Dokümantasyon, kişisel, finansal ve genel veri toplama dünyasında günlük yaşamın bir parçasıdır ve sonuç olarak, dokümantasyon işlemlerinde periyodik denetimlerin yapılması uygundur. Denetim, hangi önlemlerin uygulandığını, değiştirilmesi gereken yöntemlerin ve bu değişikliklerin yapılmasının yollarını gösterir.
Satın Alma Prosedürü
Bir kuruluş periyodik olarak, belgelerin alımı için prosedürüne uyulduğunu doğrulamalıdır. Denetim, kuruluşun şu anda dokümantasyon yönetimi için bir metoda sahip olup olmadığını, gerekli belgelerin yetkili personel tarafından onaylanıp onaylanmadığını ve doküman değişikliklerinin ne kadar etkili bir şekilde yapıldığını gösterebilir. Denetimin bu kısmı ayrıca belgelerin ne kadar erişilebilir olduğunu da gösterebilir.
Belge saklama
Belgeler basılı kopya veya bilgisayarlı dosyalar olarak saklanabilir. Denetim, kayıt depolama sistemlerinin kuruluşun ihtiyaçlarına göre kurulup kurulmadığını gösterebilir. Denetim ayrıca, basılı kopyaların ve bilgisayarlı belgelerin dosyada ne kadar süre saklandığını da göstermelidir. Denetim, belgelerin iyi durumda olup olmadığını ve hasara, bozulmaya veya kayba karşı korunup korunmadığını belirlemelidir.
Belge Açıklaması
Denetim, belgelerin bir kuruluşun dosyalama sisteminde nasıl tanımlandığını doğrulamalıdır. Belge adı, numarası veya açıklayıcı biçimde listelenebilir. Bir belgenin bulunmasını kolaylaştırmak için kısa ve ilgili bir açıklaması olabilir. Denetim, belgelerin sürüm numarası ve revizyon tarihine göre sistematik olarak dosyalanmış olup olmadığını göstermelidir.
