İster çalışanlar toplantısı olsun, ister yöneticiler, çalışanlar, CEO'lar ve yatırımcılardan oluşan bir toplantı olsun, birisinin toplantıyı kayıt altına almak ve bilgileri orada olmayan diğer kişilerle paylaşmak için orada olması gerekir. Anılar kısa olabileceğinden, toplantı tutanakları ayrıca tartışılan konular, alınan kararlar ve insanların yapması gereken eylemler hakkında mevcut olanlara hatırlatma görevi görür. Tutanaklar gelecekteki iş anlaşmaları için bir rehber görevi gördüğünden, organize edilmesi ve doğru bilgileri içermesi önemlidir. Bu güvenilir araçlarla başlar.
Araçlarınızı Seçin
Araç seçimi söz konusu olduğunda, sizin için en uygun olanları seçin ve toplantıda olup bitenler üzerinde kalmanıza ve tutarlı notlar almanıza izin verecektir. Bazı insanlar için bu bir dizüstü bilgisayar veya bir tablet bilgisayar; diğerleri için bir defter ve kalem. Ses kaydedici gibi bir kayıt cihazına veya kayıt uygulaması olan bir akıllı telefona sahip olmak da toplantıyı daha sonra gözden geçirmenize yardımcı olabilir. Akıllı telefon, tablet veya bilgisayar kullanıyorsanız, toplantı sırasında aksamayacağınız için sesleri, oyunları veya sosyal medya uygulamalarını kapatın. Bu araçlar daha hızlı not almanıza yardımcı olabilir - ancak her zaman bir dizüstü bilgisayar ve yedek olarak bir kaç kalem veya kurşun kalem bulundurmalısınız.
Bir şablon kullanın
Bir şablon geliştirmek zaman kazanmanıza yardımcı olabilir, çünkü toplantı sırasında değerli anlarınızı harcamak zorunda kalmazsınız. Microsoft Office dahil olmak üzere bilgisayar programları, kullanabileceğiniz iş toplantı şablonları sunar - ya da toplantı öncesinde aldığınız gündemleri kullanarak kendi boş belgenizi geliştirebilirsiniz. Bu şablonlar genellikle "Katılımcılar", "Eylem Öğeleri", "" Yeni İşletmeler "vb. İçeren bölümlere sahiptir, ancak işvereninize, katılan hissedarların adları gibi diğer öğelerin gerekli olup olmadığını öğrenmek için işvereninize danışın. misafirler ve toplantının yeri. Her bölümün üstünde, içinde "Zaman" yazan küçük bir kutu oluşturun, böylece o bölümün başladığı zamanı yazabilirsiniz. Bir bilgisayarda, şablonu her bölümde birkaç boşluk bırakarak Word veya başka bir düzenlenebilir biçimde kaydedin. Yazdırmak için bir şablon oluşturuyorsanız ve sonra el ile dolduruyorsanız, her bölümde bol miktarda boşluk bırakın. Aceleyle notlar yazdığınızda, genellikle daha büyük yazarsınız ve daha fazla zamanınız olursa alacağınızdan daha fazla yer kaplarsınız.
Neler Dahil Edilmeli ve Neler Dışarıda Bırakılmalı
Bir toplantıda birkaç dakika ayırmanın amacı, insanların tartıştıkları her şeyi kaydetmek değil, olanları kaydetmek yerine, meclis toplantılarının nasıl yapılacağını anlatan kısa bir kitap olan "Robert'ın Düzen Kuralları" nı önermektedir. Bu kitap genellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve işletmeler tarafından toplantı yürütmek için bir rehber olarak kullanılır. Toplantı notları açısından, örneğin birisinin belirli bir iş eylemi için veya onun karşısına çıkardığı her argümanı yazarak zamanınızı boşa harcamayın. Örneğin, biri bir hareket yaptığında, hareketi yapanın ifadesini ve oylamanın kesin sonuçlarını bir yere yazın. Bununla birlikte, herkesin harekete karşı ya da aleyhindeki yorumlarını yazmanıza gerek yoktur. Birisi rapor yaptığında, raporu kimin yazdığını, raporun adını, raporun kısa bir özetini ve yapılan işlemi not alın. Ve "dakikalar" aldığınızdan beri, kararın alındığı zamanı ve insanların konuyu tartışmaya başladıkları zamanı da yazın.
Bir steno geliştirmek
Her bir olayı siz yazmasanız bile, bazen toplantıdaki eylem devam edebileceğinizden daha hızlı olabilir. Bu olduğunda, kendi stenoyu kullanın. Örneğin, yönetim için "mgmt" veya ürün veya verimlilik için "prod" gibi genel ticari kelimelerin kısaltmalarını kullanabilirsiniz. John Smith için "JS" gibi toplantıya katılanlar için baş harflerini kullanın. Bir soru işareti gibi semboller de "soru" için kısaca olabilir. Örneğin, "JS?" Yazabilirsiniz. John Smith'in bir soru sorduğunu belirtmek için. Kendi steno'nuzu geliştirin ve daha sonra toplantı notlarını yayınlamadan önce herkesin anlayabileceği terimlere çevirin.
