Uzun süredir devam eden bir sorunun çözümünü önerirseniz, yöneticinizden sizden resmi bir teklif sunmanızı isteyeceği ihtimali vardır. Uzunluk, ele almanız gereken bilgilere bağlı olarak değişmekle birlikte, çoğu resmi teklif, resmi raporlarınkilere benzer bazı ana bileşenlerden oluşur. Bunlar genellikle yırtıcı, vücut ve ek parçaları içerir. Adından da anlaşılacağı gibi, teklifin öncelikli kısmı okuyucuyu konsepte tanıtır.
Başlık Detayları
Başlık geçişi, teklifin başlıktan başka hiçbir şey taşımayan kapak sayfasından hemen sonra yerleştirilen ilk sayfadır. Bunu takiben, başlığa ek olarak, yazarın ismini ve yazarı teklif vermeye yetkili kılan kişinin ismini, resmi adresini ve iletişim bilgilerini içeren başlık sayfasıdır. Bu sayfa aynı zamanda teklifin teslim tarihini de taşımalıdır.
harfler
Yazılı olarak izin verilen teklifler, başlık sayfasını hemen takip eden yetki mektubunu içermelidir. Bunu, teklifi yazan kişinin yazdığı iletici veya kapak mektubu izler. Kapak mektubu alıcıya hitap etmeli ve teklifi başlığına göre tanımlamalıdır. Bu resmi mektupta genellikle, neyin kapsadığı ya da yazarın ulaştığı sonuçların ayrıntılarına girmeden belgenin amacı hakkında bilgi verilmektedir. Yazar, teklifi hazırlarken aldığı yardımı kabul etmek için kapak mektubunu kullanabilir.
İçindekiler
İçindekiler, teklifin yapısının ana hatlarını sunar. Belge içindeki başlıkların ve her birinin yanındaki ilgili sayfa numarasının kapsamlı bir listesini içerir. Bilgiyi net bir şekilde göstermek için bu başlıkları yeterli boşluk ve liderlerle aynı hizaya getirmek hayati önem taşır. Teklif önemli sayıda şekil, tablo, grafik veya diğer görsel yardımcıları içeriyorsa, içindekiler tablosundan hemen sonra ayrı bir sayfada "Çizim Listesi" olarak listelenmelidir.
Yönetici Özeti
Bu bölüm, teklifte görünen içeriklerle ilgili kısa bilgi içerir. İçindekiler bölümünde verilen ana hatları takip ederek, yönetici özeti konuyu tanıtır, ilgili verileri verir ve teklifi yapan kişinin sonuçlarını ve önerilerini özetler. Bu özetin amacı, meşgul yöneticiler tarafından kuşların konuya hızlı bir şekilde bakabilmeleri için bir bakış açısı sağlamaktır. Her ne kadar bu teklifin ana kararından önce görünse de, belgenin tamamını bir araya getirdikten sonra bu kısmı en son oluşturmak daha kolaydır.
