Harcırah, çalışanlar ve işletmeler ile derinden rezonansa girer çünkü bu bir tazminat şeklidir. İşletmeler, çalışanların seyahat ve eğlence masraflarını, özellikle de potansiyel yeni müşteriler için, masrafları karşılamaya yardımcı olmak için harcırah kullanırlar. Fon harcaması veya harcamamasına bakılmaksızın çalışana tahsis edildiği giderlerden farklıdır. Bu sayının belirlenmesi birkaç adım alır.
Tipik bir iş gezisinde makul olarak tüketilmesi gereken maddeleri belirlemek için iş yöneticileri ve insan kaynakları temsilcileri ile birlikte çalışın. Bunlar arasında potansiyel müşterilerin yer alması durumunda yiyecek, barınma, seyahat ve diğer eğlence yer almaktadır.
Deneyiminize ve yönetim ekibinizin geri bildirimlerine dayanarak bu kalemlerin her biri için tipik bir miktar belirleyin. Bulunduğunuz yere göre, kişi başına 20 ABD doları uygun olabilir ve otel odası için gecelik 150 ABD doları da kabul edilebilir. Harcanan tüm fonları harcırah başına bir gün için ekleyin.
Çalışanlarınızın seyahat edebileceği dünyanın alanını inceleyin. Alanın ne kadar pahalı olduğunu belirlemek için Numbeo gibi ücretsiz bir yaşam maliyeti endeksi web sitesini kullanın. Federal hükümet ABD için bir endeks sağlıyor ve bazı ücretsiz uluslararası siteler küresel şehirler için endeks sağlıyor.
Dizini bölgenizdeki günlük harcırah ile çarpın. Örneğin, memleketinizdeki günlük harcırahın 250 dolar olduğunu ve çalışanın şehrinizin 1.5 katı kadar pahalı olan New York'a gittiğini belirlerseniz, tahsis 375 $ olur.
Çalışanın kullandığı seyahat günü sayısını hesaplayın. Kısmi günler varsa, yolculuktaki saat sayısını 24 ile bölün ve harcırah ile çarpın. Her gün harcırah miktarını toplayın ve fonları bir çalışana tahsis edin.
