Akış çizelgesi, özellikle işletme sahipleri veya yeni bir şirket kurmaya başlayan girişimciler için çok faydalı bir araçtır. Temel olarak bir akış şeması, bir işlemin grafiksel veya sembolik bir gösterimidir. Farklı bir sembol, işlemdeki her adımı temsil eder ve işlem adımını açıklayan kısa bir açıklama eklenir. Oklar sembolleri birbirine bağlar ve bu işlem akışının yönünü gösterir.
İş akış çizelgeleri dahil olmak üzere pek çok farklı akış şeması vardır ve bunlar çok çeşitli projeler için kullanılır. İş akışınızın farklı bölümlerini görselleştirme ve analiz etme işlemi zaman kazandıran ve üretkenliği artıran iyileştirmelere yol açabilir.
Farklı Akış Şemaları
Çeşitli akış şemaları özel durumlara uygundur. Aşağıda en çok kullanılanlardan bazıları:
- İş Akışı Akış Şemaları ofis iş akışlarını belgeleyen, genellikle görevleri, belgeleri ve bilgileri içeren bir tür iş akış şemasıdır.
- Program Akış Şemaları Bir sistem içindeki bir programdaki kontrolleri gösterir.
- Swimlane Flowcharts Takımlar arası süreçlerde kimin ne yaptığını gösterir.
- Olay Odaklı İşlem Zinciri (EPC) Akış Şemaları Bir iş sürecini örnekler.
- Şartname ve Açıklama Dil (SDL) Akış Şemaları üç temel bileşen kullanarak beyin fırtınası bilgisayar algoritmaları: sistem tanımı, blok ve süreç.
- Belge Akış Şemaları Belgelerin çeşitli iş birimleri arasında taşınması gibi bir sistemin bileşenleri boyunca belge akışı üzerindeki denetimleri gösterir.
- Veri Akış Şemaları Verinin iletildiği kanallar gibi bir sistemdeki veri akışını gösterir.
- Sistem Akış Şemaları Bir sistemin bileşenleri boyunca veri akışının fiziksel kontrollerini gösterir. Bu, programlar, sunucular, işlemciler ve iletişim ağları arasındaki akışı içerebilir.
Akış şeması türü, genellikle akışın kendisinden ziyade kontrol türü tarafından belirlenir.
İş Akış Şemalarının Yararları
Bir iş akış şeması kullanmanın yararları, şirketiniz için çok büyük olabilir. Bu çizelgeler, girişimcilere ve ekiplere, tek bir projeyi veya şirketi bir bütün olarak iyileştirebilecek birçok bilgi sunar.
Akış Şeması'nın Amacı
İyi hazırlanmış bir akış şeması, özellikle bir kuruluştaki farklı kişilerden ve ekiplerden fikirleri bir araya getirirken fikirleri ve planları birbirine bağlamalıdır. Tüm işlemlerin ve adımların ortak bir hedefe doğru çalıştığından emin olmak istersiniz ve bir akış şeması bunu yapabilir.
Akış çizelgeleri, bir işlemi baştan sona kadar ayrıntılandırmanızı gerektirir; bu da işleminizin yedekli veya belki de çelişkili kısımlarını tanımayı kolaylaştırır. Orijinal fikirlerinizi somut plan ve süreçlerle karşılaştırdığınızda, neyin işe yarayıp neyin işe yaramadığını daha net bir şekilde görebilirsiniz. İyi bir akış şeması iyileştirilmesi gereken alanlara ışık getirebilir.
Bir akış şeması potansiyel sorunları ortaya çıkarırsa, zamanından önce bunları düzeltebilirsiniz. Herhangi bir sorunuz veya endişenizle ilgilenebilir ve tutarlı bir şekilde ilerleyebilirsiniz. Liderler ve ekip üyeleri, iyi düşünülmüş bir akış şemasından faydalanabilir.
Akış Şemaları Akışkan
Akış çizelgeleri bir kez yarattığınız bir şey değildir, o zaman bitirdiniz. Bunları gerektiği gibi değişen canlı belgeler olarak düşünün. Onları iş süreçlerinizi iyileştirmek için tekrar tekrar değiştirmelisiniz. Yeni bir şey denemek istiyorsanız, bir akış şeması potansiyel bir süreci veya fikri ortadan kaldırmayı çok daha kolaylaştırabilir. Akış çizelgenizi öngörülebilir sorunları proaktif olarak çözebilecek bir belge olarak düşünün.
Bazı Ek Stratejiler
Verimlilik sağlamaya ve olası sorunları bulmaya yardım etmenin yanı sıra akış çizelgeleri, girişimcilerin satış, pazarlama, ürün geliştirme ve daha pek çok konuda da fırsatları bulmalarını sağlar. Ayrıca, güç ve büyüme alanlarını belirlemek, yeni stratejilere ilham vermek için harika bir yol olabilir.
Öncelikle, akışınızın hangi alanlarını genişletmek istediğinize karar verin, daha sonra gereken adımları ayrıntılandırmak için akış çizelgenizi kullanabilirsiniz.
