Tüm işletmeler, bir ürünü bir araya getirmek, bir kredi kartı ödemesini işleme koymak, bir çalışanın teknesinde çalışmak veya kalite güvencesini kontrol etmek gibi işlemlere sahiptir. Bazen, bu işlemler sorunsuz çalışır ve diğer zamanlarda çalışmaz. İş süreci yönetimi, süreçlerinizi ele alan ve onları Olimpiyat yüzücü bir şekle sokan bir sistemdir. İyi bir BPM uygulaması süreçlerinizin görünürlüğünü artıracak, darboğazları gidermeyi kolaylaştıracak ve işlerin tekrarlanmasını önleyecektir.
İpuçları
-
İş süreci yönetimi, performansı artırmak amacıyla bir şirketin işleri yapma biçimini kolaylaştırmak için bir yöntemdir.
Bir İş Süreci Örneği Nedir?
Bir iş süreci, kuruluşunuzdaki kişilerin belirli bir hedefe ulaşmak için gerçekleştirdikleri bir dizi adımdır. Bu adımlar, çoğu zaman birçok insan tarafından ve genellikle standart bir şekilde birçok kez tekrarlanır. Hemen hemen her şey - tatil talebini onaylamaktan, sağlık personelinin acil serviste gerçekleştirdiği triyaj değerlendirmesine kadar - bir iş süreci olarak nitelendirilecektir.
Örneğin, bir bankaya bir kredi başvurusu örneği alın. Bu işleme başlamak için müşteri bankanın internet sitesinde elektronik başvuru formunu doldurur. Şimdi, bankanın tekerlekleri dönmeye başladı. İlk olarak, banka müşterinin formu doğru doldurduğunu doğrulayacaktır. Ardından, başvuru bir kredi kontrolünden geçer. Bir başkası gelir onayı yapabilir, başka bir ekip ek belgeler talep edebilir ve bankanın kredinin onaylanıp onaylanmayacağına karar vermesini sağlayacak başka faaliyetler olabilir.
Anahtar, işlemin çok yönlü olmasıdır. Çoğu iş süreçleri gibi, birden çok adım ve birden çok kişiyi içerir ve bu insanlar işleri halletmek için çeşitli araçlar ve sistemler kullanır. Birlikte ele alındığında, tüm sistem bir dizi girdiyi (kredi başvurusu ve destekleyici belgeler) istenen bir çıktıya (müşteriye iletilen bir onay kararı) dönüştürmek için tasarlanmıştır.
İş Süreci Yönetimi Nedir?
İşiniz çok küçük olduğunda, iş süreçlerinin yönetimi nispeten kolaydır. Ofiste yalnızca günlük görevleri yerine getiren bir avuç insan olabilir ve herkes büyük resme dair sağlam bir genel bakışa sahiptir. Bu durum siz büyüdükçe değişir. Bir zamanlar bir kişi tarafından ele alınan görevler birdenbire birden fazla bölüm arasında dağıtıldı. İnsanlar birbirlerinin çabalarını kopyalar, görevler çatlaklara düşer ve insanların hata yapma potansiyeli daha yüksektir.
İş süreçleri yönetiminin temel amacı, bu kaotik süreçleri mikroskop altına koymak ve nasıl daha iyi hale getireceklerini bulmaktır. Bunu anlamanın en kolay yolu, işleminizdeki tüm etkinlikleri adımların bir akış şeması olarak görselleştirmektir. BPM, bu adımları daha mantıklı ve tutarlı bir iş akışında resmileştirme disiplinidir.
İş Süreci Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
BPM'in ana itici gücü, tıkanıklıkları gidermek, fazlalıkları ortadan kaldırmak ve işin gereksiz şekilde tekrarlanmasını durdurmak gibi işlemlerinizdeki yağı azaltarak zamandan ve paradan tasarruf etmektir. BPM tamamen alt çizgiyi artırmakla ilgili değildir, ancak işletmelerin faydalanabileceği başka olumlu sonuçlar da vardır:
-
Hem çalışanlar hem de yöneticiler, işleri halletmek için sistematik bir boru hattını takip ettikleri için rol ve sorumluluklarının daha net tanımlanmasından yararlanır.
-
Ekipler bir araya gelir ve herkes çıktılar ve son teslim tarihleriyle ilgili aynı sayfadayken daha iyi iletişim kurar.
- Daha az stres var çünkü çok çalışan çalışanlar takip toplantılarına katılmak zorunda değil veya aynı anda birden fazla rakip işle uğraşmak zorunda kalmayacaklar.
- BPM, süreçlerinizi organizasyon öncelikleri ile hizalar, böylece işletmeye en az değeri katan süreçlerle zaman kaybetmezsiniz.
- Yöneticiler iş akışında daha iyi görünürlük elde eder ve bu da denetim ve düzenlemelere uyum için yararlı bir iz sunar.
- Müşteriler daha uzun müşteri memnuniyetine yol açan gelişmiş tedarik sürelerinden faydalanırlar.
BPM Nasıl Çalışır?
BPM, her şeyden önce bir metodolojidir. BPM sürecinin resmileştirilmesine yardımcı olan ve atıkların ve diğer verimsizliklerin tespit edilip iyileştirilebileceği açık bir dizi adım ve teknikten oluşur. Yerleşmiş olan birçok BPM metodolojisinden bazıları, Lean veya Six Sigma gibi, popüler kelimelere girmiştir. Genel metodolojiler aynı prensiplerin çoğunu izler. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, BPM'nin üç ayağına odaklanmasını bekleyebilirsiniz: süreç, insanlar ve teknoloji.
süreç
BPM'nin ana odağı iş süreçlerini optimize etmektir, böylece amaç için uygun olurlar ve doğru zamanda doğru sonuçları elde ederler.
İnsanlar
İnsanların doğru şeyleri doğru şekilde yapmalarını sağlamak başarılı bir sürecin anahtarıdır. BPM, insanların yaptıkları işlere bakar ve aşağıdaki gibi sorular sorar: Görev A'yı ve hangi zaman diliminde yapmak kimin işi? İlgili kişi sorunu görmezden gelirse ne olur? Süreç sıkıştığında kim uyarılır? Sisteme verimlilik kazandıracaksanız, bu görünürlük seviyesi çok önemlidir.
teknoloji
İşlemlerinizin sorunsuz çalışması için görevlerin geçişi her zaman kesintisiz olmalıdır. İş süreci yönetimi yazılımı, sürecin uygulanmasına yardımcı olan araçtır. Bu nedenle, bir BPM alıştırması yaparsanız ve daha iyi bir süreç tanımlarsanız, teknoloji işlemin sizin tanımladığınız şekilde gerçekleştirildiğinden emin olmanıza yardımcı olabilir. Teknolojinin temel bir özelliği performans verilerini toplamaktır, böylece sürecin başarısı için gerekli olan ölçümleri takip edebilirsiniz.
BPM Metodolojisini Nasıl Tasarlarsınız?
BPM, sahip olduğunuz iş türüne bağlı olarak farklı şekilde çalışır. Bu yüzden, bir BPM metodolojisi tasarlamaya başlamadan önce, geliştirmek istediğiniz şeyi uygulayarak değerlendirmelisiniz. Örneğin, bir hizmet kuruluşuysanız, BPM'nin müşterilerinize yanıt verme sürenizi iyileştirmesini isteyebilirsiniz. Öte yandan, ürün üreten veya inşa eden şirketler montaj hattında daha iyi verimlilik ve performans arayabilir veya diğer sistemler ve süreçlerle senkronize olabilirler.
Bu ticari sürücüleri bir kılavuz olarak kullanarak, her BPM metodolojisi, her biri uygulanması gereken kendi görevlerine sahip olan bir yaşam döngüsü aşamasını izleyecektir. En yaygın BPM metodolojisi olan DMEMO beş aşamayı takip eder: tasarım, model, yürütme, izleme ve optimize etme.
Birinci Aşama: Tasarım
Tasarım aşaması, iş akışını yeniden tasarlamadan önce sürecin şimdiki haliyle haritasını çıkarmak için BPM teknolojisini kullanır, böylece işlem çok daha verimli çalışır. Ekranda elde ettiğiniz şey, iş akışının görsel bir tasviridir, bu sayede darboğazların ve çoğalmanın yer aldığı bir bakışta görebilirsiniz. Buradaki düşünce mümkün olan en basit, en basit iş akışını oluşturmaktır, böylece işlem en az zamanda yapılırken en az zamanda yapılabilir.
İkinci Aşama: Modelleme
Bu aşama tamamen farklı koşullar altında nasıl çalıştığını görmek için sürecinizi test ile ilgilidir. Bir "eğer" egzersizi olarak düşünün. Ya bu görevi iki kişiye tahsis edersek? Ya bu çalışan çıktısını teslim etmekte geç kalırsa? Ya bu görev farklı bir şekilde yapıldıysa? Daha fazla iyileştirme yapabilir miyiz?
Üçüncü Aşama: Yürütme
İş akışını simüle ettikten sonra, bir sonraki adım, süreçteki her bir görevi bir veya daha fazla kişiye tahsis etmek için BPM yazılımınızın iş akışı motorunu kullanarak iyileştirilmiş süreci zeminde test etmektir.
Dördüncü Aşama: İzleme
İzleme, sürecin beklediğiniz gibi çalıştığından emin olmak için veri toplama işlemidir. Teknolojinizi kullanarak, tek bir işlemdeki tek bir adımı (bir FedEx paketini izleyeceğiniz şekilde) izleyebilir veya verileri toplayabilir ve iş akışında bir bütün olarak nasıl yaptığınızı görebilirsiniz. Bu aşamada dağıtılan araçlar arasında işletme etkinliği izleme, gösterge panoları, raporlama ve denetim araçları bulunur.
Beşinci Aşama: Optimizasyon
Bu aşamada, süreciniz mükemmel olmaktan uzak olabilir. Şimdi, süreci daha da optimize etmek için neler yapabileceğinizi düşünmeniz gerekir. Örneğin, darboğazların sıkça bulunduğu belirli alanlara başka bir kaynak eklemeniz mi gerekiyor? Optimizasyonun tek ve bitmiş bir olay olmadığını unutmayın. Aksine, çalışanların ve müşterilerin geri bildirimlerini dinlemeniz ve herhangi bir sorun olduğunda değişiklik yapmanız gerekir. Yeni süreç paydaşlarınızın hizmet deneyimini iyileştirmiyorsa, başarılı olduğu söylenemez.
İş Süreci Yönetimi Kimler Yapar?
Bir BPM projesini uygulamak için genellikle BT ve işletme bilgisine sahip uzmanlardan oluşan bir ekip gerekir, ancak bu gerçekten de yürütmeyi planladığınız projenin kapsamına bağlıdır. Kendi küçük işletmenize ait düşük riskli, yüksek getirili süreçleri iyileştirerek birkaç hızlı kazanma elde etmek istiyorsanız, küçük bir iç ekip ve bazılarının desteğiyle yerden bir BPM projesi almak nispeten kolay olmalı. süreçlerinizi haritalamak için kaliteli bir yazılım.
Başlamak için iyi bir yol BPM eğitim kursuna katılmaktır. Hızlı bir Google araması, bazı yerel seçenekleri veya çevrimiçi bir programı açmalıdır. Pek çok şirket çalışanlarını, kilit personelin resmi olarak uygun metodolojilerde eğitilmelerini sağlayan bir iş süreci yönetimi sertifikalandırma programına dahil etmeyi seçmektedir. İş Süreçleri Yönetimi Enstitüsü şu anda BPM ile ilgili çeşitli disiplinlerde ve metodolojilerde 30 program ve yedi sertifika sunmaktadır. Ayrıntılar için web sitelerini kontrol edin.
BPM Aracı Nedir?
Basitçe, bir BPM aracı BPM uygulamasını otomatikleştirmek için kullandığınız yazılımdır. Görevi iş dönüşümünüzü sağlamak, böylece işlemlerinizi yeni zirvelere götürebilirsiniz. Seçenekler uzun olduğu kadar geniştir, ancak genel olarak, en azından aşağıdaki özelliklere sahip bir sistem arıyorsanız:
- Görsel işleme diyagramı aracı: Bu, işlemlerinizi modellemenize ve yeni iş akışları oluşturmanıza olanak sağlar. Bazı araçlar, modellemeyi uygulamak için kodlama becerileri gerektirir; diğer satıcılar "sürükle ve bırak" sistemini kullanan düşük kodlu bir yaklaşım sunar. Takımda sert bir programcı yoksa, sonuncusu iyi sonuç verebilir.
- Yönetim panoları ve erişim kontrolü: Bu, karar vericilere, ilerlemeyi izleme olanağı sağlar ve bilgilerin belirli kişilere erişimini kısıtlayarak güvenlik sağlar.
- Hata işleme: Hataları ve arızaları bulan ve çözen bir doğrulama modülünün bulunması yararlıdır.
- Mevcut yazılımla entegrasyon: BPM çözümünüz diğer çekirdek ERP / CRM sistemleri ile iletişim kurmazsa sınırlı kullanımda olacaktır.
- Raporlar ve analitikler: İyi bir BPM çözümü, açık kalemler, bir görevin tamamlanması için geçen ortalama süre ve bir öğenin ne sıklıkla yönlendirileceği gibi temel metriklerle ilgili raporlar yayınlar.
Özel iş süreçleri yönetimi araçları açısından oldukça kalabalık bir pazardır. Büyük oyuncuların bazıları Pegasystems, bpm'online stüdyo, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Oluşturan, Appian ve Process Street'tir. Yorumlar internette kolayca bulunabilir ve araçların çoğu ücretsiz 14+ günlük deneme sürümü ile gelir, böylece son bir satın alma işleminden önce fonksiyonları inceleyebilirsiniz.
