İç kontroller, şirketlerin finansal belgelerde hırsızlık, zimmete geçme, favorilik veya matematik hatalarını içerebilecek hata ve sahtekarlığı önlemeye yardımcı olmak için kullandıkları politika ve prosedürlerdir. İşinizde yardımcı bir iç kontrol kurmak veya çalışanlarınızın izleyebileceği politikalar belirlemek için sertifikalı bir kamu muhasebecisi veya finans derecesine sahip olmanız gerekmez.
Eş İmzalayanları ve Yetkili İmzalayanları Kontrol Edin
Küçük işletmeler için en yaygın iç kontrollerden biri, çeklerin birlikte imzalanması gerekliliğidir. Bu, bir kişinin kendisine çek yazmasını veya uygunsuz bir ödemeyi onaylamasını önlemeye yardımcı olur. İşletmeniz her ay çok sayıda çek yazarsa, çeklerde 500 dolar gibi belirli bir dolardan fazla olan iki imza gerektiren bir politika uygulayabilirsiniz. Bankanızda yetkili imzalayanların imzalarını içeren bir imza kartınız olduğundan emin olun. Bu, herhangi bir çek ödemeden önce bankanın imzaları kontrol etmesini sağlar.
Banka mutabakatı
Birçok işletme, tüm ödemelerini ve makbuzlarını, şirketin finansal işlemlerinin bir kaydı olan genel bir deftere kaydeder. Bir defterdeki girişler yazılı çek, nakit ödeme ve nakit ödeme, elektronik para yatırma veya alınan kredi kartı ödemelerine dayanmaktadır. Matematik hatalarını ve sahte girişleri tespit etmek için, her ay banka mutabakatını uygulayarak banka hesap özetinizi genel defterinizle karşılaştırın. Banka ekstreniz elektronik ortamda yaptığınız veya aldığınız tüm para yatırmalarınızı içerecek ve yaptığınız tüm ödemeleri gösterecektir. Aynı zamanda ödediğiniz banka ücretlerini de içerecektir;
Ihale prosedürleri
Alışveriş yaparken en yüksek değeri aldığınızdan emin olmak için, satın alma politikalarını belirleyen bir iç kontrol oluşturun. Bu, yalnızca onaylı satıcıları kullanmayı, müteahhitlerden rekabetçi teklifler almayı veya birini seçmeden önce birkaç satıcının fiyat kontrolünü gerçekleştirmeyi içerebilir. Bu, ofis yöneticinizden ofis malzemeleri, mobilyalar veya diğer teçhizatlar sipariş etmeden önce çeşitli ofis mağazalarındaki çevrimiçi fiyatları kontrol etmesini gerektirebilir.
Geri Ödeme Politikaları
Yüksek seyahat, konaklama, eğlence ve yemek masraflarını azaltmaya yardımcı olmak için resmi bir çalışan harcama politikası oluşturun. Çalışanların konferanslara veya ticari fuarlara katılırken kendi seyahat ve konaklama yerlerini ayırtmalarına izin verirseniz, en düşük maliyetli rezervasyonları seçmek yerine, onlara en fazla ödül kazandıran uçuş ve oda rezervasyonu yapabilirler. Tüm seyahat masraflarının bir denetçi tarafından önceden onaylanmasını ve tüm masraf geri ödeme formlarının makbuzları içermesini şart koşun.
Denetimler
Bir üçüncü tarafın satın alma işlemlerini, finansal kayıtları, zaman çizelgelerini, gider geri ödemelerini ve diğer ticari faaliyetleri gözden geçirmesi, hataları ve sahtekarlığı saptamaya ve azaltmaya yardımcı olabilir. İç denetimler, bir çalışanın veya departmanın diğerinin çalışmalarını incelemesine izin verir. Dış denetimler, personelinizin çalışmalarını gözden geçirmek için bir dış yüklenici veya firma getirir. Bu, kitaplarınızı her ay veya üç ayda bir gözden geçirmek için sertifikalı bir kamu muhasebecisini işe almayı içerebilir. Envanter incelemesi yapmak hırsızlık, aşırı teslimat veya kırılma ile ilgili bir sorununuz olup olmadığını tespit etmenize yardımcı olabilir.
