Proje takvimi doğrudan herhangi bir projenin üç ana bileşeninden birini ele almaktadır: zaman. Proje çizelgesinin amacı, proje etkinlikleri için başlangıç ve bitiş tarihlerini belirlemektir. Proje takvimi yaşayan bir bileşendir; Bir proje değişikliğinin unsurları olarak, proje takvimi de öyle olmalıdır. Bununla birlikte, birçok projede olduğu gibi, orijinal proje programı, programlar genişlediğinde ve daralabildiğinde temel olarak adlandırılır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Proje kapsam beyanı
-
Proje yönetim planı
Proje kapsamı bildiriminizde bulunan bilgileri ekleyin. Bu belge, proje zamanlamasının gelişimini etkileyebilecek kısıtlamaları ve diğer faktörleri tanımlar. Örnekler arasında proje hedefleri, teslimatlar ve şartnameler yer almaktadır. Örneğin, projeniz yeni bir şarap markasının oluşturulmasını gerektiriyorsa ve şarap şişeleme işleminden bir yıl önce meşe fıçılarda oturması gerekiyorsa, bu bilgi proje takviminin oluşturulmasını doğrudan etkiler.
Proje takvimi oluşturulurken tarihe duyarlı gereksinimlerdeki faktör. Pek çok durumda, iç baskılardan veya harici kaynaklardan olsun, proje yöneticisi zor ve hızlı zaman kısıtlamalarını göz önünde bulundurmalıdır. Örneğin, projenin bütçenin altında kalması için, proje yöneticisinin vergi yılı için takvimi yıl sonundan önce tamamlaması gerekir. Vergi hesaplamaları tarihi federal hükümet tarafından empoze edilir ve proje programının oluşturulmasında dikkate alınmalıdır.
Proje takvimi oluşturulmasında proje yönetim planının içeriğini dikkate alın. Proje yönetim planı; program yönetimi planı, maliyet yönetimi planı, proje kapsamı yönetimi planı ve risk yönetimi planından oluşur.
Proje Yönetim Enstitüsü, yukarıdaki planları şu şekilde tanımlamaktadır: • Program yönetimi planı, proje programını geliştirmek ve kontrol etmek için kriterler ve faaliyetler belirler. Maliyet yönetimi planı, formatı belirler ve proje maliyetlerinin planlanması, yapılandırılması ve kontrolüne yönelik faaliyetleri ve kriterleri belirler. Proje kapsamı yönetim planı, proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, geliştirileceğini ve doğrulanacağını ve iş dağılımı yapısının nasıl yaratılacağını ve tanımlanacağını açıklar. Risk yönetimi planı, proje risk yönetiminin projede nasıl yapılandırılacağını ve uygulanacağını açıklar.
Yukarıdaki bilgilerle, proje yöneticisi, kendisine proje süresi için neyin bekleneceği konusunda gerçekçi bir görünüm verecek bir program oluşturmak üzere donatılmıştır.
Bir WBS (iş dağılımı yapısı) oluşturun. Bu belge, proje hedeflerinin ve sunumlarının yerine getirilmesinde başarıya ulaşmak için proje ekibi tarafından doldurulacak işlerin hiyerarşik bir listesidir. WBS, proje yöneticisinin yapılması gerekenlerin gerçek detaylarını görebildiği yerdir. WBS'de ayrıca, yapılması gereken detaylı görevlerin bir grubu olan "iş paketleri" olarak adlandırılanlar bulunmaktadır. WBS ile kilit nokta, proje yöneticisinin hangi iş paketlerinin hangi saatlerde tamamlanması gerektiğini ve bir paketin zamanlama ile ilgili olduğu için bir paketin diğerine ne gibi bir etkisi olduğunu görebilmesidir.
İpuçları
-
Proje takvimini ekip üyelerine, özellikle proje sponsoruna ve CEO'lar, seçilen yetkililer ve projeyi geciktirebilecek herhangi biri gibi projeye risk taşıyanlara iletin.
Pazarlık yapılamayacak hemen tarihleri belirleyin ve proje zamanlamanızı bu şekilde geliştirin. Bu, yalnızca proje yöneticisine zaman zorlukları hakkında iyi bir fikir vermekle kalmaz, aynı zamanda değişmeyen kısıtlamalar varsa, proje yöneticisinin proje kapsamındaki bir değişikliği teşvik etmesi ya da zamanında yapılması için ek kaynaklar talep etmesi gerekebilir.
Bir proje yöneticisi kesinlikle kalem ve kağıtla bir proje programı oluşturabilirken, bu süreci otomatikleştirmek için yazılımın kullanılmasına ciddi önem verilmelidir. Ücretli ila birkaç yüz dolar arasında değişen çeşitli programlar mevcuttur.
Uyarı
Projelerden bağımsız olarak, takvimler bir şekilde ya da diğerinde kayma eğilimindedir. Neyin kaymayacağını ve neyin olamayacağını tanımlayın. Proje takvimi sorunlarını, çekirdek proje ekibiyle, ancak özellikle de proje sponsoruyla, şaşırtmamaları için takdir edecekleri şekilde iletin.
