Bordro takas hesapları, şirketlerin maaş bordrosu işlemlerini yönetmeleri için yararlı bir yoldur. Büyük şirketler, bir PCA ve doğrudan para yatırma yoluyla bordro çek işlemlerini otomatikleştirerek çeklerin banka hesaplarından daha az zaman ayırmalarını sağlar. PCA’lar ayrıca bir şirketin ana banka hesabının bütünlüğünü de korur.
Tanım
Bir bordro takas hesabı, şirketler tarafından çalışanlar için bordro çeklerini temizlemek için kullanılan sıfır bakiyeli bir banka hesabıdır. PCA, her ödeme döneminde birkaç bin çalışan çeki bulunan büyük şirketler arasında popülerdir. PCA, nakityi normal şirket banka hesabından ayrı tutar ve şirketin günlük işletme hesabının yabancılar tarafından riske atılmasını önlemeye yardımcı olur. Ayrıca çoğu şirkette standart olan doğrudan mevduat sistemi ile bütünlüğün korunmasına yardımcı olur.
Bordro İşlemi
Bordro tutarları kağıt üzerinde onaylandıktan sonra, ana şirketin banka hesabından PCA'sına bir transfer yapılır. Bu işlem genellikle yaklaşan ödeme tarihinden birkaç gün ila bir hafta önce gerçekleşir. Şirket doğrudan mevduat kullanıyorsa, ödeme tarihinde belirli bir zamanda PCA'dan çalışan banka hesaplarına transferler yapılacaktır. Şirket kâğıt çekler çıkarırsa, bunlar PCA bakiyesine karşı sıfıra ulaşana ve tüm çekler kesilinceye kadar silinir.
Hesap İnceleme
PCA bordrosu işlemi çoğu zaman bordro çeklerini silmek için kesintisiz bir şekilde çalışır. İstisnalar, PCA'nın hesap incelemesine ve ödenmemiş bordro çeklerine yol açacaktır. Doğrudan mevduat işverenleri, bankalarından bir hata sonucu çalışanların maaşlarının yatırılmadığına ilişkin bir istisna raporu alacaklardır. Kağıt çekler için, işverenlerin hangi çalışanların çeklerini bozmadıklarını bulması biraz daha zordur. Çevrimiçi bir banka ekstresinin basılması ve hesabın uzlaştırılması bu senaryo için en iyi seçenektir.
Avantajları
PCA bordro temizliği, işletmeler için bazı güçlü avantajlara sahip olabilir. En önemlisi, ana şirket banka hesabına istenmeyen erişimi engellemektir. PCA tehlikeye girerse, kapatılabilir ve başka bir hesap numarası ile başka bir tane kurulabilir. Bir başka iyi avantaj, büyük şirketler için doğrudan mevduat sürecine yardımcı olmasıdır. Banka bildirimleri ve raporları, günlük işlemlerden dahil edilen çok fazla gereksiz işlem olmaksızın PCA'dan üretilebilir.
Dezavantajları
PCA bordrosu takası, daha az çalışanı olan küçük ve orta ölçekli şirketler için uygun olmayabilir. Şirket canlı kontrolleri kullanarak bordro verirse, PCA'da kalan bakiyelerin izlenmesi zaman alabilir. Bazı şirketler, PCA’daki bordro bakiyesini yalnızca birkaç gün tutar; Bu tarihten sonra nakit çek yapmaya çalışan çalışanlar bunu yapamazlar. Bu, önceki bordro dönemleri için çekleri yeniden düzenleyerek muhasebe departmanı için daha fazla iş yaratır.
