Belirli bir işyerinde iş yapmak için ofis prosedürleri kabul edilmiş standarttır. Bu standartlar endüstriye, iş yüküne, coğrafi bölgeye, ofis profesyonelliğine veya şirketin büyüklüğüne göre değişebilir. Örneğin, tıbbi, dişçilik veya yasal uygulamadaki ofis prosedürleri inşaat, perakende veya ithalat sektöründekilerden çok farklı olacaktır. Ancak, endüstrilerde ofis prosedürleri için bazı "normlar" vardır.
Telefon İşlemleri
Tüm ofislerde profesyonel ve saygılı telefon ahlakı gerekir. Telefona derhal cevap verin, açık ve net bir şekilde konuşun ve aramaya asla dönmeden arayana bekletmeden bir arayanı asla bırakmayın - tüm söylenenler "hala isteğiniz üzerine çalışıyorum" olsa bile.
İşyeri dışında veya müsait olmayan işçiler için mesajlar alın. Arayan kişinin ismini, tarihini, saatini ve telefon numarasını ve eğer verildiyse aramanın amacını net bir şekilde kaydedin. Bir sesli posta sistemi mevcut olduğunda, arayan kişiye sesli posta bırakmak isteyip istemediğini sorun ve ardından sesli posta sistemine aktarın. Aramaya, aktarmadan önce arayana bilgi vermeden arama yapmak yasaktır.
Kayıt Yönetimi
Kayıt yönetimi ile ilgili özellikler ofisten ofise büyük ölçüde değişmektedir, ancak tüm ticari işlemlerin ayrıntılarının düzenli ve profesyonel bir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir. Tüm makbuzların, faturaların, hesap özetlerinin, iş emirlerinin, tekliflerin, iş tahminlerinin, yazışmaların, raporların ve şirket tarafından üretilen diğer tüm belgelerin kopyalarını saklayın.
Şirketin özelliklerine göre her satıcı, müşteri hesabı, satışı veya projesi için dosyalar oluşturun. Tüm klasörleri net bir şekilde etiketleyin ve gerektiğinde hızlı bir şekilde alınabilecekleri kolay erişilebilir bir yere dosyalayın. Bunlar, sektörden bağımsız olarak herhangi bir işletmenin doğru yönetimi için şartlardır.
Posta İşleme ve Dağıtım
Gelen ve giden postayı yönetmek de ofise göre değişir, ancak tüm postaları önemli yazışmalar olarak kabul eder ve hemen ele alır, özellikle de müşteriler ve müşterilerle yapılan yazışmalar.
Belirli şirket prosedürlerine bağlı olarak postayı açın ve ilgili departmana veya çalışanlara yönlendirin. Asla "kişisel" olarak işaretlenmiş postaları açmayın. Eğer gelen postalar dağıtımdan önce açılacaksa, bir adres veya gönderen bilgisine ihtiyaç duyulması durumunda zarfı yazışmaların arkasına atacak şekilde yerleştirin.
Gerekirse giden postayı tartın ve uygun posta miktarını sağ üst köşeye ekleyin. Posta bir posta taşıyıcısı tarafından alınırsa, almak için uygun giden yere yerleştirin. Yerel Postaneye götürülürse, kolay taşınması için tüm harfleri bir kutuya koyun. Tüm paketleri emniyetli bir şekilde bantlayın ve uygun teslimat için bunları açıkça etiketleyin.
Bilgisayarlar ve Teknoloji
Bilgisayar verilerinin uygun şekilde korunmasını sağlamak, günümüzde bu tür bilgilere büyük ölçüde güvenen ofisinde önemlidir. Bilgisayar dosyalarını ve donanımını korumak için temel güvenlik prosedürlerini uygulayın.
Belgeleri ve yazılımı korumak için, bu tür bir hizmeti sunan bir Internet sitesinde veya ayrı bir flash sürücüde veya Zip diskinde günlük olarak tüm bilgisayar dosyalarını yedekleyin. İnternetten dosya ve yazılım indirirken dikkatli olun. Bilgisayar her açıldığında virüs koruma programlarını çalışır durumda tutmaya devam edin ve sürekli olarak yeni tehditler ortaya çıktıkça virüs veritabanını güncel tutun.
Donanımı güçlü ve güvenilir bir aşırı gerilim koruyucu ile koruyun. Hiç kimsenin kullanmadığı zamanlarda bilgisayarları geceleri kapatın ve şiddetli şimşek fırtınası sırasında elektronik aksamları çıkarın.
