Modern yaşamın pek çok alanında olduğu gibi, bilgisayarlar hem kişisel finansman hem de küçük ve büyük işletmeler için muhasebenin gerçekleştirilme şeklini değiştirmiştir. Sonsuz manuel giriş satırları yapmak ve elle hesaplama yapmak yerine bilgisayarlar, temel veriler girildikten sonra muhasebe işlemlerinin çoğunu otomatik hale getirdi. Ancak bilgisayarlı muhasebe dezavantajsız değildir ve bilgisayarlı muhasebe kullanılmadan önce artıları ve eksileri dikkate alınmalıdır.
Artan Verimlilik
Bilgisayarlar verimlilik için bilinir ve muhasebe bu kuralın istisnası değildir. Bilgisayarlı muhasebe kullanımı, çoğaltılmış girişleri, elle yazılmış defterleri ve notları ve manuel hesaplamaları ortadan kaldırır, personelin zaman kazanmasını sağlar ve aynı personelin daha fazla işlem ve raporla başa çıkmasını sağlar.
Otomatik Rapor Üretimi
Bilgisayarlı muhasebe, gerektiğinde el ile standart finansal raporlar oluşturmaya zorlanmak yerine, bilgisayarlı muhasebe, hesap bakiyeleri, deneme bakiyeleri, genel muhasebe defterleri, kar ve zarar tabloları ve diğer tipik raporlama gereksinimleri gibi neredeyse anında standart raporlar oluşturulmasını sağlar.
Gelişmiş Doğruluk
Doğru muhasebe için pek çok hesaplama yapılması gerektiğinden, bilgisayarlar insan hatası için ideal bir çözümdür. Veri girişinde hala hatalar yapılabilirken, bilgisayarın hesaplamaları şirketin raporlarının doğruluğunu ve güvenilirliğini artıracaktır.
Esneklik ve Zamanlılık
Bilgisayarlı muhasebe, verilerin işlenmesinde üstündür ve raporlamanın ve manuel analizin eşleştiremeyeceği veri analizinde esneklik sağlar. Dahası, veriler zamanında girildiği sürece, şirketin en yeni bilgilerini içeren güncellenmiş raporlar anında oluşturulabilir.
Veri Koruma Kolaylığı
Verilerin bozulması veya raporların zarar görmesi veya kaybolması durumunda, bilgisayarlı muhasebe yedeklemeden anında geri yükleme yapılmasını sağlayarak kritik bilgilerin kaybolmamasını sağlar. Hayati bilgilerin daha fazla korunması için dijital yedeklemeler yerinde ya da saha dışında tutulabilir.
Personel Memnuniyeti
Manuel muhasebe ile ilgili rutin çalışmaların çoğunu ortadan kaldıran bilgisayarlı muhasebe, personelin daha geniş kapsamlı görevlere odaklanmasına olanak tanır ve manuel hesaplamalar gibi sıkıcı, tekrarlayan işler için harcanan zamanı en aza indirir. Sonuç olarak, çalışanlar daha fazla iş tatmini bekleyebilirler.
İlk maliyet
Birçok avantaja rağmen, bilgisayarlı muhasebenin bir dezavantajı, sistemi kurmanın ilk maliyetidir. Bilgisayarların fiyatı yıldan yıla önemli ölçüde düşerken, muhasebe yazılımı pahalı kalıyor ve binlerce dolara mal olabiliyor.
Personel eğitimi
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri ayrıca, personel için özel bir yazılım eğitimi gerektirir, işletmeye ek eğitim masrafları getirir ve sistemin kullanılmadan önce kullanılması için gereken süreyi uzatır.
Güvenilirlik
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri doğası gereği bilgisayar virüsleri, elektrik kesintileri ve sistemin güvenilirliğini ve kullanılabilirliğini etkileyebilecek donanım hataları gibi tehlikelere karşı duyarlıdır. Bilgisayar sorunlarını düzeltmek, zaman kaybına ve üretkenliğe neden olur.
Dağıtım sorunları
İşletme için önemli zorluk, muhasebe yazılımını düzgün bir şekilde kurmada başarısızlıktan veya işletmenin ihtiyaçlarını karşılamak için yanlış yazılım paketini seçmekten kaynaklanabilir.Yetersiz veya yanlış raporlama, problemi düzeltmek veya yeni bir yazılım çözümü uygulamak için zaman kaybettirmekle sonuçlanabilir.
