Bir makbuz el ile yazmak eski moda ve hatta iddialı görünebilir, ancak müşteriler harcamalarını kaydettirmelerini sağlamak için bu ekstra çabayı gösterdiğiniz için teşekkür eder. Otomatik ödeme alan işletmeler bile bazen elektrik kesintileri ve internet servisi arızaları yaşarlar. İşinizi kaybetmek yerine, büyük hacimli alımlarda işlem yapmazsanız, malların satışı için bir makbuz yazabilirsiniz.
Makbuzlar Neden Sunulur?
Doğru makbuzlar sağlamanın müşterileriniz ve sizin için, satıcı için birçok faydası vardır. Uygulama, bir tüccar veya hizmet sağlayıcı olarak itibarınızı korur. Sağladığınız satış fişi, müşterinize satın aldıkları tüm mal ve hizmetleri doğru fiyata aldıklarını gösterir. Makbuz ayrıca belirli müşterinin tercihlerini de belgeler. Müşteri tercihlerini takip etmek ve desen satın almak envanterinizi izlemenize ve restorasyonları planlamanıza yardımcı olur.
IRS ve endüstri standartlarına uyumu sürdürmenin yanı sıra, doğru makbuzlar sağlamak da aşağıdakileri yapar:
- Çalışanlarınızı haksız veya dürüst olmayan uygulamaların sahte suçlamalarından korur.
- Uygulama anlaşmazlık çözümünü kolaylaştırıyor.
- Makbuzların sağlanması, garanti başlangıç ve son kullanma tarihlerinin oluşturulmasına yardımcı olur.
Ödeme Makbuzu Nasıl Yazılır?
IRS amaçları için, her işletme gideri ödeme makbuzu, işlemin yapıldığı günü, ayı ve yılı, satın alınan tüm kalemlerin veya sağlanan hizmetlerin bir listesini ve ödenen toplam tutarı içermelidir. İşletmeler için endüstri standartları, nakit, çek, havale, kredi kartı veya elektronik fon transferi olsun olmasın, kullanılan ödeme yöntemiyle birlikte işletme adınızı ve iletişim bilgilerinizi de eklemenizi gerektirir.
Makbuzlar Yasal Bir Gereklilik midir?
Birçok eyalette, kiracı, hangi kiracı kullanırsa kullansın, isterse kiracı talep ederse, yazılı olarak bir kira makbuzu sağlamalıdır. Bazı eyaletlerde yalnızca belirli bir doların üzerindeki alımlar için makbuzlar gerekir. Bununla birlikte, böyle bir yasal zorunluluğu olmayan bir kasabada bile, en iyi endüstri uygulaması, her işlem için bir makbuz sağlamanızı önerir. Basit bir "makbuz ister misiniz?" bu eyaletlerde, bunları sağlamanızı gerektirmeyen yasal yükümlülükleri yerine getirir.
Ödeme Kanıtının Anlamı Nedir?
Ödeme belgesi, orijinal satınalma fişini, iptal edilen çekleri, banka hesap özetlerini ve kredi kartı hesap özetlerini içerir. İşlem onay sayfası veya onay e-postası, tarih, satın alınan tüm öğelerin veya hizmetlerin bir listesini ve satın alma işlemini tamamlamak için kullanılan belirli bir ödeme biçimini içeriyorsa, ödeme kanıtı olabilir.
Ödeme makbuzu nasıl yazılır
Bir makbuz şablonu kullansanız da kullanmasanız da, uyumlu bir makbuz yazmak için şu adımları izleyin:
- Makbuzunuzun sağ üst köşesine bir makbuz numarası yazın. Müşteriye aynı işlem numarasını vermekten kaçınmak için 001 numaralı numaradan başlayın ve oradan devam edin. Bugünün tarihini de eklediğiniz sürece ertesi gün aynı sayıları kullanabilirsiniz.
- Şirket adınızı ve iletişim bilgilerinizi sol üst köşeye yazın. İş saatlerinizi ve iş telefonunuzu, faks adresinizi, e-posta adresinizi ve web sitenizi ekleyin. Bu bilgiler yalnızca müşterinin, satın alma işleminin bir işletme gideri olup olmadığını belirlemesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda adresini ve çalışma saatlerini arkadaşlarınıza ve ailenize iletebilir.
- Bir satır atlayın ve satın alınan tüm ürünleri, kısa bir açıklama ile birlikte listelemeye başlayın ve en sonda eşyanın satın alma fiyatını bitirin.
- Kuponları çıkarmadan önce tam fiyat toplamı sağlayın. Bundan sonra, herhangi bir indirim al ve yeni toplamı sağla. Satış vergisi ekleyin. Mağaza içi bir alım değilse, nakliye ve taşıma ücretleri de ekleyin.
- Son olarak, kullanılan ödeme yöntemini ve müşterinin adını, makbuzun son satırına veya "nereden geldiğini" yazdığı her yere yazın. Müşteriye birer kopya verin ve diğerini kayıtlarınız için saklayın.
