Şirketinizin tüm gelir ve giderlerini takip etmek, küçük bir işletme işlettiğinizde bile çok zor görünebilir. Yapılacak hesaplar, hazırlanacak raporlar, ödenecek faturalar ve kaydedilecek vergiler var. Aylık, üç ayda bir ve yıllık olarak derlenmesi gereken finansal listeler genellikle sınırsızdır.
İyi haber şu ki, küçük işletme muhasebe yazılımı, süreci kolaylaştırmaya yardımcı olmak için var. Doğru yazılım, tüm finansal bilgilerinizi tek bir yerde izlemenizi ve şirketinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz gerçek zamanlı raporlara erişmenizi sağlar.
Neden Küçük İşletmeler Muhasebe Yazılımına İhtiyacım Var?
Küçük işletme muhasebe yazılımı bile matematiksel olarak en zorlu kişilerin doğru finansal kayıtları tutmasını sağlar. Masaüstü bilgisayarınızdaki elektronik tablolardan gelen alımları, makbuzları ve karları manuel olarak izlemek yerine, bir elektronik muhasebe programındaki her şeyi izleyerek zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlayabilirsiniz.
Şirketinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olabilecek küçük işletme muhasebe yazılımı kullanmanın birçok yararı vardır. Yararlarından bazıları şunlardır:
- Muhasebenizi kolaylaştırır. Küçük işletme muhasebe yazılımı ile tüm finansal bilgilerinize tek bir yerden erişebilirsiniz. İhtiyacınız olan bilgiyi almak için birkaç departmanla görüşmeniz veya finansal kaynaklarınıza bakmak için ayın sonuna kadar beklemeniz gerekmez. Bunun yerine, faturaların ödenip ödenmediğini, envanterin gönderildiğini, şirketinizin hangi bölümünün karlı olduğunu ve bazı iyileştirmeler yapabileceğinizi görmek için herhangi bir cihazdan gece veya gündüz istediğiniz zaman muhasebe yazılımınıza giriş yapabilirsiniz.
- İnsan hatasını azaltır. Çalışanlarınız ne kadar yetkin olursa olsun, her zaman insan hatası için yer vardır. Küçük işletme muhasebe yazılımı, mali bilgileri elektronik olarak takip ederek hesaplama ve raporlamadaki hataları azaltmaya yardımcı olur. Faturalama, zaman tutma ve fatura tahsilatı gibi işlemler muhasebe yazılımı aracılığıyla yapıldığında, bu da finansallarınızın doğruluğunu daha da arttırır.
- Takım işbirliğine izin verir. Küçük işletme muhasebe yazılımı, birden fazla kişinin şirketinizin finansal bilgilerine erişmesini sağlar. Maaş bordrosu, pazarlama, envanter ve satışları yöneten kişilerin şirketinizin gerçek zamanlı finansal bilgilerine erişmelerini ve böylece görevlerini daha iyi yerine getirmelerini isteyebilirsiniz. Bulutta bulunan veya her bir kişinin bilgisayarına yüklenen muhasebe yazılımı sayesinde, şirket genelindeki personel oturum açabilir ve gerekli bilgileri alabilir.
- İçgörü sağlar. Bir düğmeye basılmasıyla, küçük işletme muhasebe yazılımı size şirketinize anında büyük resim bilgileri verebilir. Bunlara dayanarak, şirketinizi daha kârlı hale getirmek için harcamalarınızı, satış çabalarınızı, envanterinizi ve personelinizi daha iyi uyarlayabilirsiniz.
- Bilgiyi güvende tutar. Bugünün muhasebe yazılımı güvenlidir ve şirketinizin bilgilerinin şirket içinde kalmasını sağlar. Çoğu yazılım bilgileri yalnızca şirketiniz tarafından erişilebilecek şekilde şifreler. Birçoğu, her çalışan için bireysel girişler sağlar, böylece yalnızca belirli kişiler finansal bilgilerinizin belirli yönlerini görebilir. Örneğin, insan kaynakları yöneticinize şirketiniz için diğer tüm finansal bilgilere değil, zaman çizelgelerine ve bordrolara erişebilirsiniz. Ödemeleri doğrudan muhasebe yazılımınıza kabul ederseniz, bunlar da şifrelenir.
- Anlık raporlar üretir. Küçük işletme muhasebe yazılımlarının çoğu, ihtiyaç duyduğunuz raporları özelleştirmenizi ve istediğiniz zaman bunlara anında erişmenizi sağlar. Kar ve zarar beyanı, satış vergisi özeti, fatura geçmişi, toplanan ödemeler ve gider raporları gibi raporları anında çekebilirsiniz. Bu, çalışanlarınızın bu tür bilgileri bir araya getirmek için harcayabilecekleri zamanın azaltılmasına yardımcı olur. Pasta grafikler veya grafikler gibi sizin için anlamlı olan verileri gösteren raporları bile otomatik olarak oluşturabilirsiniz.
- Sektöre özel raporlama sağlar. Sektörünüze özgü küçük işletme muhasebe yazılımı seçerseniz, yazılımın fiyatını artırabilecek kişiselleştirme yapmaktan kaçınırsınız. Ayrıca, şirketiniz için daha değerli olan raporlamaya da erişebilirsiniz. Örneğin, bir sağlık hizmeti sağlayıcısıysanız, sigorta şirketlerini faturalandırmanıza izin veren bir işlevselliğe ihtiyacınız olabilir. Sağlık sektörüne özgü bir yazılım bulursanız, bu işlevsellik dahil edilebilir veya oldukça uygun fiyatlı bir eklenti olabilir. Genel endüstriler için olan yazılımlar için, bu işlevi şirketiniz için oluşturmak, yazılımın fiyatını yükseltebilir.
- En iyi uygulamalarda sizi güncel tutar. Küçük işletme muhasebe yazılımı programı, işinizi en iyi muhasebe uygulamalarında güncel tutabilir. Otomatik yazılım güncellemeleri ve yeni özelliklerle ilgili öğreticiler sayesinde, muhasebecinize güvenmek zorunda kalmadan en son raporlama ve vergi uygulamalarının başında kalabilirsiniz.
Doğru küçük işletme hesap yazılımı türü sizin için daha az baş ağrısı ve tüm personelinizin enerjilerini başka bir yere odaklamaları için daha fazla zaman demektir. Peki şirketiniz için doğru yazılımı nasıl seçersiniz?
Hangi Muhasebe Yazılımı Küçük İşletmeler İçin En İyisidir?
Şirketiniz için küçük işletme muhasebe yazılımı almaya karar vermek genellikle sürecin en kolay kısmıdır. Zor olan kısım hangi yazılımı kullanacağınıza karar vermektir.
Piyasada çoğu kendi işinize ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilecek çeşitli seçenekler vardır. Hangi küçük işletme muhasebe yazılımını indirebileceğinizi veya kaydolacağınızı belirlemeye başlamadan önce, hangi özellikleri istediğinizi bildiğinizden emin olun. Seçeneklerinizi ve her bir teklifin özelliklerini araştırmak için zaman ayırın.
İstediğiniz özelliklerin bir listesini ve sahip olmak istediğiniz ancak olmadan yapabildiğiniz başka bir listeyi oluşturun. Bunlar şunları içerebilir:
- Envanter yönetimi.
- Bankacılık
- Bordro ve zaman çizelgesi takibi.
- Faturalama
- Alacak hesapları.
- Faturalandırılabilir saatler.
- Satış komisyonları.
- Otomatik faturalandırma
- Birden fazla kullanıcı
Ne istediğinizi öğrendikten sonra seçeneklerinizi fiyatlandırmaya başlayın. Küçük işletme muhasebe yazılımının bilgisayarınıza indirilmesini isteyip istemediğinize veya herhangi bir cihazdan erişebileceğiniz bulut tabanlı bir programa erişmek isteyip istemediğinize karar verin. Seçtiğiniz programa, istediğiniz özelliklere ve yapılması gereken özelleştirmeye bağlı olarak geniş bir fiyatlandırma yelpazesi var. Daha fazla özelleştirme tercih ettiğinizde maliyetin arttığını göz önünde bulundurarak, son bir karar vermeden önce bütçenizi göz önünde bulundurun.
Ayrıca, hangi küçük işletme muhasebe yazılımlarını kullanmanız için en sezgisel olduğunu düşünün. Pek çok ürün benzer özelliklere sahip olsa da, gerçek pano ve ürünün uygulanması değişebilir. Kullanmak için rahat bir ürün seçmelisiniz, bu nedenle ilgilendiğiniz ürünlerin tanıtımını gördüğünüzden emin olun. Bu şekilde ürünü nasıl kullanacağınıza ve gezinmeniz için yeterince kolay olup olmadığına dair bir fikir edinebilirsiniz. Yapmak istediğiniz son şey, kullanmanız için çok sinir bozucu olan küçük bir işletme muhasebe yazılımı indirmesine çok para harcamaktır.
Programı denemenin yanı sıra, ilgilendiğiniz yazılımı kullanan referansların bir listesini alın. Mümkünse, yazılımı sizinkilerle aynı şekilde kullanacakları gibi, sizin sektörünüze benzer bir sektörde olanı bulun yapabilirdin. Uygulama süreci, özelleştirilmiş özelliklerin nasıl çalıştığı ve müşteri hizmetleri ekibinin ne kadar duyarlı olduğu hakkında sorular sorun. Aldığınız cevaplar şirketiniz için en iyi kararı vermenize yardımcı olabilir.
Eğer bir kararınız varsa, karar vermeden önce BT departmanınıza da danışın. Bazı programları şirketinizde sahip olması için olanaksız kılan depolama veya bant genişliği sınırlamalarınız olabilir. Bunun teknik özellikleri, şirketinizde bilgisayar ağını iyi anlayanlara bırakılmıştır.
Herhangi Bir Ücretsiz Küçük İşletme Muhasebe Yazılımı Var mı?
Doğru küçük işletme muhasebe yazılımı bir yatırım olabilir. Finansal bir taahhüt vermeye hazır değilseniz, çevrimiçi küçük işletme muhasebe yazılımını ücretsiz bulabilirsiniz.
Ücretsiz olan küçük işletme muhasebe yazılımı, yalnızca fatura ödeme ve müşteri faturalandırma gibi çok temel muhasebe işlevlerine izin verir. Ücretsiz olan bazı küçük işletme muhasebe yazılımları, izin verilen kullanıcıların sayısı, bağlanabilecek banka hesaplarının sayısı ve sınırlı raporlama işlevselliği gibi diğer özellikleri sınırlar.
Piyasada daha fazla sıkıştırma özelliğine sahip bazı ücretsiz muhasebe yazılımları var, ancak diğer alanlarda da bulunmuyor olabilir. Örneğin, yazılım gerekli finansal tabloları oluşturmanıza izin verebilir ancak gerekli müşteri desteğini sağlayamaz. Eğer teknolojik açıdan anlayışlı değilseniz, müşteri desteğinin olmaması ücretsiz yazılımı zamanınıza değmez hale getirebilir.
Sizi muhasebe yazılımını kullanma ritmine sokacak çok temel bir şey arıyorsanız, ücretsiz olan küçük işletme muhasebe yazılımı sizin için iyi bir giriş seviyesi muhasebe programı olabilir. Birçoğu, yazılımı kullanırken daha rahat hale gelirken daha fazla ücretli özelliğe geçmenize izin verir. Yazılımın ücretsiz sürümünü kullanıyorsanız, bu özelliklerin çoğuna erişemeyeceğinizi unutmayın.
Ücretsiz rotayı seçerseniz, ad tanımaya sahip bir ürün seçtiğinizden emin olun. Diğer kullanıcıların yorumlarını okuyun ve mümkün olduğunda öneriler alın. Hassas ve önemli şirket bilgilerini girdiğiniz için, çevrimiçi bulduğunuz herhangi bir küçük işletme muhasebe yazılımı indirmesini kullanmak istemezsiniz.
Benim de bir muhasebeciye ihtiyacım var mı?
Tüm mali bilgilerinizi elektronik olarak takip ediyorsanız, hâlâ bir muhasebeciye ihtiyacınız olup olmadığını merak ediyor olabilirsiniz. Genellikle, cevap evet. Her şeyin doğru bir şekilde takip edildiğinden ve vergi zamanı açısından hayati önem taşıyan hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için bilgilerinizi onaylı bir profesyonel muhasebeciye yaptırmak iyi bir fikirdir. Bir muhasebeci, en yeni vergi hükümleri ve gereklilikleri konusunda sizi sürekli bilgilendirir, böylece her zaman uyum içerisinde olursunuz.
Çoğu küçük işletme muhasebe yazılımında bulunan özelliklerden biri, muhasebecinize yazılıma erişim sağlama yeteneğidir. Muhasebecinizi hesabınıza davet edebilirsiniz, böylece finansal durumunuzu takip etmek için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri görebilirler. Muhasebeciniz sınırlı bir işlevselliğe sahip olacak, böylece izniniz olmadan değişiklik yapamazlar.
Zaten bir muhasebeciniz varsa, küçük işletme muhasebe yazılımı için ne önerdiğini sormak isteyebilirsiniz. Şirketiniz hakkındaki bilgileri dikkate alındığında, sizin için neyin işe yarayacağı konusunda özel tavsiyelerde bulunabilir. Ayrıca, hangi yazılımın, kullandığı yazılımla en iyi bütünleştiği konusunda bazı tercihleri olabilir.
İşletmeniz için doğru küçük işletme muhasebe yazılımını bulmak, uzun vadede finansal başarı için sizi daha iyi ayarlayacaktır. Tecrübe seviyenize, şirketinize ve sektörünüze uygun bir ürün seçmek için uygun temelleri ve araştırmaları yaptığınızdan emin olun. İlk defa doğru yaptığınızdan emin olmak istediğiniz, şirketinizin geleceğine yapılan yatırımdır.
