Artık işletmeler her zamankinden daha fazla, çalışanlardan seyahat masraflarından çocuklarına kanıtlamalarına kadar her şey için kanıt sağlamalarını istiyorlar. Bu dokümantasyonun merkezinde insan kaynakları departmanı yer almaktadır, çünkü çoğu küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda bu departman tüm çalışan dokümantasyonunun merkezidir. Avantajlarınız iptal edildiğinde veya W-2 veya maaş çekinizle ilgili sorunlarınız olduğunda, insan kaynakları departmanı araştırmaya başlamanız gereken yerdir.
Tarihi yazın. Bir satır atlayın ve iletişim kurulacak kişinin adını ve unvanını insan kaynakları bölümüne yazın. Ayrı satırlara bölümün adını, kuruluşun adını ve adresini yazın. Ek bir satır atlayın ve "Sayın Bay / Bayan (soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. İnsan kaynakları departmanında temyizden sorumlu kişinin adını bilmiyorsanız, mektubunuza ismini ekleyebilmeniz için arayınız ve öğreniniz. Belirli bir kişiye yazılan bir mektubun, bir bütün olarak bölüme gönderilen genel bir mektuptan daha çok okunması ve harekete geçmesi daha olasıdır.
Mümkünse adınızı, çalışan kimliği numaranızı ve varsa bölümünüzü tanımlayarak mektubu açın. İnsan kaynakları departmanının verdiği bir karara itiraz ettiğinizi açıklayın. Kararı ayrıntılı olarak açıklayın ve mektup gibi aldığınız belgelerin bir kopyasını ekleyin.
Hikayenin tarafını ver ve iddialarını desteklemek için kanıt sağla. Örneğin, insan kaynakları primi ödeyemediğinizi iddia ettiği için sigortanız düştüğünde, sigorta şirketinin makbuzlarını ya da sigorta primlerinin maaşınızdan kesildiğini gösteren ödeme taslakları gibi kanıtlar sağlayın. Gerçek bir ton kullanın. Hatalar olur ve alıcıya kızmanız davanıza yardımcı olmaz.
Zaman ayırdığı için alıcıya teşekkür et ve onunla ilgili tüm soruları tartışmak için onunla buluşmayı teklif et. Telefon numaranızı ve e-posta adresinizi girin, böylece sizinle iletişime geçebilsin.
"Saygılarımızla" yazın ve üç satır atlayın. Adınızı ve adınızı yazın. Mektubu şirket antetli kağıdına yazdırın ve yazdığınız adın üzerinde işaretleyin.
