Küçük nakit ofis fonları, posta ücreti, ziyaretçilerin park masrafları veya taksi ücretleri gibi küçük masrafları karşılamak için kuruluşlarda küçük nakit fonları kullanılır. Küçük nakit fonları genellikle işyerinde nakit olarak tutulur. Küçük bir nakit hesabının likit doğası nedeniyle, bir kuruluşun içindeki diğer fonlara karşı küçük nakit fonları için farklı riskler vardır.
Kişisel Krediler
Küçük nakit fonuna erişimi olan bir çalışan, fonu kısa vadeli kişisel bir kredi kaynağı olarak kullanmanın, faturaları ödemek için fondan para almanın ya da ödenene kadar diğer kişisel harcamaları karşılamanın kabul edilebilir olduğunu düşünebilir. Bu tür işlemler kaydedilmemiştir ve küçük nakit fonların tamamen çalınmasına yol açabilir. En azından, fonlar çalışanın "kredisi" döneminde meşru kullanım için uygun değil.
Çek Nakit
Küçük bir nakit fonu bir banka hesabına yerleştirildiğinde, hesaba erişimi olan bir çalışan, hesaba karşı kişisel çekleri nakde çevirmeye çalışabilir. Bankalar, kişisel çeklerin nakdedilmesini önleyen politikalara sahip olabilir, ancak bir çalışanın yeterli fonu olmayan çekleri bozma riski vardır. Kötü çek geri geldiğinde, fonlar küçük nakit fonundan çekilir ve durum düzeltilinceye kadar komplikasyonlara neden olur.
Harcama Kaydı
Bir küçük nakit fonu bir kuruluş içindeki normal harcama raporlama prosedürlerini çevrelediğinden, küçük nakit fonlarının yanlış tahsis edilme riski artar. Girişim defterinin veya küçük nakit ödemelerinin fonla kayıt altına alınması, kötüye kullanma riskini arttırır. Küçük para ödemelerinin kaydı küçük para ile tutulmamalı ve küçük para fonuna erişimi olan hiç kimse tarafından tutulmamalıdır. Başka bir parti kayıt harcamalarının olması, fonun kötüye kullanılmasının önlenmesine yardımcı olur.
Yetkisiz Erişim
Küçük nakit fonları likit varlıklardır, bu yüzden bu paraya erişim, kayıp fonlar için birbirlerini suçlayabilecek çok sayıda saklama görevlisinden kaçınmak için bir kişi ile sınırlandırılmalıdır. Küçük nakit fonlarının tek bekçisi, parayı güvenli bir yerde tutmaktan sorumlu tutulmalıdır. Nakit paraya bürünen kutunun kilidinin olması gerekiyor - bir kasiyer çekmecesi makul bir seçenek - yetkisiz erişimi engellemek için. Küçük nakit fonunu daha da güvenli hale getirmek için, kutunun kilitli bir dolap, masa çekmecesi ya da yalnızca küçük para fonunun vesayetinin erişebildiği bir kasa gibi güvenli bir yerde muhafaza edilmesi gerekir.
