Bir ofis ortamında çalışırken, başkalarının sarf malzemelerini paylaşmak ve ödünç almak yaygın bir durumdur. Bunun dezavantajı, bazen insanların ödünç verilen ofis malzemelerini iade etmeyi ihmal etmesi olabilir. Bununla başa çıkmanın en profesyonel yolu, e-postayla gönderilen bir mektup şeklindedir. Yazması kolaydır ve doğru şekilde yapılırsa, ekipmanın iade edilmesini ve hiçbir ilişkinin gerilmemesini sağlar.
Oldukça iyi tanıdığınız biriyse, "Merhaba" yazıp ardından kişinin adını yazarak e-postayı başlatın. İyi tanımadığınız biri ise veya otorite yüksekse, "Sevgili" kelimesini ve ardından adı yazınız.
Girişinizden iki kat boşluk bırakın ve vücut paragrafına başlayın. Ofiste meşgul olduğunda işlerin nasıl unutulabileceğini anladığınızdan, yalnızca arkadaşça bir hatırlatıcı gönderdiğinizi belirtin. Alıcının kızdırmaması için gerginliğe neden olan ve sarf malzemelerinizin iade edilmesini geciktirecek şekilde dostça ve anlayışlı bir tonu korumak önemlidir.
Girin ve gelecek bir proje için ofis malzemelerinin iadesine ihtiyacınız olduğunu belirtin. Ödünç verilen özel malzemeleri, onlara bir hatırlatma olarak ve ihtiyaç duyacağınız tarihi belirtin.
Girin ve paragraflarınızı mutlu bir notun bitiminde "umarım iyidir" gibi dostça bir kapanış ifadesiyle takip edin.
"Teşekkürler" yazın ve e-postanızı göndermeden önce adınızı aşağıdan imzalayın.
