Uzun soluk bir meslektaşı veya müşteriyle telefonda yakalandıysanız, ne hızlı, basit bir telefon görüşmesi yapılması gerekenden daha fazlasını alabilir. Arayan kişi başıboş dolaşırken çoklu görev yapmaya çalışmak yerine, nezaketten ödün vermeden veya temel görgü kurallarından ayrılmadan aramayı olabildiğince çabuk bitirmek için bazı sert teknikler kullanmalısınız. Eldeki işle ilgilendikten sonra, aramadan zarif ve kibar bir çıkış yapabilirsiniz.
Eldeki konuya odaklanın. Sohbeti görüşme amacına göre ortada tutun ve küçük konuşmaya sürüklenmekten kaçının. Konuştuğunuz kişi ilgisiz bir konuya sapmaya başlarsa, onu yavaşça daha ilgili konulara yönlendirin. Bunu yaparken öne çıkmaktan korkma. Konuştuğunuz kişi başka bir konuya sürüklenirse, “Ama hakkında…” diyerek geri getirin ve ana noktayı tekrar söyleyin. Bu, arayan kişiye eldeki konunun en önemli şey olduğunu bilmesini sağlayacaktır. Ayrıca “vaktinin çoğunu almak istemediğinizi” de belirtin. Bu, telefon görüşmesini sürdürmenin sert ve kibar bir yoludur.
Kapalı uçlu sorular sorun, böylece ana başlıktan sapma olmayacak. Ne zaman buluşmak için iyi bir zaman olduğunu sormak yerine, “10 tanışmak için iyi bir zaman olabilir mi?” Diye sormak yerine, kapalı sorular en fazla iki ya da üç tane olmak üzere belirli sayıda cevaba sahip olacak ve bu da konuşmayı spesifik tutacaktır. eldeki konuya.
Her şeyi hallettiğinizden emin olmak için telefon görüşmesini özetleyin. Konuyu ve nasıl ele alındığını tekrarlayın. Hızlı bir şekilde, “Bu bilgileri alıp gün sonuna kadar size bir rapor alacağım”, her şeyin halledildiğini pekiştiriyor.
Yardım etmek için yapabileceğiniz başka bir konu olup olmadığını veya tartışılması gereken konuyla ilgili başka bir konu olup olmadığını sorun. Bir kez daha, aramanın amacını güçlendirin ve başka konulara sapmayın. "Bu, sorununuzu gider raporuyla çözüyor mu?" Veya "Sizin için bu pakete ekleyebileceğim başka bir şey var mı?" Gibi ifadeler kullanın. Çağrınız sonuca ulaştığında, diğer taraftaki kişi muhtemelen kabul edecek, hayır, bu konuda tartışılacak başka bir şey olmadığını kabul edecektir.
Arayan kişiye, zaman ayırdığı veya aradığı için teşekkür eder (aramayı kimin başlattığına bağlı olarak). Duruma ne şekilde uygun olursa olsun takip edeceğinizi ona bildirin. Aramayı bitirmek için hızlı bir "İyi günler" veya "Aradığınız için teşekkürler" kullanın. Çok fazla zevk alışverişinde bulunduğunuz uzun vedalardan kaçının.
İpuçları
-
Belirli bir iş arkadaşınızın çok uzun konuşma eğiliminde olduğunu biliyorsanız, sorunları çözmek veya soru sormak için mümkün olduğunda bir e-posta gönderin.
