Tüm departmanları işletmek ve denetlemek için nitelikli bir yöneticiye sahip olmak, başarılı bir işletmenin önemli bir parçasıdır. Örneğin, satın alma bölümünü yürütmek için bir yöneticiye ihtiyaç vardır. Eğer o yönetici olduysanız, satın alma departmanının bir iş için tam olarak ne yaptığını anlamanız gerekir. Basitçe söylemek gerekirse, satın alma departmanı, ekipmanın, sarf malzemelerinin ve işin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için gerekli olan diğer şeylerin de dahil olduğu ticari satın alımların yapılmasından sorumludur. Yöneticinin iş için bu kilit iş fonksiyonunun her yönünü denetlemesi gerekir.
Detaylı kayıt tut. Vergi açısından, işletmelerin satın alınan tüm masrafları ve kalemleri çok dikkatli takip etmesi gerekir. Tüm satın alımlarınızın basılı ve elektronik kayıtlarını tutmak için şirketin muhasebe departmanıyla yakın çalışın. Bölümünüzdeki tüm çalışanları, özel kayıt tutma ve dosyalama yönteminiz konusunda eğitin.
Önceden planlayın. Alım yapmak söz konusu olduğunda, ne kadar erken olursa o kadar iyi yapılabilir. Bölümünüzün satın aldığı her şeyi düzenlemek ve yeniden sipariş vermek için en uygun zamanı belirlemek için belirli bir çalışan veya çalışan grubu atayın. Örneğin, siz ve ekibiniz ofis için mürekkebi yeniden sıralamak için iyi bir zamanın, tedarik odasında kalan her yazıcı için yalnızca bir ekstra mürekkep kartuşu bulunduğuna karar verebilirsiniz.
Makul alım siparişlerini mümkün olan en kısa sürede işleme alın. Departman çalışanlarınızın bir kısmı, diğer departmanlardan gönderilen satınalma siparişlerini işleme koymaktan sorumlu olmalıdır. Örneğin, pazarlama bölümünün sipariş edilen yeni bir bilgisayara ihtiyacı olabilir. Satınalma siparişini aldığınızda, satın alma onaylanmış olacaktır. Bu nedenle, ekibiniz ürünü satın almaya ve masrafları izlemeye odaklanabilir.
Satınalma departmanını yönetirken iyi kararlar verin. Temel iş fonksiyonlarınızdan biri satınalma siparişlerini işleme koymaktır. Ancak, ne sipariş ettiğinize de dikkat etmelisiniz. Bazı şirketlerde, binadaki diğer çeşitli bölümler, yapmayı umduğunuz aşırı veya gereksiz alımları talep ediyor olabilir. Bu tür alımları fark ederseniz, şirketinizdeki hiyerarşiye bağlı olarak üst düzeyinize, Baş Finans Görevlisine, işletme sahibine veya yönetim kuruluna bildirmeniz gerekir.
