Örgütsel değişim zordur, ancak daha da zorlaşan şey bu değişiklikleri çalışanlara iletmektir. Birçok yönetici, ilk duyuruyu yaparken doğru tonu vurmaktan korkuyor, ancak diğer birçok konu da dikkate alınmalı. Çalışanların sorularını yanıtlamak, endişelerine cevap vermek ve iletişimin belirsiz zamanlarda akmasını sağlamak, değişikliklerin duyurulması ve uygulanmasında kilit unsurlardır.
Açık bir iletişim planı hazırlayın. Organizasyonel değişim hakkında çalışanlara iletilmesi gereken her şeyin bir listesini yapın. Çalışanların değişikliklerle ilgili olabilecek soruları tahmin et ve onlara cevap vermeye hazır ol. İlk duyuruda ele alacağınız noktaları ve gerçekleşmeye başladıklarında değişikliklerle ilgili çalışanlarla nasıl iletişim kurmaya devam edeceğinizi belirtin. Değişim boyunca çalışanlara tutarlı mesajlar iletebilmeniz için bu planı yönetim pozisyonlarında başkalarıyla paylaşın veya oluşturun.
Çalışanlara örgütsel değişime neyin yol açtığını açıklayın. Şirketin nasıl ve niçin ele alınması gerektiği de dahil olmak üzere karşılaştığı özel sorunları açıklayın. Şirketin düşük kardan muzdarip olması, maliyetlerin artması veya çalışanların moralinin düşük olması durumunda, bunu çalışanlara açıklayın.
Çalışanlara örgütsel değişimin şirketi nasıl iyileştireceğini belirtin. Şirketi bir bütün olarak pozitif olarak nasıl etkileyeceğini vurgulayın (örneğin, karları artırarak veya şirketin itibarını artırarak). Bu değişikliklerin bireysel çalışanların kendilerine nasıl fayda sağlayacağını vurgulayın. Açıklamanın ardından planın faydalarını vurgulamaya devam edin.
Çalışanlara değişiklik için bir zaman çerçevesi verin. Onlara değişikliklerin ne zaman başlayacağını ve ne kadar süreceklerini söyleyin. Kesin zaman diliminden emin değilseniz, dürüst olun ve ne zaman cevap bekleyebileceklerini çalışanlara bildirin.
Kendi şüphelerinizi ve sorularınızı paylaşın. Değişim hakkında gizli ya da henüz çözülmemiş bilgiler varsa, çalışanlara, bir kez daha bilgi vereceğini ve spekülasyonu azaltmak için bir cevap bekleyebilecekleri bir zaman vermeye çalışacaklarını söyleyin.
Çalışanlara soru sorma veya değişikliklerde yaşadıkları şüpheleri veya zorlukları dile getirme fırsatı verin. Çalışanları, süreç boyunca yaşadıkları endişeler hakkında sizinle düzenli olarak konuşmaya veya başka bir yönetime davet edin. Zor soruları olabildiğince dürüstçe cevaplayın.
Değişiklikler gerçekleştiğinde sık sık yöneticilerle ve çalışanlarla iletişim kurun. Derhal ortaya çıkan herhangi bir yeni bilgiyi sağlayın. Plan değişirse çalışanlara haber verin ve neden değiştiğini açıklayın. Süreç boyunca mümkün olduğunca açık olun, böylece çalışanlar karanlıkta tutulduklarını hissetmezler.
