Bir çağrı raporu, başarılı bir iş yürütmenin önemli bir yönüdür. Satış görevlileri ve diğer profesyoneller, yaptıkları tüm telefon görüşmelerinin ayrıntılarını ve ayrıca potansiyel müşterileri ve ziyaretçileri ziyaret etmek için çağrı raporlarını kullanır. Çağrı raporları tipik olarak tartışılanları, konuşmanın sonucunu ve diğer ilgili bilgileri içerir. Bu raporlar daha sonra denetçilere sunulur ve müşterileri ile temasların kaydını tutmak için kullanılır. Ayrıca denetçilere bir çalışanın iş performansı hakkında değerli geri bildirimler verebilirler.
Kiminle konuştuğunu belgelemekle başla. Bu kişi hakkında ayrıntılı bilgi ekleyin. Bir müşteri, potansiyel müşteri veya geri dönen müşteri olabilir. Çağrı raporu, kişinin adını, iş unvanını, şirketi, iletişim bilgilerini ve diğer tanımlayıcı özellikleri içermelidir. Örnek bir karakteristik, bu kişinin şirket içinde kendisine daha fazla güç kazandıracak bir terfi için hazır olması olabilir.
Rapora, arama veya ziyaret sırasında başkasıyla konuşup konuşmadığınızı ekleyin. Bir resepsiyon görevlisi veya asistanla konuştunuz veya şirketten bir başkası satış görüşmesine oturmuş olabilir. Şirketin sizden satın alıp almama konusunda karar verme yetkisine sahip olup olmadığı gibi üçüncü tarafla ilgili bilgileri de eklediğinizden emin olun.
Aramanın amacını ve şahsen mi yoksa telefonda mı olduğunu not edin. Bir satış yapmaya, bilgi almaya veya mevcut bir müşteriyi yakalamaya çalışıyor olabilirsiniz. Aramanın amacının detaylandırılması önemlidir, çünkü siz ve amiriniz aramanın başarılı olup olmadığını analiz etmeniz gerekecektir.
Aramanın başarısı hakkındaki görüşünüzü arama raporuna ekleyin. Başarı genellikle sonuç tarafından belirlenir. Örneğin, nihai sonuç bir satış ise, arama büyük olasılıkla başarılı olmuştur. Ancak, başarı her zaman siyah ya da beyaz değildir. Potansiyel bir yeni müşteri ile iletişim kurmaya çalışıyor olabilirsiniz. Bu nedenle, bu kişiyle konuşabiliyorsanız, satışın kapatılıp kapatılmadığına bakılmaksızın arama başarılı olmuştur.
Arama raporunda alakalı olduğuna inandığınız diğer bilgileri dahil edin. Ofisteki görünüm ve his veya konuştuğunuz kişinin ruh halinin tümü, arama veya ziyaretin nihai sonucuyla potansiyel olarak ilgili olabilir. Ayrıca, bu tür bilgiler gelecekte bu kişiyle iletişim kurma şeklinizi belirleyebilir. Örneğin, potansiyel bir müşteri satış yaklaşımınızdan rahatsız görünüyorsa, amiriniz, ofisinizde farklı bir satış yaklaşımı olan başka bir satış görevlisinin gelecekte bu belirli kişiyle iletişim kurmaya çalışmasını önerebilir.
İpuçları
-
Arama raporlarınızda doğru yazım ve dilbilgisi kullandığınızdan emin olun. Süpervizörünüzü basit hatalarla rahatsız etmek istemezsiniz. Ne de olsa, iş performansınızı değerlendirmek ve şirkete değer vermek için arama raporlarınızı kullanıyor olabilir.
