Hiçbir federal yasa, özel sektör işverenlerinin mevcut veya eski çalışanların personel dosyalarına erişmesine izin vermesini gerektirmez. Genellikle, özel sektör çalışanlarının personel dosyaları işverenin mülkü olarak kabul edilir ve bazı şirketler çalışan dosyalarına erişimi sınırlamak için bu mantığı kullanır. Federal ve devlet çalışanları - kamu çalışanları - resmi personel kayıtlarına erişebilirler.
Personel Dosyaları
İstihdam dosyaları - bazen bir çalışanın personel dosyası olarak da adlandırılır - çalışanın işe başlama başvurusu, acil durum iletişim bilgileri, işe uygunluk formları, performans değerlendirme, disiplin ve devam kayıtları ve amir ve performans, eğitim ve istihdam eylemleriyle ilgili yönetici notları gibi belgeleri içerir.. İstihdam eylemlerinin örnekleri terfi ve sonlandırmadır. Bazı durumlarda, insan kaynakları departmanı resmi bir istihdam dosyası tutarken, çalışanın amiri veya yöneticisi de bir bölüm dosyası tutar. Her iki dosya da ilgili bilgiler içermelidir, ancak içerikler biraz farklılık gösterebilir. Örneğin, bir bölüm dosyası, bir çalışanın işe ilk girişinde politika bildirimleri ve W-2 formları gibi tamamladığı tüm evrak ve belgelerin kopyalarını içermeyebilir.
Erişim Nedeni
Mevcut çalışanlar, insan kaynakları departmanının istihdamı ile ilgili doğru kayıtları tutmasını sağlamak için dosyalarını gözden geçirmelerini istiyor. Şirket yıllık performans değerlendirmeleri yaparsa, çalışanın çalıştığı her yıl için değerlendirme formlarının kopyaları personel dosyasında olmalıdır. Aynı şekilde, katılım kayıtları, hastalık, tatil veya devamsızlık nedeniyle, çalışanın devamsızlığını doğru şekilde yansıtmalıdır. Eski çalışanlar, gelecekteki istihdam arayışlarında kullanabilecekleri belgelerin kopyalarını almak için sıklıkla dosya talep ederler. Örneğin, eski bir çalışanın dosyası performans ve başarılarla ilgili kayıtlar içeriyorsa, bu bilgiler bir özgeçmişin yeniden yapılandırılmasında veya potansiyel işverenlerle yapılan görüşmelerde paylaşılacak iş görevlerinin bir listesinin hazırlanmasında yardımcı olabilir. Eski çalışanlar ayrıca bir işveren aleyhinde bir şikayette bulunurken kullanmak için istihdam dosyalarının kopyalarını isteyebilirler.
İşveren Politikası
Birçok işveren, çalışan kayıtlarının serbest bırakılmasıyla ilgili işyeri politikalarına sahiptir. İşyeri politikaları, çalışanların teftişi ve kopyalanması için mevcut olan kayıt türlerine göre değişiklik gösterir ve bazı şirketler, çalışmayan saatleri çalışanların personel kayıtlarını gözden geçirebilecekleri tek zaman olarak belirler. Bu konuda politikaları olan işverenler genellikle çalışan el kitabında kayıtlara nasıl erişileceği ile ilgili bir bölüm ayırır. İyi yazılmış bir politika, kayıtları incelemek için gereken adımları, çalışanların kayıtlarını görüntüleyebildiği zaman ne tür kayıtlara erişebildiğini ve çalışanın personel dosyasında yer alan belgelerin fotokopisini çekmek için herhangi bir masrafı ana hatlarıyla belirtir.
İşveren Borcu
Federal yasalar uyarınca, özel sektör işverenleri, çalışma dosyalarının kopyalarını mevcut veya eski çalışanlara vermek zorunda değildir. Dosya bırakma kararı şirket politikasına ve bazı durumlarda personel dosyalarına erişimi düzenleyen eyalet yasalarına dayanır. Ancak birçok işveren, çalışan taleplerine uymanın faydasını görüyor. İstihdam dosyalarına erişimi reddetmek, sadece işverenin cevap vermek istemeyeceği soruları ortaya çıkarabilir. İşverenler, çalışanlara daha önce yayınlanmış olan doğru bilgileri içeren personel dosyalarını tutuyorsa, çalışanın şirketten ayrılmasından sonra bilgilerin yayınlanıp yayınlanmayacağına dair hiçbir soru sorulmamalıdır. İyi niyetli olarak, birçok işveren çalışanların personel dosyalarına erişmesini sağlar. Bu uygulama istihdam politikaları ve kayıtlarında şeffaflığı göstermektedir.
Federal çalışanın istihdam kayıtlarına erişimine ilişkin yasalar, 1974 tarihli Federal Gizlilik Yasası'nın bir parçasıdır; ABD Personel Yönetimi Ofisi, federal çalışan personel kayıtlarından genellikle sorumlu olan kurumdur. Bireysel ülkeler çalışanların personel kayıtlarına erişim taleplerini yerine getirir.
Devlet yasaları
Bazı eyaletlerde çalışanların personel dosyalarına erişmesine izin veren yasalar vardır. Diğer devletler mevcut ve eski çalışanların personel materyallerini gözden geçirip geçiremeyeceği veya fotokopisini çekip çekmediği konusunda sessizdir. Çoğu durumda, işyerinde incelemelere katılan mevcut veya eski çalışanlar, soruşturmalarla ilgili kayıtları göremezler. Bu kayıtlar yine de iş dosyasında tutulmamalıdır. İnsan kaynakları departmanı nezaretinde kalacaklardır ve soruşturmadan sorumlu olan sadece insan kaynakları personelinin araştırma materyallerine erişimi olmalıdır.
Sınırlı erişim
Çalışanların personel dosyalarına erişimi ile ilgili yasaları olan devletler, çalışanların yazılı bir talepte bulunmasını gerektirebilir ve bazı yasalar işverenlerin belirli malzemelere erişimi sınırlamasına izin verebilir. Örneğin, California yasası, işverenlerin bir çalışan isteğini aldıktan sonraki 21 gün içinde mevcut ve eski çalışanların dosyalarına erişmesine izin vermesini gerektirir. Bu konuda Kaliforniya eyalet yasalarına uymayan işverenler, çalışan dosyalarına erişimi reddettiği için cezalara, para cezalarına ve davalara bakılır. Öte yandan Missouri, bir çalışanın personel dosyasına erişmeyi zorunlu kılan bir devlet yasasına sahip değildir.
