Kişisel bir iş mektubu bir kişiden bir şirkete veya kuruluşa yazılır. Böyle bir mektup birkaç nedenden dolayı yazılabilir: bir faturadaki hata gibi bir sorunu çözmek; bir ürünün iadesini veya değişimini talep etmek; bir çalışanın iyi çalışmalarını övmek; veya bir fayda için zaman, para, ürün veya hizmetlerin bağışını istemek. Sebep ne olursa olsun, kişisel bir iş mektubu, antetli kağıda değil, boş bir kağıda yazılır. Bir dahaki sefere bir tane yazmak zorunda olduğunuzu düşünün.
Sayfa ayarı
Sayfanızın üstünde, altında ve yanlarında 1 inç kenar boşlukları kullanın. Kişisel iş mektubunuz kısaysa, üst kenar boşluğunu 2 inç, kenarlarını 1½ inç'e çıkartın. 11- veya 12 punto büyüklüğünde, Times New Roman, Arial veya Cambria gibi okunması kolay bir font kullanın. Çizgilerinizi bir boşluk bırakın.
Harf Stili
Blok harfi stilini kullanıyorsanız, tüm satırlar sol kenarda başlar. Değiştirilmiş blok stili için, tarihin ve kapanış çizgilerinin sol kenar boşluğu yerine sayfanın ortasındaki çizgisine başlayın.
Adresiniz ve Tarih
Adresiniz (gönderenin adresi olarak da bilinir) sayfanın ilk satırında başlar ve genellikle cadde, daire veya bulvar gibi kısaltılmış terimler yazılmalıdır (formalite için). Şehrinizin adı ile eyaletinizin iki harfli kısaltması arasındaki virgüyü unutmayın. Adresinizin son satırı ile mektubun tamamlandığı veya gönderildiği gün olan tarih arasında boşluk bırakmayın. Ayı, günü ve yılı ilk satırda yazın ve ayı heceleyin. Örneğin, "27 Eylül 2008" veya "9/27/08" yerine "27 Eylül 2008" yazın. Tarih ve yıl arasındaki virgülleri unutma. Değiştirilen blok stilini kullanıyorsanız, adresinizi sol kenar boşluğu yerine sayfanın ortasına yazmaya başlayın.
Alıcının Adı, Şirket Adı ve Adresleri
Tarihin altındaki dört satır (veya 1 inç), "Bay" ile başlayan alıcının adını yazın veya "Bayan" Hem adı hem de soyadını ve ardından virgül ve alıcının unvanını kullanın (örneğin, Yönetici, Danışman, Koordinatör). Bir sonraki satırda, şirket adını yazın ve ardından devlet adresi dışında bir kısaltma kullanmadan şirketin adresini (iç adres olarak da bilinir) yazın.
Selamlama
Boş bir satır sonra, içten adreste kullanılan aynı adı kullanarak, "Sevgili" ile başlayan selamı yazın. Kişisel bir iş mektubundaki selamlama iki nokta ile bitmelidir. Örneğin, "Sevgili Bayan Lucinda Jones:"
Vücut
Kişisel bir iş mektubunda, vücut selamlamanın ardından boş bir satırda başlar. Vücuttaki her paragrafı tek boşluk bırakıp sola yaslayarak paragraflar arasında boş bir satır bırakın. Eşliklilik anahtarı: Mektubun amacı ile başlayan dostane bir açılışla başla. İkinci paragraf amacı haklı göstermelidir; Okuyucunuza ve amacınıza yardımcı olmak için hesap numaraları, fatura numaraları, gönderilerin veya hizmetlerin tarihleri ile ürün veya çalışan adları gibi ayrıntıları verin. Okuyucunuzun meşgul olduğunu göz önünde bulundurarak, yalnızca ilgili arka plan ve destekleyici bilgiler sağlayın. Son paragraf amacı (ilk paragraftan itibaren) amacına uygun olmalı ve gerekirse bir tür eylem talep etmelidir.
Kapanış ve Kayıt Tutma
Kişisel iş mektubunuzun kapatılması, sayfanın ortasındaki kapanmaya başlamayı gerektiren değiştirilmiş blok stilini kullanmadığınız sürece gerekçeli bırakılmalıdır. Eğer kapanışınız birden fazla kelime ise (örneğin, "Teşekkür ederim" veya "Saygılarımızla"), ilk kelimenin sadece ilk harfini büyük harfle yazınız ve selamlamadan sonra önerildiği gibi iki nokta üst üste virgül kullanmayınız. Üç boş satır sonra tam adınızı yazın. İsterseniz, mektubunuzu yazdırabilir ve adınızı kapanış ile yazdığınız ad arasında fiziksel olarak imzalayabilirsiniz. Kişisel iş mektupları, sizinle iş arasındaki iletişim kaydedilir. Bu nedenle, yazdığınız kişisel iş mektuplarının bir kopyasını saklamak iyi bir fikirdir. Posta yoluyla gelmeleri konusunda endişeleriniz varsa, göndermeden önce postanede onaylayın; böylece şirket mektuplarınızı ne zaman alacağını anlayın.
