İyi toplantı tutanakları hazırlamak ve yazmak, herkesin küçük bir hazırlık ve ayrıntıya dikkat ederek edinebileceği becerilerdir. Tarafsız ve doğru bir toplantı kaydı birçok işletme için yasal bir gerekliliktir. Bir işletme, siyasi, sosyal veya gönüllü kuruluş için dakikalar yazsanız da, dakikalar kuruluş geçmişinin kalıcı bir parçası olacaktır. Çoğu durumda, dakikalar yıllar, on yıllar ve bazen de yüzyıllarca tutulur.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Gündem
-
Katılımcıların listesi
-
Kasetçalar
-
Not defteri
Toplantı gündemini, tutanakları ve tutanakları kaydetmek için gerekli ekipmanı içeren toplantıya erken gelin. Toplantı kolaylaştırıcısının yakınında bir koltuk seçin. Toplantı kolaylaştırıcısına yakın oturmak, daha iyi duymanızı ve açıklamaları kolayca istemenizi sağlar.
Toplantının ses transkriptini kaydetmek için bir kayıt cihazı kullanıp kullanamayacağınızı sorun. Bir bilgisayarda notlar alırsanız, doğru çalıştığını doğrulayın ve bilgisayarın başarısız olması durumunda yedek not alma yöntemi olarak kullanmak için bir kağıt defter ve yazma aletleri bulundurun.
Toplantının siparişe çağrıldığı tarih ve saati kaydedin. Memur raporlarının ve komite raporlarının özünü kaydedin. Genellikle toplantı tutanaklarına tam raporlar eklenir. Hareketleri gerçekleştikçe kaydedin. Her hareketi kimin başlattığını, hareketi kim atadığını ve hareketin onaylanıp onaylanmadığını, "taşınan" olarak bilinen veya başarısız olduğunu dahil edin. Bir gündem maddesi masaya yatırılırsa - toplantı sırasında hareket etmiyor, ancak daha sonra bir süre boyunca tutulursa, öğeyi masaya almak için hareketi tanıtan ve hareketi kim atandığını not edin. Duyuruları ve takip toplantılarının tarihlerini kaydedin.
Bir toplantı tutanağı şablonu bulun veya oluşturun. Kuruluşunuzda zaten bir toplantı tutanağı şablonu olabilir. Olmazsa, çevrimiçi olarak sunulan birçok toplantı dakikası şablonundan birini kullanabilir veya kendi şablonunuzu oluşturabilirsiniz. Şablon bir başlık, gövde ve imza hattına ihtiyaç duyar. Başlık, kuruluşun adını ve toplantının tarihini, saatini ve yerini içerir.
Toplantı gündemini rehberiniz olarak kullanarak şablonun gövdesini oluşturun. Bu bölüme aşağıdaki maddeleri dahil edin: katılım istatistikleri, son toplantı tutanağının onaylanması, görevli ve komite raporları, eski işler, yeni işler, duyurular ve erteleme süresi.
Şablonun sekreter ve onaylayan makam için imza ve tarih çizgileri içerdiğinden emin olun.
Şablonu kullanarak dakikalarınızı hazırlayın. Aşırı detayı ortadan kaldırın. Karar verildiğini, eylemin kim olacağını, ne zaman yapılması gerektiğini ve kuruluşun proje ne zaman tamamlanacağını nasıl bileceğini kaydedin. İlk taslağınızı tamamladıktan sonra, gereken her şeyi aldığınızdan emin olmak için toplantının sesli transkriptini gözden geçirin. Ardından dakikanızı düzenleyin.
Tutanaklar, kuruluşun gerçekleştirdiği eylemlerin bir kaydıdır. Bir transkript olan söylenen her şeyin kaydı değildir. Dakikalarını profesyonel tut. Fikrinizi, değerlendirmenizi veya yorumunuzu dahil etmeyin. "Sıcak tartışma" ve "mükemmel yorum" gibi ifadelerin profesyonel toplantı tutanaklarında yeri yoktur. Asla çekilmiş hareketleri dahil etmeyin.
Görevliler ve komite raporlarını tamamladığınız dakikalara ekleyin. Gerekli sayıda kopya alın. Mümkünse, toplantıları bir sonraki toplantıdan birkaç dakika önce dağıtın, böylece eklemeler ve / veya düzeltmeler hızlı bir şekilde yapılabilir.
İpuçları
-
Toplantıya geldiklerinde listenizdeki katılımcıları işaretleyin. Kaygıları ve kaygıları kaydedin. Adların doğru yazıldığından emin olun. Dakikalarınızın yedek bir kopyasını saklayın. Açıklama sormaktan korkma.
