Çalışan maaşını hızlı bir şekilde değiştirmesi konusunda endişeli olsa da, maaş bordrosu departmanı, çalışanın kaygısını, şirketin yeniden gönderimin doğru şekilde yapılmasını sağlama ihtiyacıyla dengelemesi gerekir. Orijinal çekin daha önce ödenmemiş olduğunu garanti ederken, çalışanlara karşı empatik olmanız gerekir.
Bordro sistemindeki kayıp çeki detaylarına bak. Alacaklı adına ek olarak, çekin tarihini, numarasını ve tutarını bilmeniz gerekir.
Çekin gönderilmediğini doğrulamak için bankanıza başvurun.
Bankanızın çekle ilgili ödemeyi durdurmasını isteyin. Stop-stop talepleri genellikle verildikten 24 saat sonrasına kadar geçerli olmaz, ancak kurallar finansal kuruma göre değişebilir. Bu nedenle, stop ödeme işleminin başarılı olduğundan emin olmak için çeki değiştirmeden önce en az 24 saat beklemek iyi bir politikadır.
24 saat bekleyin ve stop ödeme işleminin başarılı olduğunu doğrulayın. Başarılı olursa, bir sonraki adıma geçin.
Çalışana değiştirme çeki düzenleyin. Bu işlemi maaş bordrosu sisteminizde tamamlamanız gerekir, böylece değiştirme kontrolü çalışanın Form W-2'sine kaydedilir ve eklenir. Değişim çeki, asıl çek ile aynı kazanç, vergi, kesinti ve net ödemeye sahip olmalıdır. Değiştirme kontrolünü doğrudan maaş bordronuzda oluşturamıyorsanız, kontrol ayrıntılarını sisteme girdiğinizden emin olun.
Değiştirme kontrolünde gerekli imzaları alın. İncelemek için çeki imzalayan kişiye destekleyici belgeler eklediğinizden emin olun.
Bordro sisteminizdeki orijinal kontrolleri iptal edin. Bu adım, çalışanların Ücret W-2 Formunda, Yıllık Ücret ve Vergi Beyanında ücretlerin ve vergilerin ikiye katlanmamasını sağlamak ve çeki ödenmemiş kontrol listenizden kaldırmak için çok önemlidir.
Değiştirme çeki çalışana teslim edilir.
İpuçları
-
Çalışandan, maaşının kaybolduğunu bildiren bir onay belgesi imzalamasını ve çeki bulursa parayı ödemeye çalışmayacağını kabul etmesini isteyin. Çalışanlarınıza doğrudan para yatırma veya bordro bankamatik kartları sunma yeteneğiniz varsa, katılımlarını, uğraşmanız gereken kayıp kontrol sorunlarının sayısını azaltmanın bir yolu olarak teşvik edin. Stop ödemeleri politikasını belirlemek için bankanıza başvurun. Stop ödemesi başarılı olmazsa, çalışana bildirimde bulunun ve kimlerin para ödeyeceğini belirlemek için iptal edilen çekin bir kopyasını isteyin. Bundan sonra yapacaklarınız, çeklerin nasıl ödendiğini çevreleyen gerçeklere ve koşullara bağlı olacaktır.
Uyarı
Bazı çek bozdurma hizmetleri, üzerinde durma ödemesi olan bir çeki bozdurur. Devlet yasalarına bağlı olarak, bu çekle çek bozdurma servisine yapılan ödemelerden hala sorumlu olabilirsiniz.
