Kağıt, kalem veya çeşitli bağımsız bilgisayar programlarını kullanarak entegre bir bilgi sistemine geçiş, küçük işletmelerin büyümesinin kesin bir işaretidir. Ayrık bir manuel sistemin aksine, teknoloji tabanlı bir sistem, işletme bilgilerini merkezi bir konumdan saklamak, işlemek, dağıtmak ve iletmek için tüm yönleri ele alır. Her ne kadar önemli hedefler çoğu zaman rekabet avantajı elde etmek veya müşteri memnuniyetini arttırmak gibi maddi olmayan faydalara odaklanmakla birlikte, birçok işletme aynı zamanda maliyet tasarrufu, gelişmiş kontrol ve daha az veri girişi hatası gibi maddi avantajlardan yararlanır.
Maddi tanımı
Maddi faydalar listesine dahil ettiğiniz şey, bu faydaları dar veya geniş bir tanım kullanarak sınıflandırmanıza bağlıdır. Şirketiniz dar bir tanım kullanıyorsa, maddi avantajlar yalnızca parasal olarak ölçebileceğiniz ve ölçebileceğiniz faydalardır. Bunlar arasında hem acil maliyet indirimleri hem de uzun vadeli maliyet tasarrufları bulunur. Geniş bir tanım, parasal terimlerle ölçemediğiniz, ancak doğrudan görebileceğiniz, dokunabileceğiniz veya hissedebildiğiniz yarı-maddi faydaları da içerir.
Maliyet Tasarrufu Avantajları
Maliyet tasarrufu sağlayan faydaların ve harcamaların bir gecede azalmayacağının farkına varmak çoğu zaman zaman alsa da, zamanla finansal faydalar daha belirgin hale gelir. Ek olarak, bu faydalar sıklıkla bir sıra halinde ortaya çıkar. Örneğin, bir bilgi sistemi verimliliği arttırır, bu da işgücü azaltmalarına yol açabilir ve bu da işletme maliyetlerinizi azaltır. Ayrıca, genellikle sağlama süresini azaltan ve hem stok tutma gereklilikleri hem de maliyetleri azaltan sonuçlanan envanter sipariş verimini artırabilir.
Daha İyi İç Kontrol
Bir dizi somut fayda, önleyici ve dedektif iç kontrollerinin iyileştirilmesine yöneliktir. Örneğin, merkezi bir bilgi depolama sistemi gelişmiş erişim kontrollerine izin verir. Genellikle gerçek zamanlı geribildirim anlamına gelen daha hızlı raporlama hesap verebilirliği arttırır ve ticari varlıkların, dolandırıcılık veya iç hırsızlığın kötüye kullanılması ihtimalini azaltır. Ek olarak, otomatik izleme yalnızca geçerli ve tarihi belgeleri aramayı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda çoğu işlem için eksiksiz denetim izleri oluşturmanızı ve gözden geçirmenizi sağlar.
Gelir artışı
Bir bilgi sistemi, tepki süresini artırabilir ve satış gelirlerini artırabilir. Gelişmiş veri kullanılabilirliği ve bir bilgi sisteminin envanter yönetimi bölümünde daha az bilgi darboğazı gibi somut avantajlar, stokları ve geri siparişleri azaltarak satışları artırmaya yardımcı olabilir. Müşteri ilişkileri yönetimi bölümünde, bir müşterinin bilgilerine daha kolay erişmek, satış yapmakla satış yapmamak arasındaki fark anlamına gelebilir. Ayrıca, satış ve müşteri hizmetleri personelinin bir müşterinin sipariş geçmişini izlemesine ve zamanında satış çağrıları planlamasına olanak tanır.
