Bir satın alma sürecini kolaylaştırmak, bir kişinin bir ürünü ne zaman talep ettiği ile ne zaman aldığı arasındaki süreyi en aza indirmek için özel satın alma adımları oluşturmayı gerektirir. Mevcut satın alma işleminize dayanarak, sisteme dahil olanı değiştirerek, daha fazla satın alma yetkisi vererek ve belirli satıcı politikaları oluşturarak düzenleyebilirsiniz.
Zayıflıkları Belirle
Tedarik sürecinizi kolaylaştırmanın ilk adımı, neden yapmak istediğinizi belirlemektir. Harcama olabilirsin. Çalışanlarınız daha az üretken olabilir çünkü ihtiyaç duydukları ekipmanı beklemek zorunda kalırlar. Müşterileriniz mutsuz olabilir, çünkü siparişleri yerine getirecek kadar hızlı malzeme alamazsınız. Formlarınız ve hatta verimli evrakların eksikliği, darboğazlara neden olabilir. Satın alma sorunlarınızın ne olduğunu öğrendikten sonra, soruna neyin neden olabileceğini görmek için işleminizi inceleyebilirsiniz.
Merkezileştirme veya Dağıtılma
Satın alma sürecinizi kolaylaştırmanın bir yolu, onu bir kişi veya departmanla merkezileştirmektir. Bir personelin görevlendirilmesi yerine, departman yöneticisine gitmek, daha sonra da işletme müdürüne gider, daha sonra finans müdürüne gider, çalışanların doğrudan bir tedarik temsilcisine talepte bulunmalarına izin verir. Bu, satın alımların onaylanması için geçen süreyi azaltabilir, çünkü zaman çizelgesinden bir kişi sorumludur.
Bu tür bir merkezi satın alma işlemine zaten sahipseniz, bu sizin sorununuz olabilir. Bu, satın alma aracısı araştırması gereken taleplerle boğulduğunda meydana gelebilir. Bu durumda, departman başkanlarının önce satın alımları onaylamasını ve ardından finans departmanına teslim etmelerini sağlayın. Bu tür bir sistemden en iyi şekilde yararlanmak için, bir siparişin ne zaman geldiğini ve sorumlu tutulacaklarını bilmelerini sağlamak için tüm formlarınız için bir "son ödeme tarihi" oluşturun.
Satınalma Otoritesini Artırma
Satın almayı kolaylaştırmanın bir başka yöntemi, daha fazla çalışana alım yapma yetkisi vermek. Bu, belirli bir çalışanın hangi mal ve hizmetleri satın alabileceği, yapabileceği satın alımların miktarı ve hangi satıcıları kullanabileceği gibi bir sınırlama gibi belirli parametreleri ayarlamadığınızda, aşırı harcamalara neden olabilir. Çalışanlara, özellikle ofis malzemeleri gibi genellikle onaylanan normal alışverişlerden daha küçük satın almalar yapma yetkisi vermeyi düşünün. Bireysel çalışanlar tarafından şirketin kredi kartı kullanımını kontrol edebiliyorsanız, muhasebe departmanından çek veya kredi kartı alımı talep etmeden çevrimiçi, tuğla ve harç veya telefon alımları yapmalarını sağlayan, satın alma yetkisi olan personele kartlar düzenleyebilirsiniz. Şirket kredi kartı kullanımı için sıkı şirket politikaları oluşturun.
Ön Onaylı Satıcılar
Personel, her satın alım yaptıklarında satıcıları araştırması ve onaylaması gerekirse, kullanabilecekleri onaylanmış satıcıların bir listesini oluşturun. Bu, tanıdığınız tedarikçilerle çalışmanıza yardımcı olur ve satıcı indirimlerine neden olabilecek toplu alımlar yaratabilir. Onaylı satıcılarla bir satın alma sistemi kurun, böylece bir çalışanın her satın alımını yaptığınızda size bir kredi raporu vermek zorunda kalmazlar. Satıcılara, satın alabilecek çalışanların listesini verin veya çalışanları seçmek için verdiğiniz bir şirket satın alma kodunu kullanın. Çalışanlarınızın bir işte birden fazla teklif almaları gerektiğinde kullanabilecekleri bir teklif formu veya şablon isteği, personel üyelerinin teklif belgeleri oluşturma gereksinimini ortadan kaldırarak süreci kolaylaştıracaktır.
Satınalma Planlamasını Geliştirin
Önceden biliyorsanız, belirli mal ve sarf malzemeleri satın almanız gerekiyorsa, bu alımları şirketinizde yavaş bir zamanda önceden planlayın. Bu, departman düzeyinde sorular ve hızlandırılmış istekler gerektiren, evrak denizinde satın alımların kaybolmasını azaltmaya yardımcı olabilir. Departman yöneticilerinize teslimat tarihleri de dahil olmak üzere üç aylık satın alma talepleri gönderin ve satın alma acentenizin alışveriş yapmak için bir takvim oluşturmasını sağlayın.
