Bazen bir resepsiyonist veya katip olarak bilinen bir ön büro yöneticisi, çok sayıda rolü doldurur. Tipik olarak konukseverlik endüstrisinde bulunan bu müşteriye dönük konum, hem müşteriyle arayüz oluşturmaya hem de ön büro iş görevlerini yerine getirmeye hizmet eder. Sorumluluklar ve tazminat organizasyondan organizasyona ve hatta şirketler içinde büyük ölçüde değişiklik gösterse de, birçok ön büro yöneticisi bir dizi temel görevi paylaşmaktadır.
Müşteri arayüzü
Ön büro yöneticileri sık sık müşterileriyle iletişim kurar, sık sık kuruma girdiklerinde tebrik eder, soruları cevaplar ve satışlar üretir. İstihdam web sitesinde Kariyer Oluşturucu'da yayınlanan genel bir iş tanımına göre, ön büro yöneticileri müşterilerden ödemeleri alabilir ve işleyebilir ve gerektiğinde makbuzlar sağlayabilir. Kariyer Oluşturucu'ya göre, bazı durumlarda ön büro yöneticileri, sorunlu müşterileri veya konukları da ele alıyor ve müşteri güvenliği endişelerini gidermek için uygun güvenlik personelini görevlendirmektedir. Kuruluşa bağlı olarak, bir ön büro yöneticisi tüm misafirlerle veya sadece hassas veya önemli olarak kabul edilenlerle etkileşimde bulunabilir.
Büro Yönetimi
Ön büro yöneticileri, işletmenin ön ofisinin verimli bir şekilde çalışmaya devam etmesini sağlar. Büro yönetimi, konaklama web sitesi Hotel Mule'de yayınlanan bir iş tanımına göre, maliyeti en aza indirmek için harcamaların analizini içerebilir ve bazı yöneticiler ticari faaliyetlerin farkındalığını korumak için günlük kayıt defterlerini inceler. Ön büro yöneticileri, elektronik tablolar ve kelime işlemciler gibi tipik ofis uygulamalarına aşina olmalıdır. İstihdam web sitesine göre The Job Fool, bu pozisyondaki çalışanlar ticari faaliyetlerini sürdürmek için şirketin tescilli sistemlerini de kullanabilirler.
Müşteri Deneyimini Yönet
Ön büro müdürlüğü pozisyonundaki çalışanlar, müşterilere ve misafirlere örnek hizmet almalarını sağlama konusunda önemli bir sorumluluğa sahiptir. Ön büro yöneticileri, yalnızca müşterilerle etkileşime girmenin ve güvenlik konularını ele almanın yanı sıra, müşteri şikayetleri ve artan sorunlar için tek bir iletişim noktası görevi de görür. Ön büro yöneticileri, Hotel Mule'de yayınlanan bir iş tanımına göre, müşteri görüşmelerine yanıt olarak promosyon ücretlerini onaylayabilirler ve bazı ön ofis yöneticileri memnuniyetsiz misafirlere indirim, hizmet kredisi veya ücretsiz hizmet verme yetkisine sahiptir. Ön büro yöneticileri, konukların varışta temiz, tamamen işlevsel bir işletme görmelerini sağlamak için temizlik ve bakım gibi işletme içindeki diğer gruplarla da çalışabilir.
Personel Denetimi
Kuruluşa bağlı olarak, ön büro yöneticileri otel personelinin üyelerini denetlemekten sorumlu olabilir. The Job Fool'a göre denetleme görevleri, müşteri talebini karşılamak için personel çizelgelemesini, iş planlamayı ve atamayı ve çalışan iletişimi geliştirmeyi içerebilir. Ön büro yöneticileri, periyodik personel toplantıları planlayabilir ve yürütebilir ve hatta kurumsal görevlerin tamamlanmasını sağlamak için diğer bölümlerin başkanlarıyla işbirliği yapabilir. Bazı durumlarda, bu pozisyondaki çalışanlar çalışanların değişen iş uygulamalarından haberdar olmalarını sağlamak için eğitim geliştirir ve sunar.
