Bir müşteri veritabanı oluşturmak çeşitli şekillerde yapılabilir ve çizgili bir defterdeki müşteri iletişim bilgilerinin listesi kadar basit olabilir. Bununla birlikte, bir bilgisayarda tutulan bir müşteri veritabanı daha temizdir, çoğaltılması daha kolay ve daha kolay revize edilir. Birçok bilgisayarda standart olarak sunulan yaygın bir elektronik tablo programı olan Microsoft Excel, bir istemci veritabanı oluşturmak ve yönetmek için basit ve etkili bir araçtır. Büyük veya küçük veritabanları için ayarlaması kolaydır ve ayrıca yazdırılabilir.
Microsoft Excel'i açın. “Dosya, Farklı Kaydet.” Düğmesini tıklayın. Veritabanınız için, “Kek Müşterileri veya Çim Bakımı Müşterileri” gibi hizmetinizle ilgili akılda kalıcı bir şey seçin. Bu adı “Dosya adı” kutusuna yazın ve “Kaydet” i tıklayın.
Hangi bilgileri tuttuklarına bağlı olarak sütunları etiketleyin. Örneğin, “İlk ad, Soyadı, Adres, Telefon numarası, Hesap Durumu.” Sütunları genişletmek için seçim aracını sütunlar arasındaki çizginin üzerine getirin. Sütun istediğiniz kadar geniş olana kadar sol tıklayın ve sürükleyin. Bunu her bilgi sütunu ile yapın.
Netlik için sütunlarınızın başlıkları kalın. İlk hücreyi seçin, Kontrol düğmesini basılı tutun ve etiketli diğer hücrelerin her birine tıklayın. Araç çubuğuna gidin ve “B” yi tıklayın. Bu, her etiketi kalınlaştıracaktır.
İlk müşterinin bilgilerini bir sonraki hücreye seçtiğiniz başlıkların altına girin. Soyadı adlarını adlardan ayırarak veya "soyadı, ad" biçimini kullanarak Excel, arama yapmanız gerektiğinde müşteri verilerinizi daha kolay sıralayabilir.
Listeniz tamamlanıncaya kadar müşteri bilgilerini girmeye devam edin. Araç çubuğundaki disket simgesini tıklatarak veya “Dosya, Kaydet” i seçerek sık sık tasarruf edin.
Verileri gerektiği gibi sıralayın. Excel ile sıralama kolaydır. Verileri seçtiğiniz herhangi bir alana göre sıralayabilirsiniz. Örneğin, soyadına, satın alınan öğeye veya şehre göre sıralayabilirsiniz. Bunu müşterilerinizin sıraladığını görmek istediğiniz bilgi sütununa tıklayarak yapın. “Veri, Sırala, Tamam” düğmesine tıklayın. Hızlı sıralama için “AZ simgesine” de tıklayabilirsiniz.
İpuçları
-
Microsoft Excel, veritabanınızı çizelge veya grafik haline getirmenize izin verir.
Uyarı
Veri kaybını önlemek için sık sık tasarruf edin.
