Süreç iyileştirme, bir organizasyondaki işlemlerin yapısını tek tek çözme yerine rafine ederek iş çıkarlarını ilerletme eylemidir. Sadece neler olup bittiğine bakmak yerine, personel mevcut koşulları etkileyen tüm çevresel unsurları dikkate alarak koşulların nasıl oluştuğunu incelemeye teşvik edilir. Süreç iyileştirme, hata bulma veya suçlamadan uzak durmaya ve israf faaliyetlerini ortadan kaldırmak ve üretkenliği kolaylaştırmak için ekip olarak çalışmaya doğru ilerler.
Zorluklar
Bu fikri örgütsel bir stratejiye uygulamadaki en zorlu görevlerden biri, çalışanlarını rekabet yerine işbirliği anlayışını benimsemeye teşvik etmektir. Şirket genelinde bir paradigma değişikliğinin uygulanmasında üst düzey liderler şarttır. Bu, çoğu insanın kafasında iş yapma biçiminde büyük bir değişiklik gerektirir. Süreç iyileştirmenin önemi, en baştan kabullenilmesi ve kandırılması gereken bir fikirdir.
Takım Seçmek
Süreç iyileştirme, neyin daha iyi yapılması gerektiğine karar vermek ve istenen sonucu elde etmekle başlar. Bundan sonra, özellikle amaçlanan için uygun olan bireylerden oluşan bir ekip seçmektir. Genellikle, ekibin otoritesini ve şirket hedeflerinin gerçekleştirilmesinde ne gibi bir olanak sağlandığını belirten bir belge resmi olarak kaydedilir.
İşlem Basitleştirme
Mevcut işlem metodu daha sonra diyagram haline getirilerek bir sürecin başlangıcından bitişine kadar meydana gelen tüm ilgili olayların detaylı bir resmini elde eder. Bu, ekip üyelerinin işlemleri daha geniş bir perspektiften görmelerini ve üretimi engelleyebilecek israf faaliyetlerini ortadan kaldırmasını sağlar. Gelişmeyi izlemek için daha sonraki okumalarla karşılaştırılacak verilerin toplandığı belirli bilgi noktaları seçilir. Ekip daha sonra mevcut çalışma yöntemlerinin istenen sonuçlarla ve şirket misyonuyla eşzamanlı olup olmadığını belirler.
Planla-Yap-Kontrol Döngüsü
Ekip, süreç içindeki belirli zorlukların temel nedenlerini belirlemek için beyin fırtınası yapıyor. Daha sonra, bu nedenlerle, iyileştirme için olası bir plan geliştirecektir. Değişiklikleri uyguladıktan sonra, grup iyileştirme için test eder. Daha önce toplanan verileri mevcut bilgilerle karşılaştırarak ekip üyeleri, düzenlemenin şirketi istenen sonuçlara yaklaştırıp taşımamadığını anlayabilir. Başarılı olursa, değişimin pratik olduğu tespit edilmelidir. Olmazsa, takım süreci geliştirmek için planlama aşamasına geri dönebilir. Değişiklik yapılabilir ise, grup daha fazla gözden geçirme gerekli oluncaya kadar yeni sürece devam edebilir veya yöntemin başka şekilde nasıl geliştirilebileceğini keşfetmek için tanımlama aşamasına geri dönebilir.
Sonuç
Kalite, sürekli öğrenmenin bir ürünüdür. Bir operasyonun yapısına odaklanmak, her bir kişinin ve departmanın verilen bir sistemi sürdürmeye nasıl katkıda bulunduğunu ortaya koymaktadır. Etkinlik, anlayış seviyemizin yanında artmaktadır. Ve iş yapma şekilleri genişlemeye devam ettikçe, zorlukları belirleme ve çözümleri keşfetme fikirlerini de kabul etmelidir.
