İş yazışmaları tipik olarak özlü ve iyi düzenlenmiştir, yazarın düşünceleri bir sayfaya sığacak kadar kesin olarak sunulur. Ancak, iletmeniz gereken mesajın iki sayfa gerektirdiği zamanlar vardır. İş mektubunuzun ikinci sayfasını doğru bir şekilde biçimlendirmek, okuyucunun son düşüncelerinizi gözden kaçırmamasını sağlar.
İkinci Sayfa Başlığını Biçimlendirme
Seçtiğiniz ikinci sayfa başlık biçimi size bağlıdır, ancak her zaman en azından mektubun yazıldığı kişinin tam adını içermelidir. İkinci sayfa üstbilgisi ayrıca sayfa numarasını ve harfin tarihini de içerebilir.
Bazı yazarlar işletme mektubunun ikinci sayfasında tek bir satır kullanmayı tercih eder. Bu yatay format olarak bilinir. Örneğin, adres sahibinin adını en sol kenar boşluğuna yazın, sayfa numarasını ortalayın ve sağ kenar boşluğuna yaslanan tarihi yazın. Bu formatı kullanarak, neredeyse üç sütun oluşturduğunuz anlaşılıyor.
İkinci sayfayı biçimlendirmenin başka bir yolu da blok biçimini kullanmaktır, yani adres sahibinin adını bir inçlik kenar boşluğunun altındaki üst satıra yazıp ardından sonraki satırdaki sayfa numarasını ve üçüncü satırdaki tarihi yazmanız gerekir. Örneğin:
Bay Davey Jones
Sayfa 2
1 Ekim 2018
Sağa yaslanmış kenar boşluğunu kullanmak yerine, sayfanın ortasından hemen hemen sağ kenar boşluğuna sekmeniz yeterlidir. Okuyucular ikinci sayfaya baktığında ilk gördükleri isim, sayfa numarası ve tarihidir. Bu şekilde, birinci ve ikinci sayfaları zımbalamayı seçerseniz, zımbalanmış alan ikinci sayfadaki başlığı kapsamaz.
Başlığı girdikten sonra, iş mektubunuzun kalan kısmını dahil etmeden önce üç boş satır bırakmalısınız. İkinci bir sayfayı doğrulamak için yeterli metne sahip olduğunuzdan emin olun. Yalnızca bir veya iki satırınız varsa, mektubunuzu bir sayfaya sığdırmak için kesmeyi deneyin. Ayrıca, mektubunuzun ikinci sayfasına bir cümlenin ortasında başlamadığınızdan emin olun. Mümkünse, mektubunuzun daha iyi akması için ikinci sayfada yeni bir paragrafa başlayın.
İkinci Sayfa Marjı Oluşturma
İki sayfalık bir iş mektubunuz varsa, iki sayfayı birlikte zımbalamak isteyebilirsiniz. Ancak, mektubunuzun iki sayfasını zarfın içine sığacak şekilde basitçe katlamanız kabul edilebilir. Sayfaları zımbalarsanız, okuyucu açık bir şekilde mesajınız için ilk sayfadaki içerikten daha fazlası olduğunu bilir. Ancak, zımbalamamayı seçerseniz, biçimlendirmeye ikinci sayfanın üst kenarından yeterince aşağı doğru başladığınızdan emin olun, böylece okuyucu ikinci sayfanın birincisi kadar önemli olduğunu fark eder. Sayfanın üst kısmından bir inçlik kenar boşluğu olağandır. İkinci sayfa başlığında başlayacağınız yer burasıdır.
Muhatap’ın Bilgi Edinme Hakkı Alın
İşletme mektubunuzun ikinci sayfası adres sahibinin adını içerdiğinden, mektubun ilk sayfasında adres sahibinin adını doğru yazmanız ve ardından doğru başlığı ve posta adresini yazmanız çok önemlidir. İş mektubunuzun ilk sayfasında, muhatap bilgisi, tarih ve iade adresinizi takip eder.
Muhatap bilgilerinin herhangi birinin yazılışından emin değilseniz, şirketin web sitesini kontrol edin veya şirket sekreterini veya resepsiyon görevlisini arayın. Yanlış veya modası geçmiş bilgiler kullanarak kendinizi utandırma ve muhtemelen muhatapları rahatsız etme riskini almayın.
