Bir sözleşme teklifi yazmak, şirketinizin neden bir kamu sektörü kurumunun aradığı işe ya da bir özel sektör şirketinin talep ettiği danışmanlık projesine en uygun olduğunu açıklayan zorlayıcı bir anlatı oluşturmanızı gerektirir. Kamu sektörü önerileri yazmak için en zor olan ve çoğu zaman inşa etmek için en çok zaman harcadığı için, devlet için kazanan bir sözleşme önerisi yazmayı biliyorsanız, özel sektör işlerine bir tane yazmak çok kolay.
Bir Sözleşme Teklifi Nasıl Yazılır?
Herhangi bir çevrimiçi çalışma panosundaki teklif yazarları için yardım isteyen listelemeleri gözden geçirmek, kazanan bir teklif oluşturmak için kullandığınız becerinin çok değerli olduğunu gösterir. Ancak kazanan sözleşme teklifleri yazabilmek, iyi bir İngilizce yazma becerisinden ve İngilizcenin komutundan daha fazlasını gerektirir. Müthiş bir şekilde yazılmış sözleşme teklifleri bir ekip çalışması ve şirketin hizmetleri veya ürünleri, sözleşme ve satın alma süreçleri ve fiyatlandırması hakkında net bir anlayış gerektirir. Bir sözleşme önerisini bir araya getirmek, planlama, strateji ve araştırma aylarını ve hatta aylarını alabilir. Sözleşme teklifi yazma tek kişilik bir iş değildir. Pek çok kuruluşun, şirketin iş geliştirme bölümünün bir uzantısı olarak “yakalama ekipleri” vardır.
İşletmeler Bir Sözleşme Teklifini Ne Zaman Kullanır?
Devlet kurumlarına hizmet veya ürün sağlayan birçok şirket, kamu sektöründe iş elde etmenin bir yolu olarak sözleşme tekliflerini kullanır. Özel sektörde sözleşme teklifleri için kullanımlar vardır, ancak özel sektör işlerine ilişkin teklifler genellikle devlet ihaleleri ve satın alma görevlileri için yazılmış tekliflerden daha az karmaşık ve yapılandırılmıştır. Kuruluşunuz için sözleşme teklifleri yazacaksanız, hükümet taleplerinin benzersiz yapısı ve kamu sektörü kurumlarıyla iş yapmanın gereklilikleri nedeniyle devlet odaklı teklifler hakkında daha fazla bilgi edinmek iyi bir fikirdir. Örneğin, federal hükümet için nasıl bir kazanan teklif teklifi yazacağınızı biliyorsanız, örneğin özel sektördeki organizasyon işinizi kazanacak bir tane yazmak, karşılaştırılması kolay olacaktır.
Satın Alma Süreci
ABD Genel Hizmetler İdaresi Federal Edinme Yönetmeliği'ni (FAR) yayınlar. FAR, federal hükümet satın alma süreçleri ve kuralları hakkında bilmek istediğiniz her şeyi içeren 2.000'den fazla sayfa kitaptır. Amazon, kitabı ve Cliffs-Notes-esque sürümlerini de taşıyor, ancak devlet sitesinden indirebilir ve tüm güncellenmiş revizyonları ve değişiklikleri aldığınızı bilirsiniz. FAR'ı tanıyın ve bir sözleşme teklifi hakkında yazabileceğiniz birçok soruyu yanıtlayacaktır. En azından, hükümetin ürün ve hizmet taleplerine bu kadar ayrıntılı cevaplar vermesinin neden ve neden gerekli olduğunu daha iyi anlayacaksınız.
Hükümet edinme süreci genellikle bir talep ile başlar. Talep, hizmet veya ürün gerektiren kurum hakkında bilgi içeren, halka açık bir belgedir. Talep, hizmet veya ürünün türü ve hükümetin teslim edilen hizmeti veya ürünü nasıl istediği ile ilgili detayları içerir. Ayrıca, satıcı-kurum ilişkisinin yönetim şart ve koşullarını da belirler. Bir hükümet talebinde "Yüklenici" veya "Satıcı" olarak adlandırılırsınız. Bazı durumlarda hükümet, talep edilmenin yayınlanmasından önce bir Bilgi İsteği (BİD) çıkarır. Bir RFI'nın amacı, hükümetin istediği hizmeti veya ürünü sağlama yeteneğine sahip şirket türlerini belirlemektir. Bir BİD'ye cevap vermek bazı işler gerektirir, ancak hükümet taleplerine cevap vermek için gereken çabayı hemen hemen değil.
Birkaç farklı talep türü vardır: Teklif Talebi (RFP), Teklif Talebi (Teklif Talebi) ve Teklif Verme Daveti (ITB). Bu talep tipleri arasındaki farklar, sözleşme teklifinizi nasıl yapılandırdığınızı belirler. Bir RFP genellikle şirketinizin fikirlerini ve yaklaşımlarını, hükümetin RFP'de tanımladığı sorunu çözme yeteneğinizi gösteren çok ayrıntılı ve inandırıcı bir şekilde sunmanızı gerektirir.
Örneğin, bir kurum devlet liderleri için yönetici koçluğu ve liderlik geliştirme hizmetleri ihtiyacını belirten bir RFP yayınladığında, sözleşme teklifiniz şirketinizin yönetici koçluğu hizmetlerini tanımlamalıdır; antrenörlerinizin ve danışmanlarınızın uzmanlık ve nitelikleri; koçlarınızın koçluk oturumlarına güvendikleri teoriler ve devlet yöneticilerinin koçluk işlerinden en iyi şekilde yararlanmaları için kullandığınız süreç. Ayrıca, şirketinizin kalite güvence adımları hakkında ayrıntılı bilgi sağlamanın yanı sıra, düzenli raporlama, kayıt tutma ve kaynakların tahsis edilmesi yoluyla koçluk sözleşmesini nasıl yönetmeyi önerdiğinizi de belirtmelisiniz.
Bir işletmede sözleşme teklifi kim yazıyor?
Kalem kağıdına koymadan veya bilgisayarınıza oturmadan önce yakalama ekibinizi bir araya getirin. Genel olarak konuşursak, sözleşme teklifini yazan sadece bir kişi yoktur, teklif yazmak bir ekip çalışmasıdır. Bu, yakalama ekibindeki birkaç kişinin yeteneğini ve uzmanlığını içeren işbirliğine dayalı bir girişimdir. Ele geçirme ekibindeki her bir kişinin teklif yazımında rolü vardır. Yukarıdaki örneği kullanarak, şirketiniz zaten yönetici koçluğu hizmetleri sağlama işindeyse, yakalama ekibine değer katabilecek kişiler yönetici koçluğu proje yöneticisi, sözleşmeler yöneticisi, teklif yazarları, bir muhasebeci veya işletme görevlisi ve şirket başkanı. Başkan süreci denetleyecek ve hükümete sunulduğunda sözleşme teklifini imzalayacaktır. Şirket başkanı veya temsilcisi, teklif yazma ve teslim aşamasında yer alır, çünkü bağlayıcı belgeler düzenleme yetkisine sahiptir.
Teklif yazma süreci boyunca, yakalama ekibinizin düzenli toplantılar yapması gerekir. Bu toplantılar sırasında strateji, yaklaşım, yeni zeka ve ilerlemeyi tartışıyorsunuz. Yakalama ekibi lideri, sözleşme teklifinin hazırlanmasındaki lojistikten sorumlu bir iş geliştirme uzmanı olabilir. Alternatif olarak lider, şirket başkanının lider olarak atadığı veya ekibin liderliğini üstlenmekten sorumlu olan daha deneyimli bir kişi olabilir. Yakalama ekibinizle düzenli toplantılar yapmak, sözleşme teklifinizin devam etmesini ve nihai teklifinizi sunmak için son teslim tarihini karşılamanızı sağlayacaktır. Teklifle ilgili sayısız değerlendirme, redlining ve tartışmalar olacak - küçük sözleşmeler için bile çok büyük bir çaba.
Bir Sözleşme Teklifi Nasıl Kazanılır
Amacınız bir sözleşme ödülü kazanmak - bir sözleşme teklifi kazanmak değil. Ancak önemli olan şey, anlam içeriğinin değil, teklif içeriğinin içeriği ve zorlayıcı niteliğidir. Kazanan bir sözleşme teklifi yazmanın ilk adımı, talepte bulunan kurumu araştırmaktır. Bazı şirketler devlet kurumları hakkında bilgi sağlar; ancak, yakalama ekibinizin her üyesi, ajans hakkında sahip oldukları her türlü bilgiye katkıda bulunmalıdır. Örneğin, proje yöneticiniz, önceki yönetici koçluğu çalışmasından gelen ajansın stratejik yönü hakkında bilgi sahibi ise, bu ajans ile koçluk ilişkisinin sonuçlarını açıklamakta yararlı olabilir. Veya, işletme görevliniz talep eden kuruma kongre ödeneklerini gözden geçirdi ise, sözleşme teklifinize eşlik eden fiyatı belirlemede yararlıdır.
Kazanan bir sözleşme önerisi yazmak, hükümet talebine cevap vermek için sistematik ve sistematik bir yaklaşım gerektirir. İlk önce araştırmanızı yapın. Ajansa aşina değilseniz, misyon, vizyon ve temel ilkeleri anlamak için web sitesini inceleyin. Bu şeyleri teklifinize dahil edin ve şirketinizin misyonu, vizyonu ve temel ilkeleri ile uyumluysa, daha iyisi. Bu paralellikleri çizin, bu nedenle hükümetin teklif inceleme ekibi şirketinize uyumu görüyor. Ajansla benzer bir bağlantı kurabilmek için anahtar stratejik bir yaklaşım.
Ajansın ne istediğini anladığınızdan emin olmak için talepleri inceleyin ve taleplere cevap vermek için gereken zaman ve çabayı uzlaştırın. Alanında kesinlikle geçmiş performans veya deneyiminizin olmadığı büyük ölçekli bir proje için teklif sunuyorsanız, bu talebi kabul etmeniz veya hizmet alanındaki yeteneklerinizi tam olarak tanımlayan son derece çekici bir teklif yazmanız gerekir. devlet kurumu gerektirir. Rekabet konusunda da araştırma yapın. Federal hükümet ajanslarının taleplerini kısaca Federal İş Fırsatları web sitesinde (FedBizOpps) yayınlamaları gerekmektedir (fbo.gov). Talep kaydındaki "İlgilenen Satıcılar" sekmesinde, potansiyel yüklenici ve satıcıların bir listesini bulacaksınız. Bu sekme altında listelenen tüm şirketler sözleşme teklifi sunamaz; ancak, rekabetinizin kim olduğunu anlamak için iyi bir başlangıç.
Sözleşme Teklifi Örnek Mektup
Kazanan bir sözleşme teklifi sunmanın ana adımlarından biri, teklifinizin bileşenlerini sipariş etmek. Birçok iş raporunda, bir yönetici özeti yalnızca raporun "eti" tamamlandıktan sonra hazırlanır. Aynı uygulama, sözleşme teklifi mektubunun oluşturulmasında da akıllıcadır. Sözleşme teklifi mektubunu yönetici özeti olarak düşünün - tüm sözleşme teklifleriniz için kullanacağınız bir taslak beyanı hazırlayın, ancak sözleşme teklifinizi yazarken son adım için ayrıntılandırmayı kaydedin.
Hükümet için yapılan çoğu sözleşme teklifi elektronik olarak iletilir. Bu nedenle, bir sözleşme önerisi örnek mektubu, "ABC Danışmanlık, ABC'nin Teknik Yaklaşımı, Ücretlendirme ve Ana Personel için Özgeçmişler de dahil olmak üzere RFP # 0000'a verilen yanıtı göndermekten memnuniyet duymaktadır." şanzıman." Makbuz onayı istemenin nedeni, teklifi son teslim tarihine kadar gönderdiğine dair kanıtın olmasını sağlamaktır. Bununla birlikte, kazanan bir sözleşme teklifinin tanıtımı, iletim e-postasından daha fazla bir teklif mektubudur.Sözleşme teklifinizin ilk bölümünde, şirketiniz, şirketinizin sunduğu hizmetler hakkında temel bilgiler bulunmalı ve nitelikli bir yüklenici veya satıcı olmanızın nedenini kısaca belirtmelisiniz. Bir sözleşme teklif mektubu olarak hizmet veren örnek bir giriş:
ABC Danışmanlığı (ABC), üstün müşteri odaklı çözümler, esneklik ve yenilik sağlama misyonuyla 8 (a), ekonomik açıdan dezavantajlı, kadına ait küçük bir işletmedir (EDWOSB). Temel hedeflerini değerlendirmek ve düşük maliyetli, verimli ve sonuç odaklı çözümler sunmak için müşterilerimizle birlikte çalışıyoruz. ABC yönetim ekibi, federal sözleşmelerin benzersiz yönlerine odaklanan 150 yıldan fazla birleşik yönetim deneyimine sahiptir. Birleşik yasal ve program yönetimi tecrübemizle ABC, federal hükümet müşterilerimize pratik deneyim ve bilgilerle endüstri uzmanlığı sunar.
ABC, son birkaç yılda muazzam bir büyüme yaşadı ve yılda ortalama yüzde 25'lik bir büyüme gerçekleştirdi. Patlayıcı büyümemizi, kaliteye olan gönülsüz bağlılığımıza bağlıyoruz. Hem küçük hem de karmaşık projeleri yönetmek için sektördeki en iyi uygulamaları kullanırız. Kalite kontrol metodolojilerimiz, 1) yönetim stratejilerini ve program hedeflerini ölçülebilir, ölçülebilir terimlerle tanımlamak, 2) sistem performansını belirli hedeflere göre izlemek için sistem ve prosedürleri uygulamak ve 3) performans yönetiminin planlamayı geliştirmek için program yönetimine ve personeline iletilmesini sağlamak ve öğrenilen dersleri uygulayın. Hataların profesyonel risk müdahale sistemleriyle olasılığını ve etkisini azaltmak için kalite metodolojilerimizi risk yönetimi çözümleriyle arttırıyoruz.
Kurumsal altyapımız, hızla genişleyen iş tabanımıza yüksek kaliteli hizmetler sunmak için tasarlanmıştır. Üst düzey liderliğimiz toplu olarak, program personelimize genel bir destek işlevi görür ve tipik “yöneticiler” dikte prosedürleri, süreçleri veya şirket politikalarını değil. ABC’nin üst yönetimi, müşterilerimize doğrudan destek veren program personeline genel kurumsal destek ve kaynaklar sağlamak için bir temel olarak çalışır. Müşterilerimizin ihtiyaçlarını ve önceliklerini anlıyoruz ve kaynaklarımızı hedeflerini desteklemek için yönetiyoruz.
Ajansın ismini devlet talebinden ekleyin çeşitli örgütsel gelişim inisiyatifleri sunmak için geçmişteki başarılarımızdan, uzmanlığımızdan ve en iyi uygulamalarımızdan yararlanacağız. Tasarladığımız örgütsel gelişim girişimleri, bireysel ve takım performansını artıracaktır. Girişimlerimizin sonucu, etkili iletişim, işbirliği ve fikir birliği oluşturma yoluyla çalışan katılımını artıracaktır. ABC Danışmanlığı Performans Çalışma Beyanı (PWS) kapsamında istenen çok çeşitli insan sermayesi hizmetlerini başarılı bir şekilde sunmak için geçmişe, eğitime, niteliklere ve profesyonellere sahiptir.
