Bir şikayet gönderirken veya müşteri hizmetleri yardımı talep ettiğinizde hedefinizi hedefleyin. Kendi hayal kırıklığınızı gidermek ve bir çare için kibar, uyumlu bir istek bir araya getirmek suretiyle müşteri hizmetleri mektubu savaşını kazanın. Gazete muhabirleri geleneğine çok benzeyen birkaç basit yönergeyi izleyerek sonuç almak için bir müşteri hizmetleri mektubu yazın.
Kim?
Mektubuna dikkatlice hitap et. “Nasıl Yapabileceğini … gönderdiğine emin ol,” diyor.
Uygun isim ve adres araştırması; tahmin etme ya da varsayma. Şikayetinizi, "Müşteri Hizmetleri Departmanı" yerine uygun cadde adresiyle birlikte "Müşteri Hizmetleri Direktörü, ABC Gadget Şirketi" John Smith'e yöneltin.
Bilgi için şirket ofisini arayın, Hoover's (aşağıdaki kaynak) gibi çevrimiçi kaynakları arayın veya daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa Better Business Bureau'yu deneyin.
Ne, Nerede ve Ne Zaman?
Mektubunuzda onurlu bir dil kullanın. Şikayetinizin konusu olan ürünü veya hizmeti tanımlayın. Marka, model, yıl, teslim tarihi veya kurulum tarihi gibi ayrıntıları belirtin.
The RocketLawyer web sitesinde, "Sorunu tanımlarken, belirli ve konuya dikkat edin. Yalnızca ürünün 'işe yaramadığını" belirten yeterli bilgi sağlamadığını belirtin. Şikayetinizin ayrıntılı bir özeti, şirkete sorununuzu çözmede yardımcı olacaktır. " müşteri şikayet mektubu şablonları sağlar.
"Üç hafta önce ayarlanan bir MagnaGadget satın aldım ve ambalajını açtıktan hemen sonra sorun yaşamaya başladım. Gadget'lar rafta veya tutamak üzerinde durmaz", "Ürünleriniz kokuyor!" Dan çok daha fazla bilgi veriyor. Şikayetinizi ele almak için ihtiyaç duydukları araçları şirkete verin.
Nasıl?
Sorunu çözmek için şimdiye kadar uyguladığınız adımları listeleyin. Ne yaptığını ve ne cevap aldığını açıkla.
“Seti satın aldığım mağaza beni Metro'daki yerel müşteri hizmetleri departmanınıza yönlendirdi. O ofisteki Bay George Allenby, seti bir indirim prizinden satın aldığımdan bu yana bana yardım edemediklerini söyledi. Güvenilir araçlar için itibar ve şu ana kadarki cevapta çok hayal kırıklığına uğradım."
Soruna özel ve tatmin edici bir çözüm sunun. “ABC'nin iyi bir ürün yaptığına inanıyorum. Bu muhtemelen şirkete küçük bir aksaklık, ancak bu benim için büyük bir sorun. ABC'nin kusurlu MagnaGadget setinin yerine geçmesi durumunda mutlu olurdum.” Şirkete işleri düzeltmek için bir yol verin, ancak makul olun.
Niye ya?
Mektubun alıcısına tedavi edilmek istediğiniz gibi davranın: Onurlu ve sıkı iyi görgü kuralları size edepsizlik ve hakaret edici davranışlardan daha iyi sonuç verecektir. Bu tavsiyeye uyun: "… inceliğini unutmayın, ancak kesin. Eğer haksız olduğunuzu düşünüyorsanız, silahlarınıza bağlı kalın ve sorun çözülene kadar tatmin olmayın" diye vurguladı. Kolaylaştı. Mektubun alıcının saygısını kibar ve makul bir yaklaşımla kazanın; bu sayede sorunun sizin memnuniyetinize çözülmesi çok daha muhtemel olacaktır.
Mektup Yazma Bilgisi
Meşgul İnsanlara Şikayet Mektupları; John Bear ve Maria Ayı, 1999
Şok, dehşete düşmüş ve dehşete düşmüş: Nasıl sonuç alan şikayet mektupları yazılır; Ellen Phillips, 1998
