Standart bir işletim prosedürü, tekrarlı bir görevi veya işlemi tamamlamak için gerçekleştirilecek belirli eylemleri ayrıntılarıyla gösteren yazılı bir belgedir. SOP'lar organizasyon ve kullanıma göre değişiklik gösterdiğinden, küme taslağını veya şablonunu takip etmez. Örneğin, bir üretim tesisinde üretim operasyonları için bir SÇP, perakende satış personelinin perakende satış ortamındaki eğitimi için belirlenenden çok farklı olacaktır.
Hedefler
İşletmeler israfı azaltmak ve karı artırmak için SOP’lar yapabilirler. Kar amacı gütmeyen bir kuruluş, topluma daha iyi hizmet vermek için bir SÇP kullanabilir. Bazı şirketler devlet düzenlemelerine uyumu sağlamak veya işyerinde güvenliği arttırmak için SOP'ları kullanır. İyileştirme arayışı nedenleri, bir SÇP'nin kullanıldığı ortamdan bağımsız olarak değişse de, temel amaç, bir kapasitede verimliliği artırmak.
Cornell Üniversitesi'ndeki kıdemli bir ortak olan David Grusenmeyer, bir işletim sistemindeki varyasyonları kalite ve verimlilik konusunda "düşman" olarak nitelendiriyor. Bu nedenle, belirli bir hedefi gerçekleştirmek için değişmez bir adım kümesi ayarlayarak işlemleri kolaylaştırmak için standart bir işletim prosedürü kullanılabilir.
Neden SOP Kullanmalı?
ABD ordusundan kar amacı gütmeyen kuruluşlara ve büyük şirketlere örgütler:
- Verimliliği artır.
- Kaliteyi arttırın.
- Ğüvenliği sağlamak.
Diğer görevlerin yanı sıra üretim hatları, işyeri temizliği, çalışan eğitimi, bordro süreci ve çalışan performans incelemeleri için özel SOP'lar yazılabilir.
SOP Oluşturma Hazırlık Çalışması
Özelleştirilmiş bir SÇP oluşturmak için Grusenmeyer birkaç adım önerir:
- İşletmenizde standart işletim prosedürlerinin yararlı olacağı bölgeleri arayın.
- Bulgularınızdan, başarının en muhtemel olduğu ve kârların en çok etkileneceği bir veya iki alanı belirleyin.
- Odak alanlarınız için, her bir işlemi gerçekleştirmek için gereken adımları gözden geçirin ve bunları önem sırasına göre sıralayın.
- Son olarak, süreç hakkında en fazla bilgiye sahip olan bir yönetici ve çalışan ekibi toplayın ve SÇP'leri oluşturmak için grupla koordinasyon sağlayın.
SÇP'yi yazmak
SÇP'ye ad verin ve hangi görevlerin dahil edildiğini açıklayın. Açıklamada, aşağıdakilerle ilgili ayrıntıları sağlayın:
- İşi kim yapacak?
- Hangi malzeme ve ekipman gerekli.
- Sonuç ne olmalı.
Denetimsiz bir çalışanın kılavuzu izleyerek görevi uygun bir şekilde yerine getirebileceği noktaya, görevin nasıl yerine getirileceğine ilişkin adım adım ayrıntılı bilgi verin. Görevdeki bazı kapasitelerde çalışacak tüm çalışanları SÇP'nin ayrıntıları hakkında eğitin ve SÇP'yi tutarlı bir şekilde izleyin ve değerlendirin.
İpuçları
-
Kuruluşunuz ya da işiniz, özel bir projede olduğu gibi, bir kez bir işlem ya da prosedür uygulayacaksa, bir SÇP konu dışı kalacaktır. Ancak, tekrarlayan prosedürler iş yapmanın bir parçası olduğunda, bir SÇP oluşturmak sağlıklı bir işletme yönetimidir.
