor, sevkıyatta yer alan malları belgelemektedir. Gönderide hasarlı herhangi bir öğe varsa, çalışan bunu raporda not eder.
- Satıcı bir satıcı faturası İşlenen mal veya hizmetler için ödeme talep etmek. Bu belge ödenecek hesaplara gönderilir ve ödeme işlemini tetikler.
Ödenecek İşlemler
İyi işletilen bir hesap şirketi kurulur dikkatlice tanımlanmış prosedürler Hesapları ödeme işlemine yönlendirmek, hataları önlemek ve meydana geldiklerinde tespit etmek için. Aynı prosedürler kasıtlı tahrifatları da caydırabilir ve tespit edebilir ve bir tutarsızlığın tespit edilmemesi durumunda daha sonra kullanılmak üzere bir denetim izi sağlayabilir. Bu prosedürler şirketler ve bölümler arasında farklılık gösterir, ancak genellikle benzer bir düzen izler:
- Satıcı faturasını aldıktan sonra, ödenecek hesaplar bir üçlü maç Satınalma siparişindeki bilgileri, alınan rapor ve satıcı faturasındakilere göre karşılaştırarak, bilgilerin tutarlı olmasını sağlamak.
- Borç hesapları, satıcı faturasındaki malların şirket tarafından sipariş edildiğini ve alındığını doğrulayabilirse, fatura onaylandı ödeme işlemleri için. Bu bir kupon, imza veya damga ile yapılır.
- Tutarsızlıklar varsa - alınan miktar sipariş edilen ve faturadaki miktarla eşleşmiyorsa, örneğin, ya da ürün sipariş edilen şekilde olmadığında - alacak alacakları konunun kaynağını bulmaya çalışacaktır. gerektiği gibi takip etmek alıcı bölüm, sipariş veren satıcı veya son kullanıcı.
- Büyük şirketlerde gerçek ödeme hazine departmanı tarafından yapılır. Ancak, Ödenecek hesaplar ödemelerin yapılmasından sorumludur Küçük işletmelerin çoğunda. Bir fatura kesildikten sonra, ödenecek hesaplar kefil belgelerini bir şirket çek imzacısına bir çekle birlikte gönderir.
- Çek imzalayanın onaylamasından ve imzalamasından sonra, ödenecek hesaplar çeke ve faturayı ödenmiş olarak işaretler Muhasebe sisteminde
Tam Çevrim Borç Hesapları
Borç hesapları iş tanımları da sık sık "tam döngü" olarak etiketlenir. Bu, çalışanların borçlu olduğu hesaplar anlamına gelir. Ödeme işleminin her bölümünden sorumluBir veya daha fazla spesifik alanda uzmanlaşmak yerine. Potansiyel sorumluluklar arasında üç yönlü eşleştirme, doğruluk için harcama raporlarını gözden geçirme, ödeme indirimleri uygulama ve satıcılara ödeme yapma sayılabilir.
Bu pozisyonlar ilan edildiğinde, İK departmanı veya kiralamadan sorumlu yönetici genellikle bir başvuru sahibinin tüm süreci bildiğini doğru bir şekilde değerlendiren ve herhangi bir zayıf yönünü veya deneyimsizlik alanlarını belirleyen borçlu mülakat soruları oluşturmaya çalışır.
