Pek çok kişi bir iş toplantısına katılmak zorunda olduklarını duyduklarında tıkanır. Geç başlayan ve hiçbir şey yapmayan bir zaman kaybı olacağından veya bir veya iki kişinin egemen olacağından korkuyorlar. Bu yaygın sorunlar, uygun iş görüşmesi görgü kuralları kullanılarak önlenebilir. Görgü kuralları kuralları toplantıyı daha verimli bir şekilde yürütmenize ve üretken olduğundan emin olmanıza olanak tanır.
Gündem
Toplantıdan önce bir gündem oluşturun ve katılmaya davet edilen herkese dağıtın. Bu, insanların toplantıda gerçekten bulunmaları gerekip gerekmediğine karar vermelerini sağlayacaktır. Aksi takdirde, birileri ortaya çıkabilir ve gündemin kendisiyle gerçekten alakalı olmadığını keşfedebilir. Gündem ayrıca, toplantıyı odaklanmış tutmak için tarafsız bir mihenk taşıdır. Eğer tartışmalar dolaşmaya başlarsa, "Gündeme göre, yeni ürün tanıtımı için ihtiyaç duyduğumuz şey hakkında konuşmalıyız. Bu konuya geri dönelim."
program
Toplantıya, gündemdeki maddeleri, katılımcılardan bir zamana bağlı kalmaları için çok fazla şey yapmalarını istemeksizin başarabilmeleri için yeterli zaman verin. Zamanında ortaya çıkan insanları ödüllendirmek için derhal toplantıya başlayın. Geç başlama alışkanlığı yaşarsanız, bu, belirlenen başlangıç zamanından birkaç dakika sonra alışkanlıkla gelenleri ödüllendirir. Tam zamanında başlamak için bir üne sahipseniz, insanlar toplantıya başladıktan sonra içeri girme rahatsızlığını önlemek için doğru zamanda gelmeyi öğreneceklerdir.
Toplantıyı belirlenen zamanda sonlandırın. Bu, diğer kişilerin programlarına saygı gösterir, çünkü bazı katılımcılarınız toplantıdan sonra başka taahhütler de planlamış olabilir. Bitmemiş bir iş varsa, başka bir toplantı planlayın.
katılım
Odadaki herkesin katılımını teşvik edin ve giriş için güvenli bir ortam sağlayın. Bir ya da iki baskın iş arkadaşının onları hemen vuracağına inanırlarsa insanlar konuşmaktan korkabilirler. "Bir seferde sadece bir kişi konuşur" kuralını uygulayın ve kesin olarak uygulayın. Birisi araya girmeye kalkarsa, "Bu Sherry'nin konuşma zamanı. Unutma, hepimiz bir başkası konuşurken kimsenin araya girmeyeceği konusunda hemfikirdik." Bazı katılımcılar hala giriş yapmak konusunda isteksizlerse, her kişinin eldeki konuyla ilgili geri bildirimlerini almak için odayı dolaşmak gibi bir yöntem deneyin. Bu şekilde, utangaç bir insan, konuşmak için doğru zamanı bulma konusunda endişelenmek zorunda kalmaz.
Sonuç
Toplantı sonunda, neyin tartışıldığını ve alınan kararları özetleyin. Eylem maddelerini, bunları üstlenmeleri gereken kişileri ve son teslim tarihlerini teyit edin. Bu, katılımcılara özetle aynı fikirde olmadıklarında konuşma fırsatı verir. Herkes aynı sayfada ise, toplantı notları oluşturmak ve bunları hemen göndermek için özeti kullanın. Toplantıdan sonraki günden daha geç çıkmamalılar.
