Bir iş mektubunu bir kişiye bildirmek oldukça basittir. ABD Posta Ofisi biçimini kullanarak kişinin adını ve adresini yazıp "Sevgili Bay / Bayan / Bayan" ile devam edersiniz. Aynı işletme mektubunda birden fazla alıcıya hitap etmeniz gerektiğinde işler daha da karmaşıklaşır. Alıcının konumuna bağlı olarak, her alıcıya ayrı ayrı hitap edeceksiniz veya mektubun altındaki "karbon kopya" gösterimini - "cc" - kullanacaksınız.
Birden Çok Kişi, Aynı Adres
Aynı kuruluştaki birden fazla alıcıya hitap ederken, adresi birden fazla tekrarlamaya gerek yoktur. Tek yapmanız gereken her alıcının adını ve ünvanını ve ardından tek şirket adresini yazmanızdır. Bunun gibi bir şeye benzemeli:
Bayan Mary Harris, CEO
Robert Martinez, Tesis Direktörü
Philippa Bennett-Price, Finans Direktörü
Acme Sınırlı
123 Acme Caddesi
Lexington, KY 40505
Selamlamanız daha sonra isimleri, adres ile aynı sırada listelemeli, ardından iki nokta üst üste (":"), örneğin "Sevgili Bayan Harris, Bay Martinez ve Dr. Bennett-Price:" Yazma "Sevgili Mary, Robert ve Philippa: "Eğer ilk isim şartlarındaysanız, gayet iyi. Her kişiye ayrı bir mektup ve zarf gönderilmesi nezaketindedir, bu nedenle her alıcı için orijinal bir kopyasını basıp imzalayın.
Birden Çok Kişi, Farklı Adres
Aynı mektup farklı yerlerde birden fazla alıcıya giderken, her bir kişiye ayrı ayrı adreslenmiş bir mektup gönderilir. Mektubu, imza satırının altındaki mektubun altına "cc:" yazıp, diğer alıcıların adlarını alfabetik olarak sıralayarak mektubu diğer kişilere gönderdiğinizi belirtin. "CC", fotokopinin icadından önce belgelerin ek kopyalarını yapmak için kullanılan karbon kağıdına atıfta bulunan karbon kopya anlamına gelir - bugün "nezaket kopyası" ibaresini kullanıyoruz. Her bir mektuptaki "cc:" satırını değiştirdiğinizden emin olun, böylece her alıcı diğer alıcıların kim olduğunu bilir. Bu alıcınıza yardımcı olacaksa adreslerini ekleyin.
Çok sayıda Adres Varsa
Komite üyeleri gibi birçok alıcınız varsa, gruba hitap eden tek bir mektup hazırlamak ve mektubun sonuna bir dağıtım bloğu koymak daha uygun olabilir. Daha büyük grupları, örneğin "Sayın Yatırımcı İlişkileri" veya "Sayın Yönetim Kurulu Üyeleri" olarak kabul etmek kabul edilebilir. Eğer mektup kendi kurumunuzda dahili olarak dağıtılıyorsa, gayri resmi selamlamayı "Sevgili Herkese" kullanmanız uygun.
Uyarı kelimesi
Birden fazla alıcıya mektupları adresleme konusunda belirli bir görgü kuralları olmasına rağmen, zor ve hızlı kurallar yoktur. Şirketiniz, geleneksel standartlara uyan veya uymayan kendi tarzına sahip olabilir. Tutarlılık, markanızın iyi bir izlenimini verir, bu nedenle tüm çalışanlarınızın her iş iletişiminde aynı stili izlediğini kontrol edin.
