Latince, harcırah başına, "her gün için" anlamına gelir. İş dünyasında, terim genellikle işletmelerin çalışanlara seyahat süresi için verdiği günlük ödenek anlamına gelir. Harcırah sık sık seyahat için konaklama ve yiyecek öder. Kavram basit gibi görünse de, yasal gereksinimlerinizi, geri ödeme nüanslarını ve harcırah oranlarını öğrenmek önemlidir.
İpuçları
-
İşletmeler, çalışanların asgari ücretin altına düşmesi durumunda seyahat için çalışanlara geri ödeme yapmak zorundadır. Harcırahlar ayrıca şirketlerin büyük yeteneklerini korumalarına yardımcı olabilir.
Günlük Yasa Başına
Adil Çalışma Standartları Yasası, şirketlerin tüm çalışanlarını iş seyahatleri için geri ödemeleri gerektiğini açıkça belirtmez. Ancak, bu harcamaları karşılamayı reddetmek bazı durumlarda kanunları ihlal edebilir.
Bunun nedeni, Birleşik Devletler Çalışma Bakanlığı'nın, çalışanların işlerini yürütmek için yapması gereken herhangi bir geri dönüşü yaptıktan sonra ücretlerin yerel veya federal asgari üzerinde olması gerektiğini belirtmesidir. Çalışanlara seyahat ve konaklama için geri ödeme yapmamak, fazla mesai ile ilgili yasaları da ihlal edebilir.
Günlük Yasadışı Uygulamalar
Bir çalışana iş için iki günlük bir seyahat gönderdiğinizi hayal edin. Havaalanına bıraktığı zamandan eve geldiği zamana kadar 48 saat.
İşletmeniz federal asgari ücretin altına düşerse, saat 16,25 dolarda 16 saat, saat 10,88 dolarda 32 saat. Toplamda, yolculuk için 464,16 dolar kazanması gerekiyor. Bu miktarın otel, yemek, seyahat ve seyahatte oluşabilecek masraflardan sonra gelmesi gerekir.
Açıkçası, asgari ücret ödeyen bir çalışanın, sadece bir kuruş bile harcamasına rağmen geri ödemeye ihtiyacı olacaktır. Bununla birlikte, gerekli asgari değeri veren personel hakkında ne düşünüyorsunuz?
Diyelim ki bir çalışan saatte 15 dolar kazanıyor ve aynı seyahate çıkıyor. Ona ücret ve fazla mesai için 960 $ ödemeniz gerekir. Kesintiler yapmaya başladığınızda, minimum altına düşebilir.
Belki de o gece için 200 dolara mal olan konferans için belirli bir otelde kalmak zorunda kaldı. Neyse ki, konferans uçmak yerine araba kullanabilecek kadar yakındı, ancak kiralık araba ve gaz onu 300 dolara geri koydu. Uzaktayken, her biri için ortalama 15 dolarlık altı öğün yemek yiyordu.
Yolculuğun bu noktasında, ücretleri eksi masraflar onu sadece 370 dolar ile bırakıyor. Bu, böyle bir yolculuk için mutlak minimumun çok altındadır. Bu çalışana tazminat ödemeseydiniz yasal olarak başınız belada olabilir. Harcırah şartlarına bunlara dikkat etmek önemlidir.
Harcırah Karşısında Para İadesi
Her bir harcırah anlamı, geri ödeme ile benzer olsa da, bunlar mutlaka insan kaynakları departmanınızla aynı değildir. Genel olarak, geri ödeme, çalışanların paralarını geri almak için makbuz ve gider raporları göndermelerini gerektirir.
ABD Genel Hizmetler İdaresi, ülke genelinde değişiklik gösteren harcırah oranlarını belirler. İşletmeler, çalışanların iş harcamaları için dosya harcamaları yerine her gün kullandıkları bu tutarı ödemeyi seçebilirler. Bu uygulama, insan kaynakları departmanındaki yükü hafifletmekte ve genel olarak işleri kolaylaştırmaktadır.
Diems Kapak Başına Ne
Geri ödemeler, şirketin kabul ettiği masrafları karşılarken, harcırah oranları yalnızca konaklama, yemek ve olası masrafları kapsar. Yemekler, günde üç tane içerir. Olası masraflar arasında kuru temizleme ve otel çalışanları için ipuçları bulunmaktadır. Konaklama, orta sınıf bir otelde geceyi kapsar.
Özellikle harcırahlardan kaçınmak, seyahat etmenin maliyetidir. Harcırah başına yalnızca güvenmek isteyen şirketler, uçak biletlerini ve kiralık araçları doğrudan ödeyebilir veya çalışanların şirket kartına erişmesine izin verebilir. Aksi takdirde, harcırah seyahat dışındaki her şey için kullanabilir ve çalışanların biletleri için harcama raporları göndermesini sağlayabilirsiniz.
Harcırah ve Vergiler Başına
Çalışanların, harcırah başına almak için gider raporları göndermesine gerek kalmasa da, yine de iyi bir uygulamadır. Bu raporlar olmadan, bunları vergiye tabi gelir olarak bildirmelisiniz. Ancak, raporlar harcırah başına vergiden muaf tutmanıza izin verir.
