Bir işletmede yöneticiye yazarken iyi bir izlenim bırakmak için açık, özlü, profesyonel görünümlü ve sağlam bir belge oluşturmanız gerekir. İş mektupları, e-postaların olma eğiliminde olduğundan daha resmidir ve genellikle belirli protokolleri izler. Mektubunuzu biçimlendirme, adresleme ve açma yöntemlerinde alıcının sizde olduğu izlenimini edinebilirsiniz; bu nedenle, mektubun içeriği ciddiye alındığından, profesyonel standartları koruduğunuzdan emin olun.
Posta adresinizi sayfanın en üstünde listeleyin. Adresinizi, cadde numaranızı ve adınızı takip eden ikinci satırdaki şehir, eyalet ve posta kodunu içeren posta zarfında olduğu gibi biçimlendirin. Adresinizi hemen sonra telefon numaranızı ve e-posta adresinizi de listeleyebilirsiniz.
Tarihi, adresinizi hemen takip eden satıra yazın. Tarihi tam olarak yazın, örneğin 3/14/11 yerine 14 Mart 2011. Mektubun geri kalanıyla birlikte tarih haklı bırakılmalıdır.
Tarihten sonra dört satır atlayın ve mektubunuzu alacak olan menajerin adresini yazın. Bu, kendi adresinizi listeleme biçiminizden biraz farklıdır. Bu bölümün ilk satırı, mektubunuzun adreslendiği yöneticinin adı olmalıdır. Bir sonraki satır, yöneticinin şirket ile olan tam konumu ve ardından üçüncü satırdaki şirket adı olacaktır. Daha sonra, yöneticinin şehir, eyalet ve posta kodu da dahil olmak üzere posta adresi geliyor. Telefon numarasını veya e-posta adresini listelemeyin.
Bir satır atla ve sonra "Sevgili Bayan Stevens" veya "Sevgili Bay Jones" gibi selamlarını yaz. Selamlama bir kolon takip etmelidir.
Mektubunuzun kalanını yazın.
