Yıllık bir stratejik planlama toplantısı yapılırken, hazırlık genellikle toplantının asıl amacını gölgede bırakır. Hazırlamanın bir kısmı gündemi oluşturmak, katılımcıları davet etmek, gündemi göndermek ve mekanı hazırlamaktır. Bununla birlikte, toplantının kendisi beyin fırtınası, karar alma ve plan oluşturma konularına uymuyorsa, istediğiniz inovasyonu ve stratejik mükemmelliği sağlayamayabilir. Mekan ve organizasyon önemli olsa da, sonuç veren yüz yüze iletişim kalitesidir.
Toplantı Hedeflerini Belirle
Stratejiler normalde şirketin genişlemesi, pazarlaması, ürün yelpazesi, rekabet ve finansal bağlılığı kapsar. Eski stratejik planı yönetim grubunuzla basitçe yeniden şekillendiren stratejik planlama toplantıları olası iyileştirme planını incelemez. Hedefiniz gelecek yıl için stratejinizi mükemmelleştirmekse, toplantıya mevcut stratejinin SWOT analizi ile başlayın. Toplantıya liderlik ediyorsanız, tartışmayı teşvik etmek için tasarlanmış sorunların ve soruların bir listesini hazırlayın. Yaratıcı düşünceyi harekete geçirmek için makaleler, beyaz sayfalar ve video sunumları getirin. Rahatsız konuları ortaya koymaları için katılımcılara meydan okuyun. Yöneticiler sık sık, dövülme korkusuyla ayağa kalkacak çiviler olmak istemezler.
Daha Fazla Tartışma İçin Sorun Listenizi Oluşturun
Geçtiğimiz yılın stratejik planının ve neyin ürettiğinin şaşırtıcı bir SWOT analizi, tartışma ve çözüm için daha fazla puanla sonuçlanmalıdır. Ortaya çıkan soruları veya sorunları listelemek için beyaz tahta kullanmak, tartışmanızı düzenli ve takip etmenizi sağlar. Lider olarak, meydan okumaya ve soru sormaya devam edin. İlgili bir tartışma tam olarak istediğiniz şeydir, ancak tartışmanın kontrolünü elinize alın ve bir çözüme ve karara yönlendirmeye çalışın. Breakout oturumları yenilikçi çözümler üretebilir, bu nedenle ayrı ayrı kilit konularla ilgilenen breakout oturumlarına katılımcıları atayın ve toplantı devam ettiğinde sonuçları veya yeni fikirleri bildirmelerini isteyin.
Kararları Gözden Geçirin ve Onaylayın
İki veya daha fazla ardışık günde stratejik planlama toplantıları yapmanın bir nedeni, katılımcılara, ortaya atılan fikirleri işlemesi için zaman vermektir. İyi bir fikir gibi görünen bir gece uykusundan sonra bir hata olduğu ortaya çıkabilir. Eski stratejik planı tam olarak tartıştıktan ve yeni fikirler formüle ettikten sonra, her bir noktayı veya kararı gözden geçirin ve oy verin. Oylama, yöneticileri kararları desteklemeye katılımı taahhüt eder. Bir noktada anlaşmazlık varsa, herkesin kabul edebileceği şekilde nasıl değiştirileceğine dair daha fazla tartışma düşünün.
Uygulama ve Takip
Tabii ki, uygulama ve takip, başarılı bir toplantı ile başarısızlık arasında fark yaratır. Yöneticilerin, bölümlerine geri döndüklerinde statükoyu sürdürmeleri o kadar kolaydır ki, uygulama için agresif bir şekilde sorumluluklar atamalısınız. Lider olarak, yöneticilerin stratejik planlama toplantınızda geliştirilen stratejileri ve değişiklikleri tam olarak gerçekleştirdiklerinden emin olmak sizin sorumluluğunuzdadır. Stratejik planın organizasyona nasıl fayda sağladığını ve gözden geçirilmesinin gerekip gerekmediğini değerlendirmek için kriterler belirleyin ve ilerlemeleri gözden geçirin.
