Ön büro prosedürleri işinize uyacak şekilde uyarlanmalıdır. Örneğin, bir tıbbi veya dişhekimi muayenehanesi bir hukuk firması, tahsilat ajansı, berber dükkanı veya fabrikadan farklı prosedürler gerektirecektir. Önemli ön ofis amaç ve hedeflerine yönelik kapsamlı bir kontrol listesi geliştirmek için zaman ayırın.
temeller
Sürekli müşteri trafiği alan işletmeler için ön ofis prosedürleri genel iş ortamını yansıtmalıdır. Sıcak ve davetkar bir işletme, profesyonel telefon görgü kurallarının gülümsemesinin ve sürdürülmesinin önemini vurgulayacaktır. Medikal veya dişhekimleri muayenehaneleri, sürekli hasta akışlarına büyük ölçüde güvenmektedir. Bu nedenle, bir klinikteki ön büroda hastaları kontrol etmek, hastayla ilgili soruları şahsen ve telefonla cevaplamak ve ödeme alma ve zamanlama takip prosedürleri dahil olmak üzere hastayla ilgilenme yeteri kadar personeli bulunmalıdır. Çalışma saatleri sonrası müşteri çağrılarını ele almak için bir telefon servisi ile çalışmayı düşünün.
Zamanlama
Başarılı bir ön büro çalıştırmanın önemli bir kısmı, iş randevularının alınmasını içerir. Ön büro çalışanları, atanmadan bir gün önce müşterilerle iletişime geçmeli ve planlanan zamanı onaylamalıdır. Bir iptal veya gösterilmeme listesi oluşturun, böylece bırakılanları telafi etmek için diğer randevuları planlayabilirsiniz. Bir oteldeki ön büro çalışanları doğru oda kayıtlarını tutmalıdır, çünkü bunlar oda servisini ve temizlik işlemlerini doğrudan etkiler. İlk, orta ve lise okullarındaki ön büro çalışanları, öğrencilerin devamsızlığı ve ziyaretçileri ile ilgili olanlar da dahil olmak üzere doğru öğrenci kayıtlarını tutmalıdır.
İyileştirmeler
Ön büro prosedürlerini sürekli olarak değerlendirin. İyileştirme için yer bulursanız, uygun stratejiler oluşturun ve uygulayın. Ön büro aramalarla boğulmuşsa ve her zaman üstün müşteri hizmeti sağlayamıyorsa, personelin uygunluğunu ölçmek için telefon sistemini değiştirmeyi (örneğin, bir bilgisayar telefonu sistemi kullanarak) veya anında mesajlaşma teknolojisini kullanmayı düşünün. Ön büro vaka yönetiminizin kağıtsız çalışarak iyileştirilip geliştirilemeyeceğini değerlendirin.
