Bağlama ve kapatma sözcükleri genellikle iş mektuplarında birbirinin yerine kullanılsa da, öğeler dahil etmenin farklı yöntemlerini temsil eder. En katı anlamda, bir ek ayrı bir belge olarak değerlendirilirken ekin mektubun bir parçası olduğu kabul edilir. Hükümet gibi bazı kuruluşlar için, her birinin kullanımı gönderilen yazışmalarla sınırlandırılırken, bazıları için kullanımı kabul edilebilir.
Ek ekleme
Ek, işletme mektubunun bir parçası olan belgedir. Harf içindeki bilgileri ekler veya daha fazla açıklar. Bazı örnekler, finansal faturalandırma veya tahminlerin görsel bir açıklamasını sağlayan bir elektronik tablo, işletme eğilimlerinin grafik görünümünü veya bütçesini gösteren bir tablo içerir. Bir ek gönderirken, harfin sol alt tarafına "Ek" kelimesini noktalı virgül ve ek sayısı ile ekleyin. Mektubun gövdesinde, mektuptaki bilgiyi zenginleştiren veya daha fazla açıklayan bir öğenin (veya birden fazla öğenin ekli) eklendiğini de belirtmelisiniz.
Bir Muhafaza Dahil
Ek, iş mektubuna ek olarak bir belgedir. Kendi dokümanı olarak tek başına durabilir ve iş mektubunun dokümanın ne olduğunu veya nasıl yorumlanacağını açıklamasını gerektirmez. Bir işletme mektubunda bir mahfaza gönderirken, “Enc” harflerini yarı-kolon ile yerleştirin veya sol taraftaki harfin altına “Enclosure” kelimesini yazın. Ardından belgenin adını yazın. Bu, okuyucuya yazışmalarda ikinci bir belge bulunduğunu bildirir. Muhafaza için uygun bir belgenin bir örneği, kapak mektubu içeren bir özgeçmiştir. Özgeçmiş harften ayrı ve kolayca tek başına duruyor.
E-postadaki Ekler
Bazı durumlarda, bir ek ile bir ek arasında ayrım yapmak için uygun bir yöntem yoktur. Bu durumlardan biri, e-postayla iş mektubu gönderirken ortaya çıkar. Verilen hiçbir muhafaza seçeneği olmadığından ve e-posta bir elektronik iletim şekli olduğundan, e-postayla gönderilen tüm belgeler ek haline gelir. Ek, e-postaya, e-postanın gövdesiyle birlikte gönderilen indirilebilir bir öğe olarak eklenir.
Federal Hükümet Kullanımı
Bazı federal hükümet şubelerinde eklerin ve kapalı alanların kullanımı için kurallar olabilir. Örneğin, yazışma el kitaplarında, ABD Jeolojik Araştırmaları, yazışmalar gönderilirken eklerin ve eklerin nasıl kullanılacağını açıklar. El kitaplarına göre, yazışma bir not olduğunda ek olarak bir öğeyi gönderirsiniz, oysa bir mektup ise ek belgeler için ek kelimesini kullanmanız gerekir. Her iki durumda da, imza bloğunun iki satırının altına "Enclosure" veya "Attachment" yazın. Bunu yapmak, okuyucuya muhafazaları veya ekleri aramasını söyler. Kayıplarsa, mektup veya notla gönderilmeleri amaçlandığından gönderilmelerini isteyin.
Birden fazla ek veya ek varsa, kaç tane "2 Ek" veya "3 Ek" olarak belirtin. Metinde tanımlanmamışsa, kelimenin arkasından iki nokta üst üste basın, ardından belgenin başlığını veya sonraki satırdaki açıklamayı kullanın. Örneğin: "Enclosure:" (sonraki satır) iki boşluk girer ve noktalama işaretini bitirmeden "John Q. Adams Özgeçmiş" i ekler. Metinde belirtilmeyen birden fazla ek veya ek varsa, her birini ayrı bir satırda tanımlayın veya tanımlayın. Örneğin: 2 Ekler: (sonraki satır) iki boşluk girip şunu yazın: "John Q. Adams'ın Özgeçmişi" (sonraki satır) iki boşluk girip yazıp: Son noktalama işaretleriyle "Ödüllerin ve Başarıların Listesi" ni girin.
