İnternet ve büyük şirketler çağında, bazen yazışmalarınızı kiminle ele almanız gerektiğini bilmiyorsunuz. Kurumsal veya vakıf web siteleri bile her zaman bir yardım değildir; çoğu zaman bölüm başkanlarının adları listelenmez veya şirket adresi dışında hiçbir bilgi bulamazsınız. Ancak, ülke genelindeki işletmeler gizemli bir adrese ve kamuya açık çalışanlar rehberi olmadan bile her gün mektuplar alıyor.
Online şirketi arayın. "Bize ulaşın" yazan bağlantıya tıklayın. Bu bağlantı en üstte değilse, ek bağlantıların küçük listesindeki genellikle sayfanın altı boyunca olur.
Adınızı, adınızı yazmadan adresinizi yazarak başlayın. Satır atla ve tarihin tamamını yaz.
Bölümlerin veya kişilerin listesini bulun ve adresi kopyalayın. Bir departman adresi bulamıyorsanız, genel şirket adresini kullanın. Bu adresi mektubuna yapıştır.
Bu bilgiyi biliyorsanız, kişinin adını ve departmanını, mektupta şirketin adresinin üzerine yazın. Bir adınız veya bölüm adınız yoksa, hangi bölüme ihtiyacınız olacağı konusunda bilinçli bir tahminde bulunun. Örneğin, büyük şirketler veya kuruluşlardaki ortak bölümler arasında "insan kaynakları", "pazarlama" ve "müşteri ilişkileri" bulunmaktadır. Bölüm isminde yanlış olsanız bile, genel departmanın listelenmesi resepsiyonistin mektubunuzu doğru yönlendirmesine yardımcı olacaktır.
Uygun bölüm başkanının adını bilmiyorsanız, alıcının adını biliyorsanız "Sayın Bay / Bayan (Soyadı):" veya "Sayın Bay veya Bayan:" mektubunu yazınız. Asla "İlgilenebileceği kişiyi:" yazmayın çünkü bu profesyonelce görünmez.
Mektubun kalanını tamamla.
Tüm şirket adresini departmanın ve varsa çalışanın adıyla birlikte zarfın üzerine kopyalayın.
